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Page | 1 REMERCIEMENTS La DRIF / Le CDC Gestion Commerce remercie toutes les personnes qui ont participé à l’élaboration de ce guide de soutien. Pour la supervision Pour la conception : Pour la validation : N.B : Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRIF / CDC GESTION COMMERCE toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en considération pour l’enrichissement et l’amélioration de ce manuel. Nom et prénom Qualité Direction AGLAGALE MOHAMMED Directeur CDC GC DRIF Nom et prénom QUALITE Affectation AMIZ AZIZA CHAGGOUR MARIEM EL FADILI HANANE Formateur Formateur Formateur CDC GC ISTA HAY SALAM CMC AGADIR Nom et prénom Qualité affectation AMIZ AZIZA Formateur Animateur DRIF AIT KOUYA MOUNIA Formateur ISTA Yacoub El Manssour Page | 2 Module M108 : LES ECRITS PROFESSIONNELS Durée : 60 H OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NVEAU DE COMPORTEMENT COMPORTEMENT ATTENDU Pour démontrer sa compétence, le stagiaire doit rédiger et présenter des écrits professionnels selon les conditions, les critères et les précisions qui suivent. CONDITIONS D’EVALUATION  Individuellement  A l’aide de cas pratiques marocains CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE  Respect des consignes de l’outil bureautique  Respect des règles d’orthographe, d’usage et de grammaire  Maîtrise des fonctions des différents logiciels  Respect du temps alloué Page | 3 PRECISIONS SUR LE COMPORTEMENT ATTENDU CRITERES PARTICULIERS DE PERFOMANCE A. identifier les différents écrits et leurs caractéristiques B. Préparer l’écrit C Rédiger des écrits professionnels  Les enjeux  Les objectifs  Les spécificités  Définir des objectifs clairs  Identifier la cible  Choisir le format le plus pertinent  Structurer les idées et hiérarchiser l'information  L’e-mail  La lettre  La note de service  Le compte-rendu  Le rapport  La note de synthèse Page | 4 COMPETENCES VISEES PAR CE MODULE : Rédiger et disposer des écrits professionnels en langue française. À l’issue de ce module le stagiaire doit capable de rédiger et présenter tous types d’écrits professionnels DESCRIPTION DE CE MODULE : Ce module vise à rendre le stagiaire apte à rédiger une note, un compte rendu, un rapport ou un procès-verbal, tout en respectant les règles de rédaction et de présentation des écrits professionnels. Ce module permettra au stagiaire, en milieu du travail, de comprendre l’obligation de conserver la trace de ce qui a été fait ou doit être exécuté, La nécessité de présenter sous forme claire et complète les écrits afin d’assurer leur efficacité. Page | 5 Quelle est la différence entre une demande de stage et une lettre personnelle ? SITUATION DE DEMARRAGE : Page | 6 Page | 7 Introduction : L'administration publique ou privée marocaine a besoin de communiquer avec les différentes parties (banque, assurances, tiers, etc.) car quel que soit son type d'activité, ses dimensions, sa taille, Elle doit renter en relation avec les tiers. La communication écrite se concrétise par les différents documents administratifs (lettres, rapports, notes, compte rendu, Procès-verbal...) Les relations au sein de l’entreprise s’établissent entre les différents membres du personnel, selon le cas en utilisant le support de communication interne suivant le sens : La note d’information Descendant la note de service La note d’instruction La note de synthèse Ascendant Le rapport Le compte rendu Le procès-verbal | À retenir Vidéo à visualiser, veuillez scanner le code QR : Page | 8 I/ les Différents écrits et leurs caractéristiques Il n’existe pas de classification officielle des écrits professionnels. Pour beaucoup, il s’agit surtout de documents produits dans les institutions (compte-rendu, synthèse, note…), donc des « écrits institutionnels ». Mais si on se raccroche à la définition que je vous ai donnée plus haut, alors on est bien loin du compte ! Je vous propose donc un regroupement qui montre toute l’étendue des contenus que vous pouvez être amenés à rencontrer ou produire dans votre métier : - Les courriers administratifs : mail, note de service, CV, lettre de motivation etc. - Les documents de communication : communiqué et dossier de presse, bulletin d’information, journal et magazine d’entreprise etc. - Les contenus web : article de blog, page de site internet, publication de réseaux sociaux, fiche produit, newsletter etc. - Les documents commerciaux : brochure, flyer, plaquette d’entreprise, dépliant etc. - Les écrits scientifiques : fiche technique, règlement, mode d’emploi, livre blanc, manuel etc. 1- les enjeux : L’écrit professionnel a des enjeux de savoirs, de pouvoirs, de transmission, d'identité, de reconnaissance. Le travail social est un travail dont l'écriture constitue l'une des dimensions essentielles et quotidiennes. La relation est objet d'écriture. - Enjeu contractuel : l’écrit sert comme preuve en cas de litige - Enjeu d’image : Quelque que soit le destinataire (Chef Hiérarchique, collaborateur, client) l’écrit reflète la qualité du travail. 1-1Comment choisir le document à rédiger Le choix d'un document professionnel ou d’un autre se fait en fonction du sujet à traiter et du correspondant En effet, chaque document a ses propres caractéristiques qui le distingue des autres documents et qui le rend plus adapté à un sujet qu’à un autre. Page | 9 1-2-Les règles générales de la communication écrite Lorsque vous utilisez un style administratif, veillez sur les points suivants :  Ne plus multiplier les objets  Faire un plan  Tenir compte du destinataire  Hiérarchiser les informations  Choisir les arguments  Respecter les règles de rédaction  Choisir le ton juste N.B : N’oublier pas la courtoisie, la simplicité et l’efficacité du style. 2- Les objectifs d’un écrit professionnel Les écrits professionnels regroupent tous les textes que l’on peut lire et produire dans le cadre du travail. Qu’il soit interne ou externe à l’entreprise, il s’agit avant tout d’un écrit utile. Il sert à communiquer sur la structure et ses activités, de manière claire, simple, pratique. Si les écrits professionnels peuvent prendre des formes variées, ils servent tous des objectifs de communication précis :  Informer,  Expliquer,  Convaincre,  Vendre,  Fidéliser,  Conserver une trace, garder en mémoire… Page | 10 Pour ces raisons, l’écrit professionnel s’adaptera toujours à un public cible. Il est fait pour être lu et compris par un interlocuteur bien identifié. Dans la plupart des cas, il appelle une action en retour (réponse, achat, etc…) La plaquette d’entreprise fait partie des écrits professionnels 3- Spécificité de l'écrit professionnel L'écrit professionnel se doit d'être court, clair et précis. C'est le trio gagnant pour que le lecteur comprenne rapidement de quoi il est question, retienne facilement les informations et puisse agir le cas échant.  RESPECTER L’UNIVERS GRAPHIQUE ET ÉDITORIAL DE L’ENTREPRISE Si les mots sont importants, sachez qu’en communication professionnelle, le visuel l’est tout autant ! Pensez à respecter les chartes graphique et éditoriale de l’entreprise, qui assurent toutes deux un rôle d’identification de l’auteur. Un document qui reprend le logo, le code couleurs et la typographie de l’entreprise permet au destinataire de (re)connaître, en un clin d’œil, l’expéditeur du message La charte éditoriale, définie en fonction du public cible, garantit quant à elle une bonne compréhension du message et uniformise la communication sur tous les supports de l’entreprise. En quelques mots, on peut vite savoir à qui on a à faire ! Enfin, n’oubliez pas que pour être déchiffrés et compris, vos écrits doivent être lisibles. Prenez donc soin d’aérer vos paragraphes, de mettre vos informations clés en gras ou encore d’utiliser des listes à puces pour vos énumérations. Vos lecteurs ne vous en seront que plus reconnaissants ! Page | 11 4 -Tableau comparatif des documents administratifs : Secteur privé Secteur public Message Tout écrit bref en style télégraphique inscrit sur un post-it, un formulaire, un cahier de transmission. Écrit succinct sur formulaire et destiné à être diffusé par transmission rapide. De nos jours, c’est le plus souvent un courriel. Courriel Message transmis par réseau numérique. Télécopie Moyen de transmission électronique de documents. Lettre Document le plus couramment utilisé pour communiquer par écrit, la lettre se décline en de nombreuses spécialités (lettre de vente, lettre de motivation, lettre de réclamation…). Document rédigé en forme personnelle (je) dont l’émetteur est la plus haute autorité en place dans un établissement. La lettre sert à communiquer avec d’autres organismes du secteur public, des entreprises et des particuliers. Lettre d’envoi Lettre extrêmement brève accompa- gnant l’envoi d’un autre document. Annonce et présente de façon synthé- tique un document plus volumineux qui lui est joint. Remplace le bordereau lors d’un envoi de documents vers le secteur privé. Notification Le secteur privé utilise une lettre. Information transmise par voie hiérarchique à une personne pour l’informer d’une décision qui l’intéresse à titre individuel. Bordereau d’envoi S’utilise pour l’expédition d’objets, pas de documents. Formulaire comprenant trois colonnes : « désignation des pièces », « nombre de pièces » et « observations1 ». Il sert à diffuser au sein de l’administration des écrits concernant une même affaire. Son double, renvoyé, sert d’accusé de réception. Note Document rédigé en communication interne. Note de service Document interne à une unité ou à un service, destiné à fournir ou à rappeler des consignes de fonctionnement sur uploads/Management/ aa-les-ecrits-professionnels-manuel-stagiaire.pdf