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CRSH et CRSNG Audit de la gestion des ressources humaines (dotation) Division d

CRSH et CRSNG Audit de la gestion des ressources humaines (dotation) Division de l’audit interne 1 Audit de la gestion des ressources humaines (dotation) Division de l’audit interne Conseil de recherches en sciences humaines du Canada Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada Approuvé par le président le 15 décembre 2015 CRSH et CRSNG Audit de la gestion des ressources humaines (dotation) Division de l’audit interne 2 TABLE DES MATIÈRES 1 SOMMAIRE ............................................................................................................. 3 2 CONTEXTE ............................................................................................................. 5 3 JUSTIFICATION DE L’AUDIT ................................................................................. 5 4 OBJECTIF ET PORTÉE DE L’AUDIT ..................................................................... 5 5 MÉTHODE DE L’AUDIT .......................................................................................... 6 6 DÉCLARATION DE CONFORMITÉ ........................................................................ 6 7 PRINCIPALES CONSTATATIONS DE L’AUDIT .................................................... 6 7.1 GOUVERNANCE ................................................................................................. 6 7.2 CADRE OPÉRATIONNEL APPUYANT LES POLITIQUES DE DOTATION ......................... 8 7.3 CONTRÔLES DE DOTATION ............................................................................... 11 8 CONCLUSION ...................................................................................................... 14 9 ÉQUIPE DE L’AUDIT ............................................................................................ 14 10 RÉPONSE DE LA DIRECTION AUX RECOMMANDATIONS DE L’AUDIT .......... 15 11 ANNEXE A : CRITÈRES DE L’AUDIT .................................................................. 19 12 ANNEXE B : VALEURS ET PRINCIPES GUIDANT LA DOTATION .................... 21 CRSH et CRSNG Audit de la gestion des ressources humaines (dotation) Division de l’audit interne 3 1 SOMMAIRE Contexte Le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) et le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) appuient la recherche et la formation en recherche au niveau postsecondaire dans le domaine des sciences humaines et le domaine des sciences naturelles et du génie, respectivement. Le CRSH et le CRSNG sont des organismes du gouvernement du Canada qui relèvent du Parlement par l’entremise du ministre de l’Industrie. Les présidents du CRSNG et le CRSH sont les premiers dirigeants de leurs conseils respectifs, et à ce titre ils en dirigent et en supervisent le travail. Dans l’accomplissement de leurs mandats, les présidents sont soutenus par les vice-présidents, les cadres supérieurs et une équipe de personnel professionnel. Au sein de chaque organisme, les vice-présidents et leurs gestionnaires veillent à ce que les objectifs opérationnels soient atteints en attirant, perfectionnant et retenant des employés talentueux. La Division des ressources humaines (DRH), qui relève de la Direction des services administratifs communs (DSAC), est chargée de fournir des avis d’expert touchant tous les aspects de la gestion des ressources humaines à la haute direction des organismes et aux deux présidents. Importance de l’audit Afin de s’acquitter avec succès de leurs mandats, les organismes doivent s’appuyer sur une équipe talentueuse de personnes qualifiées et dévouées. La Division des ressources humaines joue un rôle essentiel à l’appui des gestionnaires à tous les paliers des organismes pour ce qui est d’attirer, d’assurer le perfectionnement des employés talentueux et de les retenir. L’audit de la gestion des ressources humaines a été approuvé par les présidents en mars 2015 dans le cadre des plans d’audit axé sur les risques pour 2014-2017. Objectif et portée de l’audit L’objectif de l’audit était de fournir l’assurance qu’une gouvernance et des contrôles permettant d’atténuer les principaux risques inhérents à la gestion des RH ont été établis et qu’ils contribuent à répondre efficacement aux besoins du CRSNG et du CRSH. La portée de l’audit couvrait les domaines clés de la gestion des ressources humaines des deux organismes touchant la gouvernance, la gestion du risque et les contrôles internes relatifs aux politiques, procédures et pratiques de dotation au cours des trois (3) derniers exercices (2012-2013 à 2014-2015). Cet audit ne couvrait pas les aspects suivants : la classification, la rémunération, les relations de travail, la santé et la sécurité, ainsi que l’équité en matière d’emploi. Principales constatations de l’audit L’audit a révélé que le volet dotation de la fonction de gestion des ressources humaines au sein des organismes est bien développé, et comporte une structure de gouvernance CRSH et CRSNG Audit de la gestion des ressources humaines (dotation) Division de l’audit interne 4 adéquate au sein des deux organismes. En outre, les deux organismes disposent d’un système de contrôle des mécanismes de dotation, et des outils sont mis à la disposition des conseillers en RH et des gestionnaires d’embauche. Outre ces résultats positifs, l’audit a mis au jour les aspects perfectibles suivants : Rôles et responsabilités opérationnels Les politiques de dotation du CRSNG et du CRSH n’ont pas été mises à jour depuis plusieurs années, soit depuis seize (16) ans et neuf (9) ans, respectivement1. Comme ces politiques datent d’un certain temps déjà, il convient d’actualiser dès maintenant leur terminologie afin qu’elle reflète le langage actuel et le contexte opérationnel des ressources humaines au sein des deux organismes. Comme ces politiques de dotation obsolètes balisent les responsabilités et les rôles de haut niveau des conseillers ou des consultants en RH et des gestionnaires d’embauche, elles constituent des documents essentiels pour la gestion des ressources humaines. Lorsque ces documents auront été actualisés, les organismes et leurs équipes des RH disposeront d’une nouvelle assise sur laquelle ils pourront continuer de bâtir le cadre de gestion des ressources humaines. Formation Les organismes ne disposent pas d’un cadre structuré leur permettant d’informer et de former les gestionnaires d’embauche au sujet de leurs responsabilités et des pouvoirs qui leur sont délégués touchant les activités de dotation et de gestion des RH. De plus, le cadre de formation des organismes pour les conseillers en RH ne leur offre pas les outils adéquats leur permettant de présenter des avis uniformes, pertinents et stratégiques aux gestionnaires d’embauche. Contrôles des RH Des contrôles des RH sont en place, mais certains d’entre eux ne fonctionnent pas ou ne sont pas appliqués de la manière prévue. Ainsi, les contrôles touchant la consignation ou la conservation des documents justifiant les décisions d’embauche ne sont pas appliqués de façon systématique. Conclusion La fonction des RH offre un service essentiel à tous les domaines d’activité du CRSNG et du CRSH. À l’instar des autres divisions au sein de la DSAC, la DRH s’efforce de trouver des méthodes novatrices et efficaces afin de rationaliser et d’harmoniser ses processus, tout en s’assurant de répondre aux besoins de chacun des organismes. L’audit a révélé divers aspects que l’on doit améliorer si on veut renforcer la gouvernance et les contrôles et ainsi atténuer les principaux risques inhérents à la gestion des RH. Alors que la DRH s’apprête à passer à de nouveaux systèmes, le processus de renouvellement du cadre stratégique et opérationnel arrive à point nommé. La mise à jour des politiques de dotation des organismes et du cadre opérationnel connexe, la clarification des obligations de rendre compte, des rôles et des responsabilités de tous les intervenants ainsi que la définition claire des exigences relatives à la documentation du processus renforceront les contrôles du processus de dotation. 1 Politique de dotation du CRSNG : 1999 Politique de dotation du CRSH : 2006 CRSH et CRSNG Audit de la gestion des ressources humaines (dotation) Division de l’audit interne 5 2 CONTEXTE Le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) et le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) appuient la recherche et la formation en recherche au niveau postsecondaire dans le domaine des sciences humaines et le domaine des sciences naturelles et du génie respectivement. Le CRSH et le CRSNG sont des organismes du gouvernement du Canada qui relèvent du Parlement par l’entremise du ministre de l’Industrie. Les présidents du CRSNG et le CRSH sont les premiers dirigeants de leurs conseils respectifs, et à ce titre ils en dirigent et en supervisent le travail. Dans l’accomplissement de leurs mandats, les présidents sont soutenus par les vice-présidents, les cadres supérieurs et une équipe de personnel professionnel. Au sein de chaque organisme, les vice-présidents et leurs gestionnaires veillent à ce que les objectifs opérationnels soient atteints en attirant, perfectionnant et retenant des employés talentueux. La DSAC fournit un soutien administratif aux deux organismes dans divers domaines, dont la gestion de l’information, les finances et les ressources humaines (RH), selon un modèle de services partagés. La DSAC est dirigée par le vice-président, Direction des services administratifs communs (VP, DSAC), et la fonction des RH est dirigée par le directeur général, Ressources humaines (DGRH). Le DGRH est chargé de fournir des avis d’expert à la haute direction des organismes et aux deux présidents, et il participe au processus décisionnel portant sur les orientations stratégiques et les grandes initiatives touchant tous les aspects de la gestion des ressources humaines. La fonction des RH est assurée par un directeur des RH, deux gestionnaires des RH et une équipe de conseillers et d’assistants en RH. 3 JUSTIFICATION DE L’AUDIT La fonction des RH joue un rôle central à l’appui du fonctionnement du CRSNG et du CRSH, ses activités étant directement associées à de nombreux éléments Cadre de responsabilisation de gestion et du Profil de risque des organismes. Depuis plusieurs années, la haute direction des deux organismes préconise l’inclusion d’un audit dans ce domaine fonctionnel. Cet audit avait été initialement approuvé par les présidents dans le Plan d’audit axé sur les risques (PAAR) pour 2011-2014, et a été inclus depuis lors à titre d’audit uploads/Management/ audit-hr.pdf