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Institut d’Administration des Entreprises, Clos Guiot, 13540 Puyricard, France

Institut d’Administration des Entreprises, Clos Guiot, 13540 Puyricard, France Tel. : +33 (0)4 42 28 08 08.- Fax : +33 (04 42 28 08 00. UNIVERSITE DE DROIT, D'ECONOMIE ET DES SCIENCES D'AIX MARSEILLE INSTITUT D'ADMINISTRATION DES ENTREPRISES CENTRE D’ETUDES ET DE RECHERCHE SUR LES ORGANISATIONS ET LA GESTION ETUDES ET DOCUMENTS Série "Recherche" ANALYSE FONCTIONNELLE ET EVALUATION DE LA PERFORMANCE DE SYSTEMES OUVERTS. UTILISATION DU MODELE ABSTRAIT D’OSSAD. Proposition d’une technique de regroupement homogène des fonctions et d’une démarche d’évaluation. Jean-Claude COHEN* W.P. n° 556 Septembre 1999 *Professeur Associé, Institut d’Administration des Entreprises, Université Aix-Marseille III, Clos Guiot 13540 PUYRICARD Toute reproduction interdite L'institut n'entend donner aucune approbation, ni improbation aux opinions émises dans ces publications : ces opinions doivent être considérées comme propres à leurs auteurs. Institut d’Administration des Entreprises, Clos Guiot, 13540 Puyricard, France Tel. : +33 (0)4 42 28 08 08.- Fax : +33 (04 42 28 08 00. I Sommaire I SOMMAIRE ........................................................................................................................................... 1 II RÉSUMÉ................................................................................................................................................. 2 II-1 RÉSUMÉ EN FRANÇAIS........................................................................................................................ 2 II-2 MOTS CLÉS........................................................................................................................................ 2 II-3 ENGLISH SUMMARY............................................................................................................................ 2 II-4 KEYWORDS........................................................................................................................................ 2 III INTRODUCTION : OBJET DU DOCUMENT ................................................................................. 3 IV PROBLÉMATIQUE ET PRINCIPES................................................................................................ 3 IV-1 UNE DESCRIPTION FONCTIONNELLE PRIVILÉGIANT LA RELATION ENTRE LE SYSTÈME ET SON ENVIRONNEMENT........................................................................................................................................... 3 IV-2 LE CHOIX D'UNE APPROCHE ASCENDANTE (« BOTTOM UP ») PLUTÔT QUE DESCENDANTE (« TOP DOWN ») 3 IV-3 CRITÈRES ET INDICATEURS D'ÉVALUATION.......................................................................................... 4 V LA DÉMARCHE DE MODÉLISATION............................................................................................... 5 LA MÉTHODE OSSAD.................................................................................................................................... 5 V-2 LISTER LES ACTEURS.......................................................................................................................... 5 V-3 LISTER LES FONCTIONS....................................................................................................................... 6 3.1 Formuler les fonctions................................................................................................................... 6 3.2 Caractériser les « paquets » sortants et entrants (intrants et extrants) ............................................ 6 3.3 Analyser "l'évaluabilité" des fonctions ........................................................................................... 6 3.4 Ajuster les niveaux des fonctions.................................................................................................... 6 V-4 CONSTRUIRE LE MODÈLE ABSTRAIT .................................................................................................... 7 V-5 REGROUPER LES FONCTIONS / ENVIRONNEMENT.................................................................................. 7 V-6 IDENTIFIER LES INDICATEURS D'ÉVALUATION...................................................................................... 9 VI BIBLIOGRAPHIE SUCCINCTE ET SOURCES............................................................................ 10 Analyse fonctionnelle et évaluation de la performance de systèmes ouverts Utilisation du Modèle Abstrait d'OSSAD - Proposition d'une technique de regroupement homogène et d'une démarche d'évaluation 2 II Résumé II-1 Résumé en français La plupart des démarches d'audit, d'évaluation, de contrôle qualité, de systèmes ouverts - entreprises, processus industriels, projets, programmes ou politiques publiques - s'appuient sur une représentation modélisée des fonctions du système et la recherche d'indicateurs associés à ces fonctions, par référence à des critères de niveau supérieurs, et qui sont destinés à mesurer l'efficacité de la fonction concernée. Une des difficultés est de construire un modèle fonctionnel pertinent, à un niveau d'analyse adapté à l'évaluation des performances. Le présent document propose une technique simple, s'appuyant sur le formalisme du Modèle Abstrait d'OSSAD (graphe fonctionnel en réseau) enrichi par une technique originale de regroupement des fonctions. II-2 Mots Clés Systèmes ouverts; Analyse fonctionnelle; OSSAD; Modélisation; Evaluation de performance de systèmes II-3 English summary Most audit, assessment or quality control techniques applied to open systems -whether it concerns business enterprises, industrial processes, projects, programs, public policies,- rely on a functional model of the system, and the search for appropriate indicators, with reference to upper level (strategic) criteria, and aiming at a relevant measure of the effectiveness of each concerned function. One key issue is the building of a relevant functional model, and above all, at an appropriate level for a performance assessment. This document suggests a simple technique for building such model, using the formal models of the OSSAD method (functional network graph), together with a functions- grouping technique. II-4 Keywords Open systems; Functional analysis; OSSAD; Models; Systems performance assessment Le présent document est déposé en tant que Working Paper de l'Institut d'Administration des Entreprises d'Aix- en-Provence (Université d'Aix Marseille III). Les éléments qu'il contient sont utilisables par un tiers sous réserve de faire apparaître le nom de l'auteur 1 du présent document et celui de l'IAE d'Aix en Provence. Le contenu du document n'engage que son auteur, et non l'IAE d'Aix-en-Provence. 1 Jean-claude Cohen Polytechnique (X67) - Sciences Po Paris est Professeur Associé à l'Université d'Aix Marseille (iae) où il enseigne la prospective, l'audit opérationnel. Il est spécialisé dans les stratégies publiques, le management des collectivités publiques, l'organisation et les systèmes d'information. Analyse fonctionnelle et évaluation de la performance de systèmes ouverts Utilisation du Modèle Abstrait d'OSSAD - Proposition d'une technique de regroupement homogène et d'une démarche d'évaluation 3 III Introduction : objet du document L'objet du présent document est de proposer une technique de modélisation fonctionnelle utilisable dans les processus d'évaluation de performance de systèmes ouverts. Cette technique s'appuie sur le Modèle Abstrait d'OSSAD, complété par une technique originale de regroupement fonctionnels, visant à obtenir un niveau de fonctions pertinent pour l'évaluation, et par une démarche méthodologique simple pour construire un référentiel d'évaluation. Ces recherches sont basées sur un travail conduit au sein d'une institution française "complexe", dans le cadre d'une réflexion stratégique et prospective. Les exemples et schémas présentés ci-après ont été simplifiés et modifiés aux fins de confidentialité, d'une part, et de lisibilité. Ce document se veut une simple contribution et une base de réflexion et de discussion entre les théoriciens et praticiens de la modélisation fonctionnelle, de l'évaluation et de l'audit. IV Problématique et principes IV-1 Une description fonctionnelle privilégiant la relation entre le système et son environnement Les descriptions fonctionnelles existantes pour les systèmes reposent sur des arborescences à plusieurs niveaux, -systèmes, sous-systèmes- couvrant de façon exhaustive et souvent très détaillée les différentes fonctions, sous-fonctions et tâches assurées par le système étudié. Mais si ces descriptions permettent de rendre compte de la variété et de la complexité des fonctions et tâches englobées dans les systèmes et/ou sous-systèmes, elles ne constituent pas des bases utilisables en l'état pour construire un référentiel d'évaluation de l'efficacité du système sur son environnement. Nous retenons comme postulats • que l'environnement d'un sous-système est constitué d'autres sous-systèmes avec lesquels il «coopère », et de l'environnement du système global - qui agissent sur lui ou sur lequel il agit -. • que l'utilité des fonctions d'un sous-système, autant que leur efficience, s'apprécie par rapport à leur utilité ou leur effet sur l'environnement du sous-système considéré, c'est à dire, sur les autres sous-systèmes et sur l'environnement du système global. Ceci nous conduit à privilégier une description fonctionnelle qui mettra en évidence les fonctions du système en relation directe avec l'environnement de ce système. Comme on le verra, il existe des formalismes d'analyse fonctionnelle, plus riches que la description arborescente traditionnelle, qui rendent possible la construction de cette modélisation. Le choix de ce type de modélisation conduira vraisemblablement à regrouper des fonctions, et à privilégier les fonctions en relation avec l'environnement au détriment des fonctions plus internes. Ceci signifie seulement que l'évaluation de performance prendra en compte l'effet « terminal» sur l'environnement du système, et non l'effet sur son organisation interne. IV-2 Le choix d'une approche ascendante (« bottom up ») plutôt que descendante (« top down ») Les analyses fonctionnelles disponibles actuellement sur les systèmes semblent avoir été construites par une démarche descendante, arborescente, depuis une décomposition a priori des missions du système, (démarche de l'abstrait vers le concret). D'une certaine façon, la décomposition des missions induit: le découpage des fonctions prises en compte dans la décomposition. Analyse fonctionnelle et évaluation de la performance de systèmes ouverts Utilisation du Modèle Abstrait d'OSSAD - Proposition d'une technique de regroupement homogène et d'une démarche d'évaluation 4 Nous proposons ici de choisir une approche exactement inverse, consistant à partir d'une liste de fonctions élémentaires assurées par le système, et procéder par regroupements (du concret vers l'abstrait), la technique de regroupement étant mécanique, et donc neutre. Le risque existe toutefois que, même centrée sur l'interface avec l'environnement du système, la description fonctionnelle ne décompose la relation avec l'environnement en tâches élémentaires rendant l'évaluation d'impact impossible (techniquement et matériellement). Il n'est pas facile de définir de façon absolue un niveau approprié de description fonctionnelle. Le bon niveau pourrait être défini comme « le niveau pertinent pour l'évaluation », c'est à dire que le niveau de finesse approprié pour une fonction serait celui auquel on soit capable de définir un indicateur d'évaluation de son efficacité cohérent avec le niveau de préoccupation de l'évaluateur ou du "client" de l'évaluation. Pour rendre cette définition opératoire, il faut préciser le questionnement qui permettra de décider si une fonction est trop « détaillée », auquel cas il conviendra de passer « au niveau supérieur », ou si au contraire, elle est trop globale, auquel cas il conviendra de passer « au niveau inférieur ».. Le questionnement sera fondé sur le caractère "évaluable" de la fonction, c'est à dire sur la possibilité d'identifier un indicateur permettant d'évaluer l'ensemble de la fonction de façon homogène (c'est à dire qu'une décomposition de la fonction en sous-fonctions ne conduirait pas à des évaluations différentes selon les sous-fonctions). Par ailleurs, la technique utilisée pour passer d'un niveau de fonction à un niveau plus élevé ou inférieur s'appuiera sur la Méthode FAST (Functional Analysis System Technique). IV-3 Critères et indicateurs d'évaluation Une autre difficulté de cette phase est la définition de critères et d'indicateurs d'évaluation pour chaque fonction. Plus uploads/Management/ cerog-la-methode-ossad.pdf