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MANUEL DE GESTION FINANCIERE ACE IMPACT-TOGO 1 Table des matières I- ORGANIGRAM

MANUEL DE GESTION FINANCIERE ACE IMPACT-TOGO 1 Table des matières I- ORGANIGRAMME ET FICHES DE POSTES ............................................................. 2 II- GESTION BUDGETAIRE ................................................................................... 19 III-GESTION DE LA TRESORERIE ......................................................................... 48 IV-GESTION DES REPORTING ............................................................................... 79 V- GESTION DES IMMOBILISATIONS ..................................................................... 98 VI-GESTION DE DEPLACEMENTS ........................................................................ 121 6.1- GESTION DES MISSIONS .............................................................................................. 122 6.2- PROCEDURES D’UTILISATION DES VEHICULES .................................................. 132 6.2.1- DOMAINE D’APPLICATION ................................................................................... 132 6.2.2- REGLES DE GESTION .............................................................................................. 132 6.2.3- DESCRIPTION DES PROCEDURES ..................................................................... 133 6.2.4- GESTION DE L’ENTRETIEN ET DE LA MAINTENANCE DES VEHICULES 135 6.2.5- LES SINISTRES AUTO ............................................................................................. 136 VII-GESTION DE STOCKS ................................................................................... 137 7.1-ENTREE EN STOCK .............................................................................................................. 138 7.2-SORTIE DE STOCK ................................................................................................................ 141 7.3-INVENTAIRES PHYSIQUES ANNUELS ............................................................................. 144 VIII- ORGANISATION COMPTABLE .................................................................... 148 X-AUDIT INTERNE .............................................................................................. 162 2 I- ORGANIGRAMME ET FICHES DE POSTES 3 NOM Président de l'université de Lomé Prof. KOKOROKO Komla Dodzi NOM Directeur du CERSA Prof. TONA Kokou NOM Coordonateur des Programmes Academiques CEA prof. PITALA Wéré NOM Coordonateur de la Recherche CEA Prof. KAROU Damintoti NOM Responsable Unité experimentale Dr. TOUNOU Agbeko Kodjo NOM Responsable des laboratoires Dr. LAWSON-DRACKEY Mamy NOM Agent de liaison industrielle CEA Dr. METOWOGO Kossi NOM Coordinateur de la gestion financière CEA Mr. SODJEDE Agbelenko NOM Chef Service suivi et evaluation et assurance qualité Dr. AGBOKA Komi NOM Service Communication Mr. TONA Agbewonanou NOM Service passation des marchés Mr. BALAWIA Atawa NOM Chef d'équipe administrative Mme. KOMBATE Tani NOM Directeur Adjoint du Centre CEA Prof. AGBONON Amegnona ACE IMPACT-TOGO ORGANIGRAMME Date : octobre 2019 Référence : FP.ORG CENTRE D’EXCELLENCE REGIONAL SUR LES SCIENCES AVIAIRES (CERSA) 4 ACE IMPACT- TOGO ORGANIGRAMME Date : octobre 2019 Référence : FP.ORG CENTRE D’EXCELLENCE REGIONAL POUR LA MAITRISE DE L’ELECTRICITE (CERME) Directeur CERME : Professeur Ayité Sénah Akoda AJAVON Personnel Administratif et Technique : Une Secrétaire 2 Chauffeurs Responsable Suivi et Évaluation : M. NOUGBLEGA Yawovi, MA Directeur Adjoint CERME : Professeur Kossi NAPO Responsable de la Recherche et Dévelop- pement du CERME : M. Mawugno Koffi KODJO, MC Responsable des Programmes Académi- ques du CERME : M. Adekunlé Akim SALAMI, MC Responsable de liaison industrielle: M. MANI Kongnine, MC Spécialiste en Gestion financière: A recruter (Acquis avec la BM) Spécialiste en Passation de marché : A recruter (Acquis avec la BM) Spécialiste en Communication : A recruter (à discuter avec la BM) Les Responsables des Laboratoires: Un Comptable ( à mettre à disposition par UL) 5 ACE IMPACT-TOGO ORGANIGRAMME Date : octobre 2019 Référence : FP.RF CENTRE D’EXCELLENCE REGIONAL VILLES DURABLES EN AFRIQUE (CERVIDA)-DOUNEDON KOKOROKO Dodzi Komla Président de l'Université de Lomé NANTOB Mafobatchie Coordonnateur des Programmes Academiques CEA BODJONA Bassaï Magnoudéwa Coordonnateur de la Recherche CEA TCHINI Kodjo M. Responsable de la formation continue HOUEDAKOR Koko Zébéto Responsable du patrimoine et du genre AHOLOU Coffi Cyprien Coordonnateur de partenariat (liaisons Académique et industrielle CEA) ADJALO Djiwonou Koffi Responsable des stages et de la capitalisation des impacts BAFAI Diyadola D. Chargé des protections environnementales et sociales DANVIDE Benoît Chef d'équipe administrative CEA AVOUGLA Komlan Responsable suivi- évaluation Spécialiste en Gestion Financière Spécialiste en Passation des Marchés Spécialiste en Communication ZINSOU-KLASSOU Kossiwa Directeur Adjoint du Centre CEA TCHANGBEDJI Gado Directeur du Centre CEA 6 ACE IMPACT-TOGO FICHE DE POSTE Date : octobre 2019 Référence : FP.CNP Comité National de Pilotage Missions : Tâches :  Approuver les programmes d’activités élaborés par le Centre et supervise leur mise en œuvre ;  Approuver les plans de travail annuels pour l’année à venir, y compris les plans budgétaires et de passation des marchés ;  Approuver les rapports annuels d’activités et financiers ;  Fournir les soutiens nécessaires à l’ACE IMPACT-TOGO et ses institutions partenaires dans la mise en œuvre des activités définies dans le plan d’action, en établissant des moyens de communication effectifs entre l’ACE IMPACT-TOGO et les autres parties prenantes au projet ;  Sélectionner et approuver les nouveaux projets élaborés par ACE IMPACT-TOGO ;  Vérifier l’adéquation des directives nationales de passation des marchés et de gestion financière ;  Faire recours à l’expertise locale pour assister l’ACE IMPACT-TOGO dans l’analyse des propositions de recherche ;  Etablir une relation étroite avec les autorités gouvernementales concernées, les représentants de la société civile et toutes les institutions poursuivant des objectifs similaires ou complémentaires ;  Suivre l’avancement global du programme avec une attention particulière aux retards, problèmes et goulots d’étranglement (approbation des progrès et des rapports financiers, des décisions sur les activités à suivre présentées par les CEA sélectionnés)  Se prononcer sur tout autre problème relatif au fonctionnement du centre. Liens hiérarchiques :  Comité de pilotage régional Relations fonctionnelles internes :  Directeur de l’ACE IMPACT-TOGO Relations fonctionnelles externes :  Autres ACE  IDA  Auditeurs externes 7 Mission : Ordonnateur des dépenses, il est leader académique, pédagogique, administratif et financier de l’ACE IMPACT-TOGO. Il est responsable de la supervision de la gestion financière et administrative, de la bonne exécution et de la coordination des activités techniques (formation, publications dans des revues scientifiques, prise en charge pour les participations aux congrès scientifiques internationaux relatifs aux thématiques de l’ACE IMPACT-TOGO, stages et/ou des voyages d’étude, des activités de recherche etc.) du centre. Les f o n c t i o n s d ’ o r d o n n a t e u r so nt a s s u r é e s p a r l e D i r e c t e u r d e l ’ A C E I m p a c t . En c a s d ’ a b s e n c e o u d’empêchement de celui-ci, les fonctions sont confiées à l’adjoint du Directeur de l’ACE. NB : Cette délégation de fonctions doit être transmise pour information aux partenaires ainsi qu’à l’autorité universitaire et notifiée à l’Agent comptable. Tâches :  S’assurer de l’exécution des délibérations du Comité de pilotage du Centre ;  Soumettre le budget prévisionnel annuel, les rapports scientifiques et financiers du Centre au comité de pilotage pour approbation ;  Identifier des nouveaux programmes d’activité à soumettre au comité de pilotage ;  Soumettre les programmes de formation à l’accréditation interne, nationale et internationale ;  Convoquer et présider les réunions du Comité de Pilotage ;  Signer le procès-verbal des réunions du Comité de Pilotage après approbation par ses membres ;  Saisir, le cas échéant, le Comité de Pilotage pour toutes questions qu’il jugera utiles ;  Convoquer le Conseil scientifique et préparer l’ordre du jour de ses réunions ;  Veiller aux respects des clauses contractuelles avec les différents partenaires ;  Faire la promotion du centre au niveau national sous régional et international ;  Mener des activités de plaidoyer auprès du Gouvernement ;  Mener toute autre activité pour l’excellence du centre ;  Engager, liquider et ordonnancer les dépenses prévues au budget ;  Prescrire l’exécution des recettes et des dépenses prévues au budget de l’exercice ;  Constater les droits du CEA/ ACE IMPACT-TOGO ;  Exercer un droit de surveillance sur la gestion de l’agent comptable ;  Prendre connaissance à tout moment des informations portées sur les documents et registres des comptabilités. Fonctions spécifiques :  Prescription des droits en matière d’émission des titres de recettes et des titres de dépenses  Passation des contrats, des conventions (sauf celles qui sont passées en application du code des marchés publics qu’ils soient conclues par voie d’adjudication, d’appel d’offres ou du marché négocié)  Suivi et contrôle de l’exécution du budget  Suivi et contrôle de la situation de trésorerie ACE IMPACT-TOGO FICHE DE POSTE Date : octobre 2019 Référence : FP.DIR Directeur de l’ ACE IMPACT 8 ACE IMPACT-TOGO FICHE DE POSTE Date : octobre 2019 Référence : FP.DIR Directeur de l’ ACE IMPACT  Tenue de la comptabilité administrative  Présentation du compte administratif à la clôture de la gestion. Liens hiérarchiques : Comité National Relations fonctionnelles internes : Comité de pilotage Responsable suivi évaluation Spécialiste en Passation des Marchés Spécialiste en Gestion Financière Responsable Recherche et Développement Responsable Formation Relations fonctionnelles externes : IDA Banques Université de Lomé Autres CEA Auditeurs externes Comité d’Audit 9 Mission : Il assiste le Directeur de l’ACE IMPACT-TOGO dans ses fonctions et, en cas d’absence ou d’empêchement de celui-ci, il assure les fonctions d’ordonnateur. Tâches :  Coordonner les activités que va lui confier le Directeur de l’ACE IMPACT-TOGO ;  Représenter le Directeur de l’ACE IMPACT-TOGO en cas d’empêchement aux rencontres qui intéressent la vie l’ ACE IMPACT-TOGO par délégation de celui-ci ;  Coordonner les activités pédagogiques et de recherche du Centre ;  Coordonner les activités des laboratoires et des unités expérimentales. Liens hiérarchiques :  Directeur de l’ACE IMPACT-TOGO Relations fonctionnelles internes :  Agent Comptable  Responsable suivi évaluation  Spécialiste en Passation de Marché  Spécialiste en gestion financière  Responsable Recherche et Développement  Responsable Formation  Comptable Relations fonctionnelles externes :  IDA  Banques  Université de Lomé  Autres CEA  Auditeurs externes  Comité uploads/Management/ cersa-20112020121338-cersa-dounedon-cerme-manuel-de-gestion-financiere.pdf