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COVID-19 Préparation de clôture virtuelle – Assurance Le contexte actuel Les cl

COVID-19 Préparation de clôture virtuelle – Assurance Le contexte actuel Les clôtures des compagnies d’assurances sont généralement complexes et la nécessité de réaliser une clôture virtuelle ajoute à cette complexité. Certaines compagnies d’assurances ont déjà expérimenté des clôtures en partie virtuelle récemment notamment en raison des grèves de fin 2019. Néanmoins il existe peu de précédent de la situation actuelle liée au Covid-19. Comme pour d'autres crises, il sera essentiel de se préparer aux impacts liés au Covid-19 et aux répercussions que cela aura sur la préparation et l'exécution du processus de clôture. Préparer sa clôture virtuelle Préparation, planification et exécution Clôture virtuelle Préparer Etre proactif • Évaluer la capacité des équipes à réaliser virtuellement leurs activités essentielles. Par exemple : accès à distance aux systèmes clés, capacité du réseau, bande passante • Évaluer la nécessité de réunions non liées à la clôture et redéfinir les priorités du calendrier, en classant par ordre de risque les activités les plus susceptibles de connaître des retards dus à une main d’œuvre à distance • Envisager de lever temporairement certaines restrictions (ex outils) pour améliorer la communication Contrôler Etre vigilant • Comprendre les implications sur l'environnement de contrôle et la capacité à exécuter les contrôles de manière efficace et appropriée tout au long du cycle de clôture • Examiner et mettre en œuvre des listes de contrôles et des procédures supplémentaires afin de normaliser et d'accélérer virtuellement les revues. Inventorier les principaux éléments requis pour les contrôles clé et fournir des directives claires pour leur conservation (par exemple, via des sites de partage de fichiers en ligne) Communiquer Etre créatif • Communiquer rapidement le plan de clôture virtuel et le RACI aux équipes concernées, aux responsables risques, opérations, IT et entités/BUs • Travailler directement avec le personnel impliqué dans la clôture virtuelle afin d'articuler et d'expliquer clairement les attentes et les résultats souhaités • Communiquer plus fréquemment avec les dirigeants ainsi qu'avec les membres du conseil d'administration et du comité d'audit Gouverner Etre diligent • Augmenter la fréquence des points d’avancement tout au long du cycle de clôture, par exemple jusqu’à deux fois par jour • Dédier des ressources sur le suivi de l'état d'avancement des travaux afin d'identifier rapidement les problèmes à résoudre et les faire remonter • Rester connecté et responsabiliser les équipes dans l'environnement inhabituel d'une clôture virtuelle ; s’assurer de l’efficacité des interactions mars-avril avril - mai juin juin - juillet Définir avec les équipes le ou les modes de collaboration virtuels • Vérifier que les systèmes seront fonctionnels • Veiller à ce que les évaluations des risques soient réalisées avant l'adoption des technologies • Identifier la main-d'œuvre à distance, y compris les centres de données et l'impact du travail à distance • Vérifier que les sites offshore fonctionnent toujours efficacement Vérification du calendrier de clôture • Classer par ordre de risque le calendrier existant, axé sur les activités les plus susceptibles de connaître des retards en raison de l'éloignement des collaborateurs • Redéfinir les priorités des activités de clôture en conséquence et évaluer la capacité à raccourcir certaines activités • Évaluer la nécessité de tenir des réunions non liées à la clôture pour permettre à l'équipe centrale de se concentrer sur l’essentiel Sécuriser l’accès à distance • Examiner les protocoles de sécurité des VPN (ex: état des correctifs et capacités d’évolution), le déploiement de l'authentification à facteurs multiples et le périmètre des services accessibles à distance • Évaluer les besoins en matière d'appels vidéo/conférences, d'outils de signature électronique, de moniteurs supplémentaires, d'options téléphoniques/vocales multiples, d'Internet de secours, etc. • Déployer des capacités d’espace virtuel de travail pour les collaborateurs et assurer une configuration sécurisée Distribuer le calendrier de clôture • Partager le calendrier de clôture révisé avec tous les départements afin que tous soient au courant des nouveaux délais et des livraisons prévues Donner le ton pour la clôture • Soyez transparent avec les collaborateurs sur les changements et les attentes concernant le cycle de clôture à distance Établir des réunions de clôture quotidiennes ou biquotidiennes • Compte tenu de la situation unique d’éloignement des collaborateurs, des réunions quotidiennes rapprochées peuvent favoriser un dialogue fructueux et confirmer que tous les services sont sur la même longueur d'onde Revoir et améliorer les procédures de contrôle standardisées • La quasi-totalité des revues du management et de la direction se faisant à distance, il est important d'instituer une procédure/modèle standard pour gagner en alignement et en efficacité Lancer des activités de pré-clôture • Commencer à rechercher diverses données financières qui seront exploitées tout au long du cycle de clôture Examiner où les provisions et les estimations peuvent être comptabilisés à partir des résultats réels du mois précédent ou des résultats obtenus à ce jour ; préparer et comptabiliser les écritures avant la clôture Suivre et évaluer l’avancement • Exploiter le calendrier serré pour suivre les progrès par rapport aux jalons quotidiens établis • Évaluer l'impact des retards et mettre en place des procédures pour corriger les retards et rattraper le temps perdu (c'est- à-dire ajuster les activités et/ou redéfinir les priorités) Revoir les éventuelles directives des superviseurs • Rester au courant des changements apportés aux directives et de toute modification associée aux délais et exigences de dépôt Mettre en place des canaux de communication • Mener deux fois par semaine, voire plus fréquemment si besoin, une discussion avec le directeur financier, le PDG, le président du CA et les membres du conseil d'administration pour discuter de l'état d'avancement de la clôture, des potentiels retards et des résultats Les menaces élevées d'aujourd'hui persisteront probablement et poseront un risque durable dans votre environnement de clôture Provisions Résultats Statutaires Résultats IFRS Calculs S2 Allocations Impact de change Ecritures manuelles Clôture des entités Besoins supplémentaires • Analyse du CA • Présentations analystes/ investisseurs • Informations financières supplémentaires Rapport légal Reporting Clôture et consolidation Traitement des opérations Rapport stat Rapport IFRS Déclaration fiscale QRTs Orientations & prévisions Analyses / Rapports statistiques Rapports complémentaires Société mère & filiales • Etats financiers • Etats S2 • Notes de bas de page Saisir les données financières • Résultats actuariels (cashflows, provisions) • Activité d'investissement • Résultats de la réassurance • Données prévisionnelles • Données P2P / fournisseurs • Immobilisations • Ressources humaines et paie • Autres données financières Comptabilité I/C Réassurance I/C Impact de change Ajustements Groupe Consolidation Stat Consolidation IFRS Consolidation S2 Réconciliation Reclassification Ajustements top conso Analyse des écarts Prévisions Suivi continu Processus de clôture standard en assurance et défis associés Consolidations Validation Analyses Reporting Gouvernance et contrôles Risques / Clôture • Capacité à accéder aux systèmes et aux données nécessaires facilement et rapidement • Disponibilité des compétences et problèmes associés aux transferts de tâches • Contraintes de capacité du réseau entraînant des retards Risques / Consolidation • Les flux et informations de tiers peuvent être retardés ou peu fiables • La disponibilité des ressources techniques pourrait être entravée, ce qui entraînerait des retards dans la consolidation • Les retards en amont pourraient avoir un impact significatif sur la capacité à réconcilier et à planifier Risques / Reporting • Réduction de temps disponible pour la revue des résultats et la rédaction des rapports • Les mesures de performance pourraient ne pas être disponibles en temps réel • Impact du Covid-19 sur les délais et les exigences réglementaires en matière de rapports A propos de Deloitte Deloitte fait référence à un ou plusieurs cabinets membres de Deloitte Touche Tohmatsu Limited (« DTTL »), son réseau mondial de cabinets membres et leurs entités liées. DTTL (également appelé « Deloitte Global ») et chacun de ses cabinets membres sont des entités indépendantes et juridiquement distinctes. DTTL ne fournit pas de services à des clients. Pour en savoir plus : www.deloitte.com/about. En France, Deloitte SAS est le cabine t membre de Deloitte Touche Tohmatsu Limited, et les services professionnels sont rendus par ses filiales et ses affiliés. Cette publication ne contient que des informations générales et Deloitte ne fournit pas, par le biais de cette publication, de conseils ou de services comptables, commerciaux, financiers, d'investissement, juridiques, fiscaux ou autres conseils ou services professionnels. Cette publication ne remplace pas ces conseils ou services professionnels et ne doit pas servir de base à une décision ou une action pouvant affecter votre entreprise. Avant de prendre toute décision ou d'entreprendre toute action susceptible d'affecter votre entreprise, vous devez consulter un conseiller professionnel qualifié. Deloitte n'est pas responsable des pertes subies par toute personne qui se fie à cette publication. Simulation d'une clôture virtuelle pour un assureur Comment Deloitte peut vous aider Alors que votre organisation réagit aux impacts liés au Covid-19, Deloitte est prêt à vous soutenir dans la résolution de vos problèmes stratégiques, financiers et opérationnels les plus complexes. Voici un échantillon des domaines dans lesquels nous pouvons vous assister : Potential implications of COVID-19 for the insurance sector The heart of resilient leadership: Responding to COVID-19 A guide for senior executives Accounting, Disclosure, and Internal Control Considerations Related to Coronavirus Disease 2019 Support aux activités classiques comptabilité, finance et actuariat • Comptabilité uploads/Management/ content-dam-deloitte-fr-documents-covid-insights-deloitte-cloture-virtuelle-covid19.pdf