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MIEUX RÉDIGER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS Courriers, messages électroniques, comp

MIEUX RÉDIGER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS Courriers, messages électroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthèses Mireille BRAHIC © Éditions d’Organisation, 2004 ISBN : 2-7081-3047-1 3 • Intéressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme 1 – Concentrez-vous sur le contenu de la lettre avant toute mise en forme 1.1 – Une lettre bien présentée mais vide de sens est inutile ; incomplète elle devient dangereuse S’interroger sur le contenu de la lettre Étant donné que le contenu d’une lettre dépend essentiellement de l’ob- jectif de celle-ci, sa rédaction commence par une interrogation sur cet objectif. C’est cette étape qui permet de déterminer le ton de la lettre et les informations qu’elle contiendra. Si cet objectif vous est inconnu, étu- diez le dossier ou renseignez-vous auprès de personnes compétentes, notamment celles qui ont commandé ce travail de rédaction. © Éditions d’Organisation 85 Déduire, d’après l’objectif, les points à aborder L’objectif, dans une situation de contentieux, par exemple, ne sera pas l’échange réciproque d’insultes. Cette attitude est vaine. L’objectif doit être, de part et d’autre, de maintenir de bonnes relations malgré le diffé- rend. La réclamation doit donc être rédigée comme une demande cour- toise d’explication et la réponse qui lui sera faite comme un remerciement pour l’intérêt porté au bon fonctionnement de l’entreprise. Ce dernier objectif n’interdit pas une réponse négative qui sera rédigée suivant le modèle du syllogisme. C’est-à-dire : 1. Rappel des arguments du requérant, modérés par des condition- nels et des verbes exprimant le doute (supposer, présumer, conjec- turer, prétendre, estimer…). 2. Apports de contre-arguments dans un paragraphe commençant par « or » et contenant des verbes de certitude au présent de l’indi- catif (les experts affirment, les témoins attestent, les textes certi- fient, les archives témoignent…) 3. Déduction de l’inéluctabilité du refus de donner suite dans une conclusion commençant par « donc » ou « en conséquence ». De même l’objectif de l’annonce aux employés de l’échec d’un projet sera, en fait, un remerciement pour le travail fourni et un encourage- ment à poursuivre l’effort dans les travaux à venir. Pour les lettres moins délicates à rédiger, des notions sur les différents points à aborder peuvent être fournies par les divers manuels de marke- ting, de management ou de droit commercial. C’est là, en effet, que sont récapitulés, par exemple, les éléments indispensables à la rédaction d’une commande inattaquable, à l’obtention d’un devis sans lacune ou à l’organisation incontestable du dialogue social interne à l’entreprise. En outre, pour répondre à une lettre de demande d’information en se fondant sur des textes réglementaires, afin que l’information soit com- plète mais sans indication superfétatoire, il convient de répartir les don- nées dans un tableau à deux colonnes. Dans la colonne de gauche le cas est découpé, sous forme de mots clés en autant de lignes que de détails répertoriés, sans souci encore de savoir s’ils sont importants ou inutiles. Dans la deuxième colonne, et en face de chaque détail répertorié, il suf- fit de faire figurer les réponses trouvées dans les textes. La grille ainsi Mieux rédiger les écrits professionnels 86 © Éditions d’Organisation établie regroupe l’information complète qui devra être exprimée dans la lettre de réponse. Prise de notes pour répondre à une lettre Intéressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme © Éditions d’Organisation 87 Le cas Madame Cunégonde Boidefeux Adjoint administratif Service infrastructure Région militaire de défense (RMD) Nord-Est écrit au chef d’état-major de la RMD comment cesser fonctions pour suivre mari qui va travailler à l’étranger pendant au moins 4 ans à compter du 1/03/2001 mère d’1 enfant de 3 ans Les éléments de réponse Le chef d’état-major à madame Boidefeu selon décret 85-986 du 16.09.1985 demander disponibilité car démission irrévocable faire la demande à son ministre par voie hiérarchique art. 47 art. 47 droit à 3 années renouvelables tant que conditions remplies solliciter réintégration 2 mois au moins avant date prévue pour reprise activité faire sa demande au moins 2 mois avant la date prévue pour le début de la dispo- nibilité. aucun intérêt puisqu’un article convient à l’objet précis de la demande (suivre son mari). Il est inutile de l’informer sur la disponibilité pour élever son enfant. Vous pouvez exécuter l’exercice 4, p. 261. Réfléchir à l’ordre dans lequel les différents points seront abordés1 Avant toute préoccupation de forme, de disposition des renseignements administratifs ou de formulation conforme à ce qu’on croit être les canons du style administratif ou commercial, il faut être certain d’avoir fait le tour de la question. C’est seulement après avoir vérifié l’exhausti- vité qu’il faut s’intéresser à l’ordre dans lequel les diverses informations seront exposées dans un souci de clarté, en premier lieu, puis d’impact sur le destinataire en second lieu. Rien n’empêche, en effet, d’annoncer d’emblée une nouvelle positive et d’en expliquer le pourquoi ensuite. Le destinataire ne lira sans doute pas ces explications, mais ce sera sans conséquences pour l’émetteur. Toutefois, sachant qu’il risque de faire de même en cas d’information négative, faire précéder des explications incontestables évitera un coup de téléphone furibond. Gardez, quoi qu’il en soit, en mémoire la recette2 « passé + présent + avenir » qui vous permet d’être exhaustif. Voici seulement venu le moment de faire des phrases3 Le moment est venu de transformer les quelques mots clés figurant sur le brouillon en phrases claires, concises, précises et efficaces, avec un souci : – d’intelligibilité (ma phrase doit être compréhensible par n’importe qui), – de correction de la langue (ma phrase doit respecter la grammaire française), – de communication (ma phrase ne doit pas, malgré moi, prêter à des sous-entendus). Il ne faut jamais perdre de vue que certains mots, à la dénotation anodine, peuvent avoir un sens culturel sous-jacent appelé « connotation ». « enveloppe », par exemple dénote : « feuille de papier pliée et collée en forme de poche » et connote : « pot-de-vin ». Une connotation négative involontai- rement produite peut être préjudiciable à l’efficacité de la lettre. Mieux rédiger les écrits professionnels 88 © Éditions d’Organisation 1. Cf en première partie le titre « Suscitez l’intérêt de votre lecteur », p. 69. 2. Cf. première partie, p. 20. 3. Cf troisième partie, p. 191. Enfin, il est temps de s’occuper de la forme Il est enfin temps de s’occuper de l’environnement du texte en choisis- sant une formule de courtoisie adéquate; en rédigeant un objet qui soit le résumé de la lettre qui vient d’être écrite et non pas celui de la lettre à laquelle il a été répondu et en appliquant la présentation qui convient. Cette procédure est schématisée en annexe 2. 1.2 – Adoptez la présentation en vigueur sur votre lieu de travail La présentation des lettres, à qui certains donnent priorité sur le texte, ne doit intéresser le rédacteur qu’en dernier lieu. Ceux qui croient que l’emplacement des renseignements tels que le lieu, la date, le numéro d’enregistrement, l’objet, les références, etc. font la lettre, ignorent sou- vent qu’il existe plusieurs façons, tout aussi officielles les unes que les autres, de répartir ces éléments. En effet, le modèle administratif clas- sique tend à se modifier ces dernières années pour tenir compte, dans des chartes graphiques, des consignes NF Z 11-001 de l’association fran- çaise de normalisation (AFNOR) employées, avec une plus ou moins bonne volonté dans le secteur privé. De plus, les usages diffèrent selon les pays4. Informez-vous si vous devez écrire à l’étranger, pour ne pas commettre d’impairs quant aux titres, formules de politesse, disposition des adresses, etc. En effet cet ouvrage n’a pas l’ambition de répertorier les usages internationaux. Dans les divers modèles de présentation de lettres donnés en annexe 2, vous pouvez retrouver, disposés de diverses façons, ces éléments indis- pensables : L’en-tête*, ou timbre*, informe sur l’émetteur On parle d’« en-tête* » dans le privé, de « timbre* » dans l’Administration. Intéressez-vous au fond avant de vous occuper de la forme © Éditions d’Organisation 89 4. Consultez par exemple : Protocole national et international de Coppieters, éd. UGA, 1988. L’en-tête* d’une lettre du secteur privé se place en haut et à gauche de la feuille ou s’étale sur toute la partie supérieure. Elle contient toutes les informations nécessaires à l’identification de l’émetteur5 (NAF ; SIRET…), celles utiles pour le joindre (adresse6, téléphone, télécopie, télex, mél*…) et celles, éventuellement, indispensables pour le payer (numéro de compte postal ou bancaire) : BIDOUILLARD Frères S.A.R.L. au capital de 50000 F SIRET N° 340 460 562 000 15 CCP n° 10693220000 126, rue Léonard-de-Vinci 83130 LA GARDE Tél. 04 94 17 18 19 – fax : 04 94 20 21 22 Le timbre* administratif décline la hiérarchie de l’émetteur de la lettre et donne son adresse : Ministère de l’Agriculture Direction du personnel Service du recrutement Bureau des concours adresse téléphone Si l’émetteur est haut placé dans la hiérarchie, le timbre* sera réduit en : Ministère de Le Premier ministre l’Éducation nationale Cabinet du ministre Le numéro d’enregistrement Il se trouve sous le timbre* dans l’administration et à la uploads/Management/ crits-po.pdf