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Donner vie à vos idées * Repenser l’environnement de travail DIGIPack - R

** Donner vie à vos idées ** * Repenser l’environnement de travail DIGIPack - RÉUSSIR LA TRANSFORMATION DIGITALE DE L’ENTREPRISE RETHINK WORK* DIGI Pack : L’OFFRE « CLÉ EN MAIN » - ACCÉLÉREZ VOTRE TRANSFORMATION DIGITALE Konica Minolta, acteur reconnu sur le marché de la transformation digitale l’a bien compris et développe depuis de nombreuses années les solutions et services qui permettent à ses clients d’accélérer la transformation de leurs processus métier et de s’adapter aux évolutions du marché. Notre façon de travailler ne sera plus jamais la même. Le changement est constant et exponentiel. Agilité, rapidité, économie et expérience client sont les termes qui définissent aujourd’hui les contours de nos « business models» et les transforment. Les entreprises doivent devenir plus souples, connectées, innovantes et efficaces en étant capables de gérer, analyser et traiter l’information en temps réel. Conséquence de sa maîtrise et de son retour d’expérience, Konica Minolta a conçu l’offre DIGI Pack, la toute première offre du marché « clé en main » et entièrement intégrée (solutions et services) de digitalisation des processus métiers : depuis la simple capture de documents jusqu’au traitement avancé des processus RH, en passant par la gestion intelligente des échanges clients et fournisseurs. DIGI Pack intègre, en standard et dans un produit unique et adaptable, l’ensemble des prestations indispensables avec pour seul et unique objectif : un usage efficace et conforme aux besoins des processus de l’organisation. DIGI Pack – Réussir la transformation digitale de l’entreprise 2 Digitalisez les processus métiers de l’entreprise 4 Une offre de prestations et d’accompagnement complète et intégrée 6 L’offre DIGI Pack DIGI Pack Capture 8 Numérisez et classez intelligemment vos documents papier dans Windows à partir de votre multifonction Konica Minolta DIGI Pack Gestion de contenu 9 Optimisez votre gestion de contenu et créez des espaces collaboratifs favorisant l’échange DIGI Pack Dématérialisation RH 10 Digitalisez la gestion de l’ensemble de vos documents RH DIGI Pack Dématérialisation Clients 11 Simplifiez et automatisez la distribution de factures à vos clients DIGIPack Dématérialisation Fournisseurs 12 Automatisez le traitement de vos factures et transformez votre comptabilité fournisseurs en un centre de profit Les options DIGI Pack 13 Pour adresser les besoins les plus spécifiques de votre organisation L’Accompagnement DIGI Pack 15 La solution « Sérénité » Pour une satisfaction garantie SOMMAIRE DIGI Pack – Réussir la transformation digitale de l’entreprise 3 DIGITALISEZ LES PROCESSUS MÉTIERS DE L’ENTREPRISE RETHINK WORK* 1. Partage de fichiers a. Partage de fichiers simple et rapide par lien sécurisé. b. Création instantanée d’espaces de travail par la mise en ligne de dossiers partagés. c. Intégration de fonctions avancées de sécurité pour une maîtrise totale de l’information. 2. Intranet documentaires a. Accès mobile à toute l’information, directement depuis un smartphone ou une tablette. b. Un seul point de consultation et de partage de l’information. c. Communication et mise en ligne instantanée de l’information, capturée en mobilité. 3. Dématérialisation des bulletins de paie a. Distribution automatique des bulletins de paie, au format électronique, à l’ensemble des salariés. b. Conservation électronique des documents dans le respect des obligations du code du Travail. c. Économie sur les coûts de gestion de 50 % minimum. * Repenser l’environnement de travail DIGI Pack CAPTURE Simplifiez la numérisation et le classement de vos documents papier dans Windows grâce à l’application intégrée à votre solution multifonctions Konica Minolta. Optimisez la gestion de vos documents au quotidien et favorisez le travail collaboratif au sein de vos différents services. DIGI Pack GESTION DE CONTENU Service Commercial Direction Administrative Service RH Services Généraux Digitalisez la gestion de l’ensemble de vos processus RH (bulletins de paie, dossiers employés, formulaires, ...). DIGI Pack DÉMATÉRIALISATION RH DIGI Pack – Réussir la transformation digitale de l’entreprise 4 4. Dématérialisation des factures clients a. Toute l’information en ligne via un accès sécurisé pour chaque client. b. Économie sur les coûts de gestion des factures clients (communication, archivage, …) de 50 % minimum. c. Optimisation du traitement des demandes clients et amélioration du niveau de satisfaction. 5. Dématérialisation des factures fournisseurs a. Capture et intégration auto- matique des informations comptables. b. Distribution automatique des factures dans les différents services via un circuit de validation électronique. c. Économie sur les coûts de gestion de 50 % minimum. Simplifiez le traitement de vos factures d’achat en automatisant les phases de saisie, validation, archivage et d’intégration comptable. DIGI Pack DÉMATÉRIALISATION FOURNISSEURS Communiquez au format numérique, de manière simple et automatisée, vos factures de vente à vos clients. DIGI Pack DÉMATÉRIALISATION CLIENTS Clients Comptabilité Fournisseurs Comptabilité Clients Fournisseurs PROCESSUS MÉTIERS Gestion Documentaire / Partage de fichiers Dématérialisation des factures fournisseurs Dématérialisation des factures clients Dématérialisation des bulletins de paie Gestion du courrier entrant et des mails Portail de la relation clients Classement Windows Dématérialisation de formulaires Archivage à vocation probatoire Indexation Validation Archivage Recherche Classement Sécurisation Co-édition Partage Gains de productivité Économies DIGI Pack – Réussir la transformation digitale de l’entreprise 5 MÉTHODOLOGIE POUR LA RÉALISATION D’UN PROJET DIGI PACK n Analyse des besoins du client n Rédaction de la fiche de qualification n Identification des acteurs du projet n Validation de la solution n Choix de l’offre n Préparation et validation de la proposition commerciale n Initialisation et planification du projet n Réalisation des ateliers n Validation du dossier Spécifications n Installation et paramétrage de la solution n Recette 1 2 3 n Transfert de compétences n Formation des utilisateurs n Signature du PV d’installation et formation n Clôture du projet 4 Analyser Qualiﬁer Cadrer et planiﬁer Former et Clôturer Construire et déployer 1 2 4 3 La mise en place d’un projet DIGI Pack commence par la phase commerciale où les équipes commerciales et delivery de Konica Minolta travaillent ensemble pour « Analyser et Qualifier » les besoins du client, « Cadrer et Planifier » les projets et proposer des offres conformes aux attentes de nos clients. La prestation continue avec les phases de delivery pour « Construire et Déployer » la solution et « Former et clôturer » la mise en production avec la formation des utilisateurs et le transfert de compétence vers les administrateurs. DIGI Pack – Réussir la transformation digitale de l’entreprise 6 La solution logicielle la plus performante qui soit ne révèlera jamais sa pleine mesure si elle n’est pas accompagnée de l’ensemble des services pour offrir à son utilisateur une adéquation parfaite avec ses objectifs. Une offre “Clé en main” DIGI Pack intègre, en plus de ses composants logiciels, l’ensemble des prestations et des documents associés pour un déploiement réussi du projet. Konica Minolta accompagne pas à pas l’entreprise, depuis la formalisation de ses objectifs jusqu’à l’adéquation et au bon fonctionnement de la nouvelle solution digitale : cadrage, installation, paramétrage, recette, mise en production, transfert de compétence et/ou formation. UNE OFFRE DE PRESTATIONS ET D’ACCOMPAGNEMENT COMPLÈTE ET INTÉGRÉE RETHINK WORK* L’objectif est toujours le même : rendre votre organisation plus efficace, plus sereine avec le coût d’exploitation le plus optimal. * Repenser l’environnement de travail Spécifications fonctionnelles : Etape d’étude permettant de produire les spécifications fonction- nelles et techniques du projet. Installation de la solution : Etape pendant laquelle le Consultant de Konica Minolta installera et paramètrera la solution pour la gestion des documents, tel que décrit dans le cahier des spécifications produit dans la phase précédente. Recette technique et fonctionnelle, Formation et Mise en production : Etape pendant laquelle le Consultant de Konica Minolta valide avec le client que la solution fonctionne telle que définie dans le cahier des spécifications. Gestion Projet : Le suivi et l’avancement du projet sont assurés par un Chef de Projet Konica Minolta qui doit s’assurer du bon déroulement du projet, la mise en place d’une solution répondant aux besoins client, le travail transverse de toutes parties prenantes et la communication entre l’équipe Delivery, le commercial et le client. LA PRESTATION DE SERVICES DIGI PACK SE DÉCOMPOSE EN 3 PHASES : Document livrable : Cahier des Spécifications fonctionnelles détaillées Document livrable : Cahier de Procédure d’intallation Document livrable : Cahier de Recette DIGI Pack – Réussir la transformation digitale de l’entreprise 7 Simplifiez la numérisation et le classement de vos documents papier dans Windows grâce à l’application intégrée à votre solution multifonctions Konica Minolta. DIGI Pack CAPTURE La solution Organisez efficacement le classement de vos documents directement depuis l’écran tactile de votre solution multifonction Konica Minolta : 1. Positionnez vos documents dans le bac chargeur de votre multifonction Konica Minolta, puis sélectionnez sur l’application de numérisation depuis l’écran tactile. 2. Renseignez ensuite quelques critères afin d’identifier votre document. 3. Appuyez sur « Départ ». Votre document sera automa tiquement converti au format PDF, renommé et classé de manière organisée sur votre poste informatique. Retrouvez simplement et rapidement vos documents numérisés 1. Naviguez dans l’arborescence MS Windows de dossiers automatiquement créés, pour rechercher un document donné. 2. Utilisez le moteur de recherche intégré à votre système d’exploitation MS Windows et ses critères de recherche avancés pour retrouver un document en quelques secondes. L’offre DIGI Pack Plans de classement adaptés à votre activité Classement et renommage uploads/Management/ digitalisez-vos-processus-metiers-avec-digi-pack 1 .pdf