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Document pédagogique GPEC – définition de fonction et fiche de poste avec exemp

Document pédagogique GPEC – définition de fonction et fiche de poste avec exemples - www.2idheo.com www.2idheo.com Pépinière d’entreprises BP 20063 18, allée Gustave Prugnat 77816 - Moret sur Loing cedex Tél : 01 60 73 55 28 Fax : 01 60 73 55 29 N° SIRET : 489773218 00016 Elaboration des fiches de fonction et fiches de poste Document pédagogique GPEC – définition de fonction et fiche de poste avec exemples - www.2idheo.com  Contexte Il nous semble fondamental de connaitre précisément l’organisation de la fonction « Ressources Humaines » dans l’entreprise concernée pour bâtir une GPEC. Cette étape va consister à rédiger ou à mettre à jour les fiches de fonction pour chaque métier de l’entreprise. A ce stade de la GPEC, nous axons notre approche méthodologique sur les familles professionnelles. Il est indispensable de créer ou d’améliorer (s’il a déjà été fait) un répertoire des emplois pour décrire les activités actuelles et futures au sein de votre entreprise. - On entend par « familles professionnelles », la représentation visualisable des activités et des services ou directions de l’organisme. - Chacun des services ou directions de l’entreprise va se décliner en fonction (ou sous famille) puis en emploi type, postes et taches, que l’entreprise pourra représenter sous la forme d’un organigramme. - Se détache alors la cartographie des emplois par famille professionnelle, elle permet de mieux identifier toutes fonctions transverses qui peuvent être exercées pour un même métier mais également tous les liens qui existent entre les différents postes, en terme de flux d’échanges d’informations. Ces liens fonctionnels pourront figurer sur les fiches de fonction (sous la rubrique « rattachements fonctionnels »). Pour réaliser ce travail, il nous semble fondamental que l’entreprise ait, au préalable, définit son projet d’entreprise décrivant sa logique globale de performance, ce qui lui permettra de mieux définir les exigences de chaque fonction (Document disponible Comment définir un projet d’entreprise). Ensuite, l’entreprise doit rassembler toutes les informations existantes sur les emplois, puis construire un squelette de familles d’emplois et identifier les emplois types à partir des postes concrets. Il est fondamental que l’on parte des métiers existants au sein de l’entreprise (voir en annexe 1 Proposition d’un guide de travail pour la description d’un emploi type). A titre d’exemple, prenons la famille d’emplois « Ressources Humaines » qui se décompose de la manière suivante : - Famille : ressources humaines - Sous-famille : Formation, recrutement, paie … - Emploi type : Assistant, secrétaire, technicien, responsable … - Poste : technicien paie - Tache : Calculer les soldes de tous comptes Après avoir réalisé ce travail, l’étape suivante est la rédaction des fiches de fonction. Le « qui fait quoi » nous semble indispensable aujourd’hui compte tenu des évolutions des entreprises pour permettre à chacun de mieux se positionner, de connaitre son rôle et ses missions dans un contexte donné. Document pédagogique GPEC – définition de fonction et fiche de poste avec exemples - www.2idheo.com Ce travail permettra : - d’orienter le diagnostic des besoins de formation, de part l’analyse du poste, la mesure des écarts et leur analyse, - de fournir des critères pour évaluer les compétences et les performances - d’informer les salariés et l’encadrement sur les itinéraires possibles entre les métiers - d’expliciter la contribution attendue des métiers aux processus de l’entreprise - d’enrichir les critères de recrutement  Que sont les fiches de fonction et fiches de poste ? La fiche de fonction est un document qui définit pour chaque famille d’emploi : son libellé, son rattachement hiérarchique et fonctionnel, les missions déclinées en taches, les critères de performance… Sa rédaction doit définir de façon exhaustive toutes les missions et taches que l’on est en droit d’attendre d’un collaborateur titulaire de cette fonction, tous contextes confondus. La fiche de poste est la personnalisation de la fiche de fonction, qui précise les missions et les taches adaptées au contexte spécifique dans lequel le titulaire aura à exercer sa fonction. Elle sélectionne donc dans la fiche de fonction les missions et les taches correspondant au poste à pourvoir.  Le rappel des notions de base La rédaction des descriptions de fonctions est une étape qui peut prendre un temps non négligeable. En effet, chaque description devra être : • précise, avec des phrases simples et un vocabulaire qui doit être celui du français courant pour permettre la compréhension par tout lecteur. Les codes et jargons techniques doivent être bannis (n° de listings…) • objective, la fonction doit être décrite en principe telle qu’elle existe. Elle reflète la situation réelle du poste. C’est une photographie du poste, elle ne décrit pas un état idéal ou souhaité du poste • non équivoque, elle doit permettre d’identifier de manière non ambiguë le niveau de l’emploi, le degré d’autonomie et les activités principales sous- entendues par la définition du poste. Par ailleurs, la fiche décrit le poste et non la personne titulaire du poste. Verbes à éviter : Document pédagogique GPEC – définition de fonction et fiche de poste avec exemples - www.2idheo.com • Participer à …peut être remplacé par observer, concevoir, organiser et coordonner • Assumer … peut être remplacé par interpréter, identifier, contrôler et rendre compte • Suivre … peut être remplacé par valider, rédiger et classer  Le contenu  La fiche de fonction La fiche de fonction permet à chaque collaborateur de comprendre le sens de sa mission et de définir le périmètre de délégation qui est le sien. Elle décrit les missions et activités exercées par chacun au sein de la structure. A la différence de la fiche de poste, la fiche de fonction n’évolue que rarement. Voici quelques précisions sur le format proposé, naturellement les modèles donnés en exemples ne figurent qu’à titre indicatif (voir annexe 2 exemples de fiche de fonction), ils pourront être totalement réadaptés selon les besoins de l’entreprise. Seulement, certaines informations doivent être précisées, telles que : - Le titre de l’emploi type Il doit correspondre de façon précise à la nature de la fonction concernée. - La finalité de la fonction (Voir annexe 2 Rappel des questions pouvant permettre de faciliter la réalisation des étapes de votre travail) Elle indique le « service rendu » de l’emploi ou de ce poste, ce que l’entreprise en attend. On s’attachera à mettre en évidence le sens de l’emploi, sa contribution spécifique aux objectifs de l’unité (département, service …) de l’entreprise. Formulé de façon simple et concise, il doit permettre de mieux définir le champ d’autonomie et d’expertise de son titulaire. Exemples de questions à se poser : A quoi sert le poste dans l’entreprise ? Quel « service spécifique » attend-on de cet emploi type ? A quoi reconnaitra-t-on que les personnes qui exercent cet emploi ont rempli leur mission ? Quel est la raison d’être de cet emploi type ? Quel service n’existerait pas si cet emploi n’existait pas ? Quelle est la valeur ajoutée propre a cette fonction ? Les conditions générales d’activité La localisation Il s’agit de préciser le siège, les unités la zone géographique. Document pédagogique GPEC – définition de fonction et fiche de poste avec exemples - www.2idheo.com La dépendance hiérarchique Il s’agit de préciser la place dans l’organigramme, le niveau hiérarchique et s’il existe une polyvalence sur le poste Le statut Le diplôme requis Les conditions de travail particulières Il s’agit de préciser s’il existe des horaires, des rythmes liés à l’activité, des déplacements, de la pénibilité,(le poste nécessite-t-il des aptitudes physiques particulières à l’exercice de la fonction : port de charges, etc.). Le cadre réglementaire éventuel et ou des contraintes particulières Telles que le code de déontologie, délais impératifs, respect d’un calendrier particulier Les relations internes et le rattachement fonctionnel Avec qui êtes-vous en relation à l’interne ? Préciser s’il existe des liens entre les différents postes, en termes de flux d’échanges d’informations. Les relations externes Avec qui êtes-vous en relation à l’externe ? - Les missions Elles doivent être la combinaison d’activités regroupées en différentes fonctions complémentaires (par exemple, pour le responsable de formation : fonction information-orientation, conseil, gestion et administration, ingénierie de plan…) - Les activités (exprimées en termes de taches) (Voir annexe 2 Rappel des questions pouvant permettre de faciliter la réalisation des étapes de votre travail) Elles indiquent ce que doit faire la personne au sein de chaque mission. Elles sont exprimées en terme de verbe d’action (assurer, garantir, contribuer, participer…). Il s’agit de l’ensemble des activités significatives à réaliser pour atteindre les objectifs liées à la fonction. - Les champs de compétences (voir annexe 2 Rappel des questions pouvant permettre de faciliter la réalisation des étapes de votre travail) Le référentiel de compétences décline l’ensemble des connaissances et aptitudes professionnelles mises en œuvre pour occuper un emploi. Selon la définition de l’AFNOR : « la compétence est la mise en œuvre de capacités en situation professionnelle qui permettent d’exercer convenablement une fonction ou une activité ». Document pédagogique GPEC – définition de fonction et fiche de poste avec exemples - www.2idheo.com Une vigilance particulière est de mise uploads/Management/ document-pedagogique-gpec-definition-de-fonction-et-fiche-de-poste-085761300-1112-26032010.pdf