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1 FICHE DE POSTE : Secrétariat en unité de gestion restauration Fonction de réf

1 FICHE DE POSTE : Secrétariat en unité de gestion restauration Fonction de référence Secrétariat Filière/Catégorie/Corps ou BAP/emploi-type REFERENS/échelle Administrative/C/adjoint administratif - Titulaire Pôle/Service Unité de Gestion - Restauration Campus 1 Mission principale de l’unité de travail : Assurer la restauration collective des étudiants et des autres partenaires institutionnels Assurer la restauration exceptionnelle à destination de l’ensemble des partenaires institutionnels Dominante professionnelle : Mission du poste : assister le directeur et les adjoints dans l’organisation quotidienne du travail. Exécuter des actes administratifs et de gestion courante. Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes Activités principales :  Assurer l’accueil physique, téléphonique et courriel.  Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.  Gérer la partie administrative du dossier « restauration exceptionnelle » (aide à l’expression des besoins des partenaires, estimation des coûts, faisabilité en cuisine, planification, devis, facturation…).  Gérer l’affichage quotidien des menus des différents restaurants (affichage papier, écrans dynamiques, application mobile).  Participer aux activités monétiques (guichet, création de badge, caisses).  Mettre en forme et valoriser des supports écrits, des tableurs, des diaporamas.  Gérer la planification collective, les agendas et l’organisation des réunions de service.  Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.  Gérer la mise à jour des plans de maîtrise sanitaire.  Effectuer le suivi des stagiaires. Autres activités possibles :  Traiter des dossiers ponctuels.  Participer aux événements du CROUS (portes ouvertes, élections…). Localisation du poste : Crous Normandie - Pôle de Caen Lieux habituels d’affectation Pôle de Caen – 23 avenue de Bruxelles Positionnement : Sous la direction du directeur de l’unité et de ses adjoints 2 Les champs des relations liées au poste Degré d’autonomie/ de responsabilité  Tâches encadrées par le directeur et ses adjoints.  Responsable de la qualité de l’accueil. Relations fonctionnelles internes :  Toutes structures internes à l’Unité de gestion (bureaux, cuisines, cafétérias, magasins).  Tous services centraux.  Toutes unités de gestion. Relations fonctionnelles externes :  Partenaires institutionnels (étudiants, administrations, établissements publics…). Compétences requises : Connaissances (savoir théorique) :  Environnement et réseau professionnels : Connaissance des différents partenaires et des réseaux professionnels du domaine.  Techniques d’élaboration de documents.  Techniques de communication : Méthodes pour communiquer efficacement à l'oral comme à l'écrit.  Culture Informatique. Compétences opérationnelles (savoir-faire):  Travailler en équipe : S’intégrer et coopérer dans un ou plusieurs groupes et y apporter une contribution efficace.  Gérer les relations avec les interlocuteurs : Faire preuve d'attention et d'écoute. Fournir des réponses aux questions ou orienter les personnes vers le service adéquat. Savoir entretenir des relations avec de nombreux partenaires.  Réceptionner et traiter des messages : Capacité à répondre au téléphone ou à un courriel, à retransmettre un message, à guider les interlocuteurs.  Enregistrer et classer des documents : Capacité à gérer les documents dans le système d’information et les classer.  Utiliser les outils bureautiques : Utiliser avec aisance les fonctions courantes du traitement de texte, du tableur et du diaporama.  Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : Se former aux applications métier et s’adapter à leurs évolutions. Savoir calculer des coûts. Savoir mettre en forme et valoriser un devis. Savoir rédiger et vérifier une facture.  Savoir rendre compte : Savoir présenter un travail en détaillant les différentes phases qui ont permis d’atteindre le résultat et faire remonter des questions ou des difficultés Compétences comportementales (savoir être)  Sens de l’organisation : Capacité à structurer un travail avec méthode pour atteindre ses objectifs. Capacité à hiérarchiser, à établir des priorités.  Capacité d’adaptation : Capacité à s’adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction de l’environnement, des enjeux de la situation et du type d’interlocuteur.  Sens relationnel : Capacité à entrer en contact avec les autres et à écouter pour favoriser l’échange et la communication. Réactivité : Capacité à agir ou à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions en fonction de leur degré d'urgence/d'importance. 3 Contraintes et caractéristiques particulières Contraintes du poste :  Structurelles : pics d’activité à certains moments de l’année.  Temporelle : permanence au secrétariat ou en guichet monétique le midi / permanence en guichet monétique le lundi ou le mardi soir en période haute.  Astreintes : non.  Risques liés au poste : comportement du public, travail sur écran.  Port de vêtement de protection : en cuisine dans le cadre du respect des normes HACCP. Caractéristiques particulières du poste :  Travail en binôme.  Respect de la confidentialité.  Réactivité face à des demandes ou à des changements imprévus.  Etre disponible sur les pics d’activité. Profil requis pour le poste Niveaux de qualification indispensable :  Niveau ( I à V) *: V/IV  Spécialité : Certifications et habilitations : Expérience exigée :  Si oui, nombre d’années : 5 ans  Domaine : secrétariat, gestion administrative et financière I - Niveau de formation supérieur à celui de la maîtrise. II- Niveau de formation équivalent à la licence ou à la maîtrise. III- Niveau de formation équivalent à un DUT, à un BTS ou à une fin de premier cycle de l’enseignement supérieur. IV- Niveau de formation équivalent à un BP (brevet professionnel), à un BT (brevet de technicien) ou un BAC Professionnel ou technologique. V- Niveau de formation équivalent à un BEP, à un CAP V. bis- Personnes sorties de 3ème générale, 4ème et 3ème technologique et des classes des seconds cycles courts VI- Personnes sorties du 1er cycle du second degré (6ème,5ème ,4ème) Evolution prévisionnelle du poste et dans le poste : Projection à moyen terme : Evolution des outils bureautiques et collaboratifs. Diversification des fonctions. Tendance à la mutualisation des fonctions. NON N OUI 4 Format du poste : Horaires de travail : Visa du DRH : pour validation du contenu de la fiche de poste de  Nom et prénom :  Le :  Signature du DRH : Visa du DUG ou chef de service  Nom et prénom :  Le :  Signature : Visa de l’agent Je certifie -------------------------------------------------------------avoir pris connaissance de la fiche de poste (Nom et prénom) de Secrétaire en unité de gestion restauration (intitulé de la fiche de poste). Le : A : Signature de l’agent : Fiche de poste évolutive en fonction des modifications d’organisation du service Crous de Normandie Date de création : 18/04/2019 Date de validation en Comité technique : Date de mise à jour : Médecine Préventive Données spécifiques liées aux visites de médecine préventive (périodicité, examens complémentaires….) Périodicité des visites : uploads/Management/ fiche-poste-secrsotariat-rc1.pdf