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1 Fiches pratiques du travailleur du savoir Elles accompagnent le livre de Chri

1 Fiches pratiques du travailleur du savoir Elles accompagnent le livre de Christophe Deschamps Le nouveau management de l’information La gestion des connaissances au cœur de l’entreprise 2.0 www.fypeditions.com 2 FICHES PRATIQUES Il n'y a pas de classement de l'univers qui ne soit arbitraire et conjectural. La raison en est très simple : nous ne savons pas quelle chose est l'univers. Jorge Luis Borges Si, comme nous l’avons vu, les technologies 2.0 sont une voie royale vers l’accroissement de l’efficacité collective, il est des besoins propres aux travailleurs du savoir qu’elles n’adressent pas directement. En effet, si les wikis permettent par exemple de rédiger un document à plusieurs mains, cette manière de travailler est encore rare dans les entreprises, la plupart du temps l’employé se retrouve seul face à son ouvrage, contraint d’avancer coûte que coûte. Les technologies 2.0 l’aideront certes à localiser le « matériau » nécessaire à sa tâche, tout comme elles lui permettront de rester en contact avec des experts de l’organisation. Pourtant toute la phase rédactionnelle et les compétences qu’elle suppose en termes de gestion du temps, d’utilisation des informations récoltées et d’écriture, reste à la seule charge du travailleur du savoir, individu finalement isolé qui doit savoir s’organiser pour rendre dans les temps le meilleur travail possible. En résumé, les technologies 2.0 permettent de tirer partie du réseau mais ne font pas le travail à notre place… Avec le pragmatisme que reflète mon blog depuis six ans1 je n’envisageai pas de ne faire que la moitié du chemin en m’arrêtant à ce constat. Les fiches pratiques proposées ici ont donc pour objectif de répondre aux besoins des travailleurs du savoir en présentant des méthodologies, conseils, outils et références qui, je l’espère, leur seront utiles. Ils ont pour objectif de les aider à déployer des stratégies de gestion de connaissances personnelles (PKM  Personal Knowledge Management). J’ai volontairement choisi dans ces fiches de ne pas appliquer la traditionnelle distinction outils/méthodologies car elle n’est pas aussi nette qu’on pourrait le croire. Bien souvent en effet, appliquer une méthode revient à se doter d’un outil. Si par exemple je décide d’appliquer Getting Things Done (GTD), la méthode de gestion des tâches de David Allen ( Fiche 1.1), la simple organisation que je mets en place à cet effet est en soi l’outil qui me permet d’atteindre mon objectif : l’outil est souvent dans la méthode et inversement. Cela n’empêche pas l’existence d’outils spécifiques prenant en charge une méthode donnée partiellement ou intégralement. Il existe par exemple de très nombreux services en ligne permettant de « numériser » GTD. Nous indiquerons donc ces logiciels, extensions ou services sans pour autant les décrire dans le détail. Dans la mesure où ils sont avant tout destinés à un usage individuel, nous avons privilégié les services gratuits et les logiciels open source ou freeware. 1 www.outilsfroids.net 3 Présentation du modèle TIICC (Temps – Identité – Informations – Connaissances – Compétences) Le modèle de PKM que nous présentons maintenant se veut global et tient compte des évolutions récentes du web. A l’instar des incontournables champs d’action du KM en entreprise et avec les mêmes objectifs décisionnels, les systèmes de PKM doivent permettre d’aider les travailleurs du savoir à gérer les éléments suivants : PKM  Individus KM  Organisations 1. Leur Temps  Gestion de projet 2. Leur Identité numérique  Gestion de la réputation/image (composante veille) 3. Leurs Informations  Gestion des connaissances 4. Leur Capital social  Gestion de la relation-client/usager 5. Leurs Compétences  Gestion des compétences, RH Mis à part la partie « Gestion de l’Information », ces fiches ne constituent pas une méthode en tant que telle mais un modèle auquel on se référera pour évaluer ses pratiques personnelles et cerner ses éventuelles lacunes. Les méthodes et outils existent toutefois au niveau inférieur et sont autant de briques fonctionnelles qui permettront de se créer un système totalement personnalisé. De leur côté, les organisations voulant répondre aux besoins de leurs employés pourront utiliser ce modèle pour déterminer les domaines où elles peuvent se montrer proactives. Le modèle TIICC pour le travailleur du savoir 2.0 4 Arnaud Velten*, concepteur des logos du modèle TIICC Gestion du Temps Le chronographe symbolise la mesure du temps. Il était primordial de représenter la notion de planification, décrire graphiquement sa maîtrise, ainsi le quart blanc symbolisant le laps de temps son début et sa fin prévue. L'aiguille nous situant (réalité objective), dans la progression, comme la boussole le fait pour contrôler notre direction. Gestion de l'Identité numérique Notre signal numérique se caractérise par nos traits de caractères et ce quel que soit le médium/vecteur numérique. J’ai pris le parti de représenter le sourire et les yeux (arobase), le sourire, exprimant selon moi le rapport à l'autre, le regard indiquant lui l'intérêt pour un sujet. Le tout forme un visage composé de deux forme simples : un rond et un hexagone. Gestion de l'Information L'information stratégique est parcellaire, la combinaison logique de signaux émis par le domaine permet de faire apparaître des tendances, des besoins, des attentes, des signes. J'ai voulu faire un clin d'oeil à Tetris qui vulgarisa bien avant son temps l'idée suivante : « bien ordonner le chaos prend du sens et fait marquer des points... ». Gestion du Capital relationnel Le capital humain a été, reste et restera le meilleur des investissements. L'idée fût de reprendre l'identité numérique mais de rajouter la combinaison de plusieurs pour leur donner du sens, un capital. Les mentons indiquent le centre d'intérêt et le centre « optique ». Les yeux regardent vers l'extérieur s'ouvrant sur d'autres directions. De là naît l’échange, quand chacun partage sa vision et partage son regard sur le sujet traité le capital devient instantanément un investissement rentable. Gestion des Compétences Les compétences s'associent, pour créer des méta-compétences. Votre kinesthésie combinée à votre logique, elles-même associées à la culture informatique, vous permettent sans effort conscient d'utiliser Internet pour vous « informer ». Je ne voulais pas des dents dans ces engrenages qui limiteraient la vision des compétences à une version binaire, machinale du sujet. Chaque compétence est unique, c'est la somme des expériences personnelles qui les ont façonnées et qui en font la valeur. La richesse d'une équipe d'experts vient de sa diversité de points de vue, d'où ce système de poulies s'entre-combinant. * www.as-map.com, arnauldvelten.wordpress.com, business-commando.com 5 Fiches présentées : Comment … ? N° de fiche Outils/méthodes Niveau: Débutant :  Avancé :  Expert :  Page 1.1 Comment gérer ses tâches : éléments de la méthode de David Allen (Getting things done)  7 1.2 Comment mieux gérer son temps au travail (1) : les interruptions  9 1.3 Comment mieux gérer son temps au travail (2) : la procrastination  11 Gérer son Temps 1.4 Fixer et gérer ses objectifs à long terme : éléments de la méthode de Stephen Covey  12 2.1 Se créer un identifiant unique OpenId avec myOpenID  14 2.2 Publier et partager ses coordonnées avec hCard  16 Gérer son Identité numérique 2.3 Comment gérer sa réputation numérique : nettoyer et surveiller  18 3.1 Configurer son système d’information personnel (1) : se créer un thésaurus personnel  20 3.2 Configurer son système d’information personnel (2) : réalisez un schéma de ses flux informationnels  23 3.3 Configurer son système d’information personnel (3) : choisir une solution de gestion de l’information personnelle  26 3.4 Identifier ses besoins en information : méthode de Peter Drucker et facteurs critiques de succès  28 3.5 Bien rechercher sur le web : les bases  30 3.6 Organiser sa veille (1) : sourcing et validation  32 3.7 Organiser sa veille (2) : surveillance de pages web et surveillance de flux RSS  35 3.8 Capturer ses découvertes numériques (1) : enregistrer et conserver ses favoris  38 3.9 Capturer ses découvertes numériques (2) : capturer des pages web complètes  40 3.10 Mieux gérer ses emails : le « Trusted Trio »  42 Gérer ses Informations 3.11 « Manipuler » des fichiers texte : convertir, fusionner, fractionner, comparer, extraire,…  45 6 3.12 Exploiter sa base de connaissance personnelle : Desktop search et traitement automatique du langage  47 3.13 Structurer et présenter l’information : les bases de la méthode Information mapping™  49 3.14 Synchroniser ses données : logiciels et services de synchronisation  51 3.15 Protéger ses données : sécuriser ses fichiers, ses emails, ses connexions à Internet  54 3.16 Collaborer sur le web : communication, coordination, production, relation  55 3.17 Améliorer sa créativité : cartes heuristiques et boosters de créativité  57 4.1 Mettre en place une stratégie- réseau (basé sur la méthode de Christian Marcon et Nicolas Moinet)  60 Gérer son Capital social 4.2 Entretenir son capital social : utiliser les services de social networking  62 5.1 Identifier ses compétences-clés : méthode de Peter F. Drucker  64 Gérer ses Compétences 5.2 Assurer sa promotion personnelle : méthode du personal branding (marque personnelle)  66 uploads/Management/ fiches-pratiques-pkm-c-deschamps.pdf