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Séminaire de Renforcement de capacités de 45 responsables des organisations de

Séminaire de Renforcement de capacités de 45 responsables des organisations de la société civile en outils GERME du BIT LOME DU 04 AU 16 AOUT 2008 Rapport Financement : PNUD TOGO Exécution Maxime SOGBOSSI et Moufoutaou ZOMAHOUN Formation GERME PNUD-TOGO Août 2008 2 INTRODUCTION Dans sa politique de lutte contre le VIH/Sida et la pauvreté, le PNUD entreprend à travers son programme VIH/sida, soutenir des actions de renforcement des capacités en gestion d’entreprise et en élaboration de plan d’affaires selon la méthodologie GERME du BIT au profit des responsables des organisations de la société civile de lutte contre le VIH/sida, contenues dans le plan stratégique national 2007-2010. Le but poursuivi par cette action est de donner des compétences en gestion d’entreprise nécessaires aux responsables des organisations de la société civile afin de leur permettre d’initier et de mettre en œuvre avec succès de mini projets capables d’améliorer leurs situation socio- économique , de pérenniser leurs actions de soutien aux PVVIH, de consolider leurs emplois et d’en créer d’autres. A cet effet, deux consultants formateurs spécialistes en création et en gestion des entreprises au Centre de Suivi et d’Assistance en Management et certifiés par le BIT, ont été mandaté par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) pour assurer la formation de 45 responsables des organisations de la société civile. Le présent rapport rend compte du déroulement des sessions de formation de six (6) jours chacune, organisées à cet effet du 04 au 16 Août 2008 à la chambre de commerce et de l’industrie du Togo (CCIT) à lomé. I- OBJECTIF L’objectif de cette formation est de faire acquérir aux responsables de réseaux d’ONG/associations de lutte contre le VIH/sida des aptitudes et compétences devant leur permettre d’une part, d’élaborer des plan d’affaires dans le cadre de la création ou de l’extension de leur entreprise ou activité génératrice de revenus, et d’autre part, de gérer efficacement leur structure, entreprise ou activité génératrice de revenus à travers les règles de gestion éditées par le programme GERME du Bureau International du Travail (BIT) De façon spécifique, il s’agit de permettre aux participants à cette formation d’avoir des informations, des outils et accompagnement nécessaires leur permettant de : 1. développer l’esprit d’entreprise et de susciter l’émergence de nouvelles activités créatrices de richesses et d’emplois ; 2. d’élaborer des plans d’affaires pertinents et viables ; 3. gérer efficacement leur entreprise ou leur activité génératrice de revenus à travers les modules suivants : - L’entreprise et la famille - Le marketing - Les étapes de l’approvisionnement - Le calcul des coûts Formation GERME PNUD-TOGO Août 2008 3 - La comptabilité - La planification financière - La gestion du personnel (personnel et productivité. II- PROFIL DES PARTICIPANTS Les participants à cette formation sont au nombre de quarante cinq (45) soit quinze femmes (15) et trente hommes (30). Ils viennent tous des organisations de la société civile intervenant dans la lutte contre le VIH/sida et occupent des postes de directeur exécutif, chargé de programme, assistants ou conseillers de projets, etc…. Ils ont pour la plupart le niveau supérieur, donc un niveau acceptable pour la formation et sont dans les tranches d’âge de 23 à 60 ans. Parmi les organisations représentées, certaines ont entrepris des activités génératrices de revenus dans les domaines du transport, le commerce de divers produits pharmaceutiques, le laboratoire d’analyses, les centres de soins etc....... III- ATTENTES DES PARTICIPANTS Attentes du groupe 1 1. Acquérir des connaissances et compétences pour créer une entreprise 2. Avoir des outils de travail pratique en gestion des entreprises 3. Acquérir des compétences en suivi et évaluation des projets 4. Maîtriser l’élaboration d’un plan d’affaires 5. Acquérir des compétences pour mieux gérer les AGR 6. Connaître les cycles d’approvisionnement et savoir élaborer les budgets 7. Maîtriser comment amener une structure d’appui à s’autofinancer 8. Acquérir des compétences en matière de suivi et de contrôle des bénéficiaires des AGR 9. Acquérir des techniques d’évaluation des forces et faiblesses dans la gestion du personnel 10. Maîtriser la gestion des conflits 11. Avoir des notions de base sur le marketing 12. Avoir la capacité de défendre les plans d’affaires Attentes du groupe 2 1. Avoir des outils pour mieux gérer le personnel. 2. Acquérir des compétences de mobilisation des ressources 3. Acquérir des compétences pour mieux gérer les AGR 4. Maîtriser comment monter un plan d’affaire 5. Acquérir des techniques pour mieux vendre les produits et services Formation GERME PNUD-TOGO Août 2008 4 6. Maîtriser la rédaction de projets et Programmes 7. Maîtriser les techniques de la concurrence 8. Avoir la bonne maîtrise des outils comptables 9. Avoir des aptitudes pour conduire des plans d’affaires 10. Développer le leadership et le management Commentaires sur les attentes Comme on peut s’en apercevoir, les attentes des participants cadrent assez bien avec les objectifs du séminaire. Toutefois, des réserves ont été émises par l’équipe de formateurs quant à la satisfaction intégrale des attentes 9 et 10 pour la session 1 et 2 et 6 pour la session 2 en raison du fait que les attentes sont plus orientées vers la capacité en gestion des organisations que vers la création et la gestion d’une entreprise qui est l’objet de l’opération. IV- DEROULEMENT DE LA FORMATION A- L’Approche Le PNUD a fait l’option d’utiliser les outils et l’approche GERME (Gérez Mieux votre Entreprise) du Bureau International du Travail (BIT) pour la mise en ouvre des activités de renforcement des capacités des organisations de la société civile. Chaque session de formation a duré cinq (6) jours à raison de six heures trente minutes (06 h 30mn) de travail par jour. Ceci signifie que comme l’exige cette méthodologie du BIT, le séminaire a été conduit selon une approche participative à plusieurs volets à savoir : 1) Le nivellement des attentes qui a consisté à recueillir les attentes des participants en début de séminaire et à les confronter aux objectifs afin d’affiner et de consolider les visions sur les résultats qu’on est en droit d’attendre du séminaire. 2) Le recours aux méthodes de formation comme le brainstorming, les jeux de rôles, les études de cas, les discussions ouvertes, les travaux de groupes qui ont permis d’impliquer réellement ces participants dans le processus d’apprentissage. 3) L’animation de l’atelier est dirigée selon l’approche « team monitoring » (co- animation). Ainsi, la session est animée par une équipe de deux (2) facilitateurs GERME certifiés, accrédités par le BIT tel que l’exige la méthodologie GERME. 4) Les assistances individuelles qui ont permis à chacun des participants de bénéficier constamment et à volonté, de conseils spécifiques sur leurs activités de la part des facilitateurs en dehors des horaires de formation. Formation GERME PNUD-TOGO Août 2008 5 5) Les évaluations quotidiennes qui ont permis de prendre en compte les remarques des participants afin d’apporter des mesures correctives permettant d’assurer un bon déroulement des séances et de s’assurer que les attentes sont progressivement comblées. 6) L’évaluation finale : il est procédé à la fin de l’atelier à une évaluation générale dont les résultats sont consignés dans ce rapport. Cette évaluation a permis de voir quelles attentes des participants sont comblées, et lesquelles restent à renforcer au cours du suivi. Il ne saurait être une évaluation sous forme de contrôle de connaissance. Ceci n’exclut cependant pas la vérification des points d’apprentissage par rapport aux objectifs pédagogiques au fur et à mesure de la progression. Formation GERME PNUD-TOGO Août 2008 6 B- Le contenu Le contenu de la formation a été articulé autour d’un certain nombre de points dont les plus importants sont dans le tableau suivant : MODULES THEMES OBJECTIFS PEDAGOGIQUES L’entreprise et la famille - Savoir distinguer l’entreprise de la famille - L’influence de la famille et de l’environnement élargi. Permettre aux Participants de : Bien identifier l’influence positive et négative de la famille, des amis et autres sur les décisions de l ‘entreprise et leur qualité Séparer les biens de l’entreprise de ceux de la famille. Jeu d’entreprise Module 1ou 2 - Présentation du cycle économique élémentaire - Comprendre la demande et l’offre - Atteindre les clients et mieux gérer l’entreprise Les participants seront entraînés : - au cycle économique élémentaire (Argent reçu, argent dépensé pour les frais, argent économisé) - à la planification du meilleure usage du capital selon les besoins - L’importance de tenir un flux de liquidité actif, gérer le volume des entrées de fonds - La nécessité de tenir les comptes - A l’estimation de la taille du marché et de la demande Formation GERME PNUD-TOGO Août 2008 7 Le marketing - Comprendre vos clients - Satisfaire vos clients - Les caractéristiques d’un bon vendeur - Comprendre l’importance du marketing - Savoir tirer profit des 4 P du marketing pour améliorer - Identifier leur marché grâce aux études de marché Approvisionnement - gestion de stock - S’approvisionner pour améliorer ses affaires - Choisir les meilleurs fournisseurs pour son entreprise - Importance des inventaires dans une entreprise - Nécessité de la gestion de stock - Comprendre l’importance de l’approvisionnement - Suivre les 8 étapes uploads/Management/ germe-1 1 .pdf