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Qu'est-ce que la gestion commerciale ? Une bonne gestion d'entreprise passe ind

Qu'est-ce que la gestion commerciale ? Une bonne gestion d'entreprise passe indéniablement par une bonne gestion commerciale. En effet, votre facturation, vos créances clients sont des données à absolument maitriser pour assurer la continuité d'exploitation de votre société, il faut savoir relancer vos clients pour ne pas laisser votre chiffre d'affaires en dehors de votre compte bancaire. Le suivi de vos fournisseurs également, essayez de négocier avec eux des délais de règlement. La gestion commerciale : A quoi ça sert ? La gestion commerciale permet de « piloter » une entreprise. En effet, la gestion commerciale permet par exemple de fixer un prix de vente, de suivre l'évolution de ses stocks ou encore d'accéder rapidement aux informations d'un client ou d'un fournisseur. La gestion commerciale donne les indices qui permettent aux dirigeants de prendre les bons choix stratégiques. La gestion commerciale : Un bon système de gestion Aujourd'hui pour avoir un système de gestion commerciale efficace, il est nécessaire de passer par un bon logiciel informatique. Il en existe beaucoup adaptés aux différents utilisateurs et aux différentes entreprises. La gestion commerciale: le logiciel Dans les logiciels de gestion commerciale, on trouve des modules permettant:  La création de factures, commandes et bons de livraison  Le suivi des achats et des ventes de votre entreprise  Le transfert des données en comptabilité  D'obtenir les relevés des clients en attente de paiement ou de facturation  De créer un réseau pour mettre en relation vos données pour les différents services de l'entreprise Pour optimiser son entreprise, il est nécessaire de se pencher de manière attentive sur les différents champs de la gestion commerciale. Les logiciels de gestion commerciale Les logiciels de gestion commerciale sont des logiciels de gestion permettant de gérer les documents générés par les relations entre l’entreprise et ses partenaires (clients, fournisseurs) ainsi que ceux liés aux stocks. Compta-Facile vous dévoile l’utilité d’avoir un logiciel de gestion commerciale. 1. Définition du logiciel de gestion commerciale Un logiciel de gestion commerciale est un logiciel de gestion possédant sa propre base de données et permettant :  D’enregistrer les données relatives aux clients et aux fournisseurs (coordonnées, identification du correspondant, produits généralement achetés/vendus, tarifs négociés avec le partenaire, RIB etc.) ;  De créer des bons de commandes fournisseurs/clients et de les transformer en bons de livraison puis en factures d’achats/de ventes (qui pourra faire l’objet d’un enregistrement comptable par déversement de la gestion commerciale vers le logiciel de comptabilité) ;  De gérer les en-cours clients / fournisseurs ;  De gérer les stocks en fonction des entrées (livraisons fournisseurs) et des sorties (livraisons clients). 2. Utilité du logiciel de gestion commerciale Un logiciel de gestion commerciale correctement paramétré et utilisé présente de nombreux atouts :  Un gain de temps : les documents de la base de données de la gestion commerciale peuvent, en général, être transférés automatiquement vers le logiciel de comptabilité (les factures d’achats et factures fournisseurs peuvent être comptabilisées automatiquement) ;  Une meilleure rentabilité : la gestion commerciale permet de suivre les commandes, les émissions de factures et leur paiement. Elle permet d’agir rapidement, sans forcément attendre que la comptabilité soit mise à jour. Elle présente l’avantage incontestable de limiter le risque d’oubli de facturation ;  Une optimisation des stocks : les réapprovisionnements peuvent être effectués en temps réels, un seuil critique de niveau de stocks peut être défini ;  Une gestion évolutive : les besoins de l’entreprise évoluent. C’est pourquoi les logiciels de gestion commerciale proposent différentes gammes, elles-mêmes composées de nombreux modules, qu’il est possible de choisir ou non. Attention toutefois, les logiciels de gestion commerciale ne sont pas adaptés pour tous les types d’activité. A titre d’exemple, ils proposent des fonctionnalités peu adaptées aux commerces de détail. De plus, l’outil doit être adapté à la structure et permettre une utilisation en temps réel par tous les responsables concernés (responsable des achats, des ventes, des stocks) qui n’excède pas leur domaine de compétences. Il est absolument nécessaire de définir des droits d’accès par utilisateur en fonction de sa responsabilité dans l’entreprise. Conclusion : les logiciels de gestion commerciale sont indispensables dans la plupart des entreprises. Ils ne trouvent toutefois pas d’intérêts dans certaines activités, les commerces de détail par exemple. Lorsqu’ils sont adaptés à la structure, les logiciels de gestion commerciale permettent un gain de temps indéniable, une rentabilité accrue et une meilleure gestion des stocks. Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Quels sont les critères à prendre en compte dans le processus de choix du logiciel de gestion commerciale ? Compta-Facile vous apporte ici les réponses à ces questions. 1. Utilisation et fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale Utilité d’un logiciel de gestion commerciale Un logiciel de gestion commerciale permet de structurer, d’organiser et d’automatiser le fonctionnement de l’entreprise. Il assure la gestion complète des services « achats » et « ventes » de l’entreprise. Correctement paramétré, il permet de :  diminuer le temps consacré à la création des documents commerciaux (évite les phénomènes de ressaisie des informations) ;  réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle (erreur dans le prix, le code du produit, la TVA, etc.) ;  gagner en réactivité commerciale (les devis sont établis plus rapidement) ;  suivre en temps réel l’évolution des stocks et ainsi anticiper toute rupture ;  gagner en efficacité (génération de relance en cas de retard de paiement de clients) ;  avoir une vision globale de l’activité commerciale et de la rentabilité de l’entreprise (à travers la génération de tableaux de bord). Fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale Un logiciel de gestion commerciale dispose d’un nombre important de fonctionnalités, plus ou moins étendus selon les besoins de l’entreprise et la gamme qu’elle choisit :  Réalisation des devis,  Établissement des bons de commandes, bons de livraisons et factures de ventes (et intégration dans la comptabilité),  Suivi des commandes clients et des règlements,  Gestion des achats, des niveaux de stocks et des inventaires,  Intégration automatique des factures d’achats dans la comptabilité,  Gestion du portefeuille d’articles et de la tarification… 2. Nos conseils pour choisir son logiciel de gestion commerciale L’investissement dans un logiciel de gestion commerciale nécessite, au préalable, d’identifier précisément, d’une part les besoins de l’entreprise et, d’autre part, son budget. Modalités de tenue de la comptabilité de l’entreprise Il est important d’étudier les interactions et liaisons possible entre le logiciel de gestion commerciale et le logiciel de comptabilité (de l’entreprise ou celui de l’expert-comptable). Leur compatibilité doit être étudiée. Les logiciels de gestion commerciale les plus performants proposent notamment un déversement automatique des données dans le logiciel de comptabilité (intégration automatique ou intégration à l’aide d’un export de fichier des factures de ventes et d’achats). Ergonomie et simplificité d’utilisation du logiciel gestion commerciale Un logiciel de gestion commerciale ne sera pris en main efficacement que s’il est simple d’utilisation et épuré. La navigation doit être intuitive et la saisie éventuellement guidée. Il est appréciable que les opérations récurrentes soient automatisées. Critères de personnalisation Il est important de veiller à ce que les documents commerciaux générés par le logiciel de gestion commerciale puissent être personnalisés avec les éléments propres à l’entreprise (logo, mentions obligatoires, etc.). En effet, ces documents constituent également un support de communication pour l’entreprise et ils doivent respecter certaines mentions obligatoires. Accès à une hot-line Il est généralement recommandé de vérifier qu’une hot-line (assistance téléphonique) soit dédiée aux utilisateurs du logiciel de gestion commerciale et de s’assurer que celle-ci soit réactive. Une formation pourra être proposée par l’éditeur du logiciel (attention, elle est généralement payante, en plus de la licence d’utilisation). Contraintes techniques et budgétaires Il convient de déterminer notamment : le nombre d’utilisateurs prévus, le matériel utilisé (installation en monoposte, sur un réseau ou recours au mode SaaS), le volume de données à traiter et les fonctionnalités précises attendues. Les plus petites structures qui assument en interne les tâches comptables et administratives auront, la plupart du temps, recours à un logiciel de facturation couplé à un logiciel de comptabilité (généralement, les achats et les stocks y sont gérés de manière moins automatisée que dans les grandes structures ; ne serait-ce que par contrainte de budget). A l’inverse, les structures plus importantes préféreront utiliser un logiciel de gestion commerciale compatible avec leur logiciel de comptabilité ; solution forcément plus complète mais plus onéreuse. Mises à jour du logiciel de gestion commerciale Enfin, il est important de se renseigner sur la périodicité des mises à jour. Tout éditeur doit effectuer une veille légale et mettre à jour en conséquence ses logiciels en fonction des évolutions de la législation (et notamment, par exemple, de tout changement en matière de mentions obligatoires sur les factures). Période d’essai gratuite Pour vérifier que le logiciel de gestion commerciale corresponde au mieux aux besoins de l’entreprise, rien de mieux que de le tester gratuitement. Certains éditeurs proposent des périodes d’essais de leurs logiciels uploads/Management/ gestion-commercial-et-informatique.pdf