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kj MAI 2016 Travaux issus du Programme National Gestion des Lits, initié par ma

kj MAI 2016 Travaux issus du Programme National Gestion des Lits, initié par madame la ministre de la Santé, des affaires sociales et du droit des femmes METTRE EN ŒUVRE ET PARTAGER Gestion des lits : vers une nouvelle organisation Tome 2 : Mise en œuvre et bilan ANAP - mai 2016 2 xxxxxxxxxxxx Les publications de l‘ANAP s‘inscrivent dans 3 collections, pour transmettre aux professionnels de santé les clés pour : ANTICIPER ET COMPRENDRE une thématique avant de s‘engager dans une démarche de transformation et d‘amélioration de leur performance, DIAGNOSTIQUER et comparer leurs performances, afin de bénéficier d‘un éclairage indispensable à l‘initiation de leur projet, METTRE EN ŒUVRE ET PARTAGER leurs expériences avec leurs pairs en s‘inspirant de conseils méthodologiques et de pratiques organisationnelles. Céline Baud, ANAP celine.baud@anap.fr Bénédicte Le Mouël, ANAP benedicte.lemouel@anap.fr Christine Kiener, ANAP christine.kiener@anap.fr ANAP - mai 2016 3 Gestion des lits : vers une nouvelle organisation Tome 2 : Mise en œuvre et bilan Résumé L’organisation du séjour et du parcours-patient au sein de l’hôpital est un projet transversal qui impacte et mobilise l’ensemble des professionnels. Cette publication s’adresse aux directeurs d’établissements sanitaires et aux professionnels en charge de l’optimisation de ce parcours et de la gestion des lits. Elle a pour objectif de poursuivre la démarche « clé en main », initiée dans le tome 1, pour l’optimisation de la gestion des lits dans leur établissement. Ce tome 2 illustre les différents retours d’expériences issus des plans d’actions suivis pendant 18 mois par les 151 établissements métropolitains accompagnés dans le programme gestion des lits. Le document présente successivement le bilan, les fiches actions et les outils associés, en maintenant l’attention particulière sur la manière de communiquer et de conduire le chan- gement pour mener à bien un tel projet. À chaque étape, sont proposés des outils, supports et modèles de présentation, retours d’expériences et témoignages, favorisant l’ap propriation de la démarche par tous et le partage de bonnes pratiques orga ni sa tionnelles. Summary The organisation of a patient’s stay and experience in hospital is a cross-functional project affecting and involving all healthcare professionals. This publication is aimed at healthcare establishments and professionals responsible for optimising this experience and bed management. Its purpose is to continue the ‘turnkey’ approach, begun in Part 1, to optimising bed management in their establishment. Here, Part 2 illustrates the various feedback received from action plans monitored over 18 months by the 151 metropolitan establishments supported through the Bed Management Programme. The document presents, in turn, the report, action forms and associated tools, maintaining special focus on means of communicating and leading change to bring such a project to a successful conclusion. Each step proposes presentation tools, documents and templates, lessons learned and case studies, helping everyone involved to understand the approach and share best organisational practices. 4 ANAP - mai 2016 5 Gestion des lits : vers une nouvelle organisation Tome 2 : Mise en œuvre et bilan Sommaire Préface p. 7 Principaux enseignements et résultats p. 8 S’engager dans la démarche : pourquoi et comment ? p. 9 Les prérequis nécessaires à la mise en œuvre des actions p. 10 Les facteurs de réussite mis en avant p. 14 Des résultats encourageants p. 16 Les fiches actions une aide à la mise en œuvre du projet p. 22 Pré-admissions et programmation p. 27 Fiche 1 : Développer la pré-admission et les fiches de programmation des séjours p. 27 Fiche 2 : Optimiser une unité d’hospitalisation de chirurgie ambulatoire p. 30 Fiche 3 : Optimiser une unité d’hospitalisation de jour de médecine p. 33 Fiche 4 : Justifier la pertinence d’une unité d’hospitalisation de semaine p. 35 Fiche 5 : Justifier la pertinence d’une unité d’aval des urgences p. 37 Fiche 6 : Mettre en place un outil de visualisation des lits en temps réel et en prévisionnel p. 40 Fiche 7 : Renseigner dès la programmation et faire vivre la durée prévisionnelle de séjour par les praticiens p. 44 Gestion du séjour – Sortie - Aval p. 47 Fiche 8 : Mettre en place des règles d’hébergement p. 47 Fiche 9 : Mettre en place une fonction de coordination des séjours p. 50 Fiche 10 : Préparer la sortie et anticiper l’aval p. 56 Fiche 11 : Mettre en place des partenariats avec les structures d’aval (SSR, HAD, etc.) p. 61 Fiche 12 : Suivre les séjours longs p. 65 Fiche 13 : Structurer une filière de prise en charge intra-hospitalière p. 67 Ajustement des ressources p. 71 Fiche 14 : Mettre en adéquation les ressources en lits à l’activité p. 71 Fiche 15 : Mettre en adéquation les ressources humaines à l’activité p. 75 Fiche 16 : Structurer un dispositif Hôpital en tension (HET) p. 77 « On en parle » p. 80 Témoignage de la clinique Sainte-Marie : mise en place de la récupération rapide post-chirurgie (RRPC) p. 81 Les urgences au Queen’s Hospital de Londres, Royaume-Uni p. 82 Le Big data Australien pour anticiper les besoins en lits d’un établissement p. 83 Glossaire p. 84 Remerciements p. 86 6 Gestion des lits : vers une nouvelle organisation Tome 2 : Mise en œuvre et bilan ANAP - mai 2016 7 Préface Le programme national gestion des lits a été conçu par l’ANAP et le CNUH en réponse à la grave saturation des services d’urgence que nous avons connue durant l’hiver 2012-2013. 151 hôpitaux de tout type et de toute taille y ont participé. Les fédérations, les conférences hospitalières et les ARS ont accompagné cette initiative majeure, avec une unité assez rare sur nos sujets médicaux. Tout d’abord, je voudrais m’adresser aux établissements ayant participé à ce programme. Ce que vous avez fait, certes, nous l’avions pensé, nous l’avions programmé, mais, vous l’avez réalisé, établissement par établissement, service par service, presque lit par lit. Le retour positif du terrain a été rapide. Plus personne ne peut aujourd’hui nier l’importance d’une bonne gestion des lits dans un établissement, alors que ce sujet était encore tabou il y a deux ans. Plus personne ne peut dire aujourd’hui que la saturation des urgences est une fatalité. L’urgence, souvent considérée comme totalement imprévisible, a pu être appréhendée comme une activité reproductible et paramétrable, permettant ainsi de mieux gérer les prises en charge en aval. Vous avez décliné le concept au-delà du « bed management » des gestionnaires de lits. Vous avez montré que les bénéfices d’une gestion des lits reposent sur des parcours fléchés, une mutualisation des moyens et une anticipation des durées d’hospitalisation. En quelques mois, les lignes ont donc bougé. Vous avez montré qu’il était possible de réagir, à condition de s’en donner les moyens. Je me tourne maintenant vers les hôpitaux qui s’engagent dans une telle démarche. À l’évidence il n’est pas possible de proposer une « recette » unique. Les réalités du terrain, l’avancement de la réflexion, l’implication des communautés soignantes, conduisent à proposer une stratégie et un plan d’actions adaptés à chaque établissement. C’est pourquoi ce guide décrit les conditions nécessaires à la réussite de votre projet et vous offre une boîte à outils rassemblant des mesures concrètes ayant subi l’épreuve du feu. Le programme gestion des lits a permis une avancée capitale pour l’hôpital dans son ensemble. Nous devons absolument, avec l’ensemble de la communauté hospitalière, poursuivre cette marche en avant, avec la même énergie. Mon souhait le plus vif est que les établissements ayant participé au programme mené par l’ANAP redoublent d’initiatives et entraînent les autres hôpitaux dans leur sillage. Ce guide est donc, en quelque sorte, une invitation à aller plus loin. Merci et bravo à tous ! Professeur Pierre Carli Président du CNUH, médecin chef du SAMU de Paris. – 1 – Principaux enseignements et résultats – Le guide « Gestion des lits vers une nouvelle organisation : tome 1 » traitait du cadrage d’un projet de gestion des lits jusqu’à la définition du plan d’actions. Ce deuxième tome présente en première partie les enseignements du programme et en deuxième partie les fiches actions. Vous y trouverez également les résultats obtenus par les 151 établissements métropolitains accompagnés sur 18 mois. Les données sont issues des indicateurs remontés tous les 2 mois par les établissements, d’un questionnaire de fin de programme adressé aux établissements et du bilan présenté par les établissements. Afin d’illustrer le propos, des verbatims émanants des binômes du programme ont été insérés. Le guide « Gestion des lits vers une nouvelle organisation : tome 1 » est disponible sur le site de l’ANAP : www.anap.fr Gestion des lits : vers une nouvelle organisation Tome 2 : Mise en œuvre et bilan ANAP - mai 2016 9 Chapitre 1 Principaux enseignements et résultats 1. S’engager dans la démarche : pourquoi et comment ? 1.1 Une nécessité de désengorger les urgences et fluidifier le parcours-patient Pour les établissements participant au programme, le projet gestion des lits s’est inscrit dans un contexte d’engorgement des urgences (36 %), de restructuration des activités (27 %), de manque de places d’aval (25 uploads/Management/ gestion-des-lits-vers-une-nouvelle-organisation-tome-2-mise-en-oeuvre-et-bilan.pdf