Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

L’informatique au service la maintenance Ce manuel vous permet de découvrir Opt

L’informatique au service la maintenance Ce manuel vous permet de découvrir OptiMaint au travers de votre propre exemple. Vous n’allez aborder qu’une partie des fonctionnalités pour avoir une vue globale du logiciel. Toutes les données que vous allez renseigner peuvent être conservées après le choix définitif de notre solution de GMAO. Ainsi, vous pouvez commencer à travailler avec OptiMaint dès aujourd’hui ! Important : OptiMaint peut gérer n'importe quel type d'équipement ; des moyens de production, des bâtiments, du matériel informatique, des véhicules ... C'est pourquoi, le logiciel est adapté aux besoins des différents secteurs de l'industrie, du tertiaire, des services, des collectivités, des hôpitaux etc ... N’oubliez pas … à tout moment vous pouvez avoir une aide contextuelle à l’aide de la touche : F1 Bonne découverte … GMAO OptiMaint Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur Manuel de prise en main ATTENTION : La mise en application de ce manuel nécessite une connexion sous un profil administrateur (ex : JYM) avec un affichage complet des menus (menu : Fichier | Masquer menus utilisateurs : décoché) Manuel de prise en main OptiMaint 2 / 64 OptiMaint GMAO – Gestion de Maintenance OptiMaint est un véritable outil d’aide à la décision pour votre structure qui va vous permettre une gestion optimisée des ressources humaines, matérielles et budgétaires. Cela se traduit concrètement par la couverture fonctionnelle suivante : GESTION DU PATRIMOINE GESTION DES INTERVENTIONS GESTION DES ACHATS GESTION DES STOCKS GESTION DES BUDGETS GESTION DES PROJETS Permet de décrire dans le détail les équipements (tous les actifs) à maintenir Permet d’optimiser la gestion des interventions préventives et curatives avec un historique Permet d’optimiser la gestion des achats avec un cycle complet de la demande de prix jusqu’à la facture fournisseur Permet d’optimiser la gestion des stocks en évitant les ruptures ou les sur stock Permet de suivre ses budgets de fonctionnement Permet de suivre les budgets alloués à des projets d’investissement (travaux neufs) Quels sont les bénéfices d’une GMAO ? - Améliorer le contrôle des coûts - Optimiser le budget maintenance - Optimiser la gestion des achats et des stocks (réduction des coûts) - Augmenter la disponibilité des équipements (diminution du manque à produire) - Améliorer et faciliter la planification de la maintenance - Capitaliser sur l’expérience (consultation facile et rapide de l’historique) - Diminuer le nombre, la fréquence et la gravité des pannes - Améliorer la qualité de service (répondre aux besoins et augmenter le taux de satisfaction, ISO) - Augmenter la productivité de la maintenance - Réduire au maximum les interventions urgentes - Diminuer les délais d’intervention Une GMAO permet la réduction des coûts du service maintenance et l’augmentation de la fiabilité des équipements avec une disponibilité maximale. Une GMAO maîtrisée doit aboutir à des gains de productivité et d’efficacité et donc une meilleure compétitivité. ATTENTION : La mise en application de ce manuel nécessite une connexion sous un profil administrateur (ex : JYM) avec un affichage complet des menus (menu : Fichier | Masquer menus utilisateurs : décoché) Manuel de prise en main OptiMaint 3 / 64 QUELQUES CONSEILS D’UTILISATION ….............................................................................................4 Les utilisateurs et la confidentialité .........................................................................................................5 Les menus ..............................................................................................................................................6 Les langues.............................................................................................................................................7 La barre d'outils.......................................................................................................................................7 Validation des données utilisateurs ........................................................................................................7 Les listes déroulantes .............................................................................................................................8 Les recherches .......................................................................................................................................9 Les dates...............................................................................................................................................10 Les états................................................................................................................................................10 L’Aide ....................................................................................................................................................11 NOMENCLATURE ET CODIFICATION...................................................................................................12 Nomenclature – Arborescences ...........................................................................................................13 CREER VOTRE SOCIETE.......................................................................................................................18 Créer votre société................................................................................................................................19 Créer une division.................................................................................................................................20 Créer un centre de frais ........................................................................................................................20 GERER VOS EQUIPEMENTS.................................................................................................................21 Créer un équipement ............................................................................................................................22 Créer un planning équipement .............................................................................................................24 Personnaliser un équipement ...............................................................................................................25 Recherche d'un équipement.................................................................................................................27 Créer un organe....................................................................................................................................29 Créer un lien équipement / organe .......................................................................................................29 Exploration arborescente......................................................................................................................30 GERER VOS INTERVENTIONS..............................................................................................................31 Définir des intervenants ........................................................................................................................35 Saisir des exceptions............................................................................................................................36 Créer une Demande d'Intervention.......................................................................................................37 Créer un bon de travail (B.T.) ...............................................................................................................38 Créer une maintenance préventive.......................................................................................................39 Générer les B.T. préventifs...................................................................................................................41 La synthèse des charges et des ressources ........................................................................................41 Affecter les B.T. ....................................................................................................................................43 Créer une fiche activité sur B.T. ...........................................................................................................44 Créer un B.T. mono activité ..................................................................................................................45 Créer une fiche activité hors B.T. .........................................................................................................46 GERER VOS STOCKS ............................................................................................................................47 Créer un magasin .................................................................................................................................49 Créer un fournisseur .............................................................................................................................49 Créer un article .....................................................................................................................................50 Sortir un article du stock .......................................................................................................................51 GERER VOS ACHATS.............................................................................................................................52 Suggestion de réapprovisionnement ....................................................................................................54 Validation d'une suggestion de réapprovisionnement ..........................................................................54 Rechercher une commande..................................................................................................................55 Etablir une commande..........................................................................................................................56 Réceptionner un article.........................................................................................................................57 Enregistrer une facture suite à une commande....................................................................................57 Enregistrer une facture sans commande auparavant...........................................................................58 GERER VOS BUDGETS..........................................................................................................................59 Gérer vos budgets ................................................................................................................................60 Définir un budget pour un centre de frais .............................................................................................60 GERER VOS PROJETS D’INVESTISSEMENT.......................................................................................61 Créer un projet d'investissement ..........................................................................................................63 ATTENTION : La mise en application de ce manuel nécessite une connexion sous un profil administrateur (ex : JYM) avec un affichage complet des menus (menu : Fichier | Masquer menus utilisateurs : décoché) Manuel de prise en main OptiMaint 4 / 64 QUELQUES CONSEILS D’UTILISATION … ATTENTION : La mise en application de ce manuel nécessite une connexion sous un profil administrateur (ex : JYM) avec un affichage complet des menus (menu : Fichier | Masquer menus utilisateurs : décoché) Manuel de prise en main OptiMaint 5 / 64 Les utilisateurs et la confidentialité Authentification des utilisateurs Lors de la connexion dans OptiMaint, tout utilisateur doit obligatoirement s'identifier par son nom d’utilisateur (initiales, matricule...). Au premier lancement d’OptiMaint, il vous est proposé de vous connecter : - avec les initiales du responsable de maintenance (Jean-Yves Martin) JYM - sans aucun mot de passe - dans la société fictive OptiCar Vous pouvez choisir la connexion dans : - OptiMaint logiciel complet - OptiCom module qui permet la communication inter services au travers des demandes d’intervention, demandes d’achat, mise à jour des plannings … Il est possible de sécuriser l’accès avec des mots de passe (cryptés dans la base de données). A noter que la gestion globale des mots de passe correspond à la norme FDA (Food and Drug Administration - 21 CFR Part 11) qui est imposée dans certains secteurs d’activités (industries agroalimentaires, pharmaceutiques). Droits d'accès Afin d’adapter OptiMaint aux besoins de votre société et au sein de votre société à tous les utilisateurs, il est possible de définir des droits d’accès (lecture/écriture) pour toutes les fonctionnalités proposées dans OptiMaint. Ainsi le responsable maintenance aura, sans doute, accès à toutes les fonctionnalités alors qu’un technicien de maintenance pourra être limité à certaines. La confidentialité se gère à partir de profils d’utilisateur (exemples de profils : techniciens de maintenance, acheteur, magasinier …). A chaque profil, est associé des droits d’accès en lecture/écriture pour les différentes fonctionnalités proposées. (Voir les menus : Fichier | Sécurité | Profil et Confidentialité). Le nombre de profils est illimité. Pour avoir des exemples concrets, lors du lancement d’OptiMaint, connectez dans la société OptiCar sous ces différents noms d’utilisateurs (sans aucun mot de passe) : - JYM (le responsable maintenance) - BLANDIN (un intervenant de la maintenance) - KALFON (un intervenant extérieur) - MAHE (une personne aux achats) - MORO (le magasinier) Dans cet exemple, Jean-Yves MARTIN (JYM) responsable de maintenance a accès à tous les menus et toutes les fonctionnalités. Dans cet autre exemple, Jules KALFON est un intervenant extérieur qui est restreint à quelques fonctionnalités liées aux interventions. Il est également possible de définir une confidentialité par utilisateur pour chaque centre de frais et magasin en lecture / écriture. ATTENTION : La mise en application de ce manuel nécessite une connexion sous un profil administrateur (ex : JYM) avec un affichage complet des menus (menu : Fichier | Masquer menus utilisateurs : décoché) Manuel de prise en main OptiMaint 6 / 64 Les menus Pour bien comprendre les menus standards, il est possible de faire le découpage suivant : 1ère partie : | Fichier | Accès au paramétrage, à la sécurité et la confidentialité d'OptiMaint 2ème partie : | Bases | Préventif | Accès à toutes les définitions des données 3ème partie : | Interventions | Achats | Stocks | Accès à tous les mouvements 4ème partie : | Traitements | Accès à tous les traitements 5ème partie : | Editions | Accès aux éditions 6ème partie : | Fenêtre | ? | Accès aux fenêtres déjà ouvertes ou spécifiques et à l’aide En fonction des droits d’accès définit pour chaque profil, les utilisateurs ont des menus plus ou moins limités. Simplification des menus : Dans une utilisation quotidienne, il est évident que ce sont toujours les mêmes fonctionnalités utilisées. C’est pourquoi, il est possible de supprimer de l’affichage les fonctionnalités rarement utilisées avec la possibilité de les réafficher à tout moment très facilement et rapidement. Menus complets Menus restreints Pour afficher ou non les menus complets, il suffit de sélectionner (coché) ou désélectionner (décocher) le menu : « Masquer menus utilisateurs ». Pour définir les menus à masquer ou non, aller dans le menu : Fichier | Préférences - onglet : Menus. Cette personnalisation se fait au niveau de l’utilisateur. ATTENTION : Pour la suite de ce didacticiel, il faut travailler sous le nom d’un utilisateur avec un profil administrateur (exemple : JYM) et avec les menus au complet pour avoir toutes les fonctionnalités qu’offre OptiMaint. ATTENTION : La mise en application de ce uploads/Management/ gmao-optimaint-manuel-de-prise-en-main.pdf