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Pôle Apprentissage – Formation Continue - Relations Entreprises Licence Profess

Pôle Apprentissage – Formation Continue - Relations Entreprises Licence Professionnelle Management et Gestion des Organisations Parcours Assistant Manager APPRENTISSAGE GUIDE POUR LES PROJETS TUTORES Année universitaire 2021-2022 2 SOMMAIRE I – Pourquoi un projet tutoré page 3 II – Qu'est-ce qu'un projet tutoré ? page 3 III – Modalités d'organisation page 4 IV – Fiche d’aide à la recherche d’une organisation partenaire page 6 V – Rapport final page 8 VI – Soutenance page 10 VII – Coordonnées des responsables de la formation et des projets tutorés page 11 VIII – Pour conclure page 12 Annexe 1 : Fiche récapitulative de recherche page 13 Annexe 2 : Spécimen de fiche de mission page 14 Annexe 3 : Spécimen de convention de projet tutoré page 17 Annexe 4 : Bilan intermédiaire page 19 Annexe 5 : Grille d'évaluation du projet page 22 3 Le projet tutoré est obligatoire dans le cadre du cursus Licence professionnelle I – POURQUOI ? La gestion de projets est de plus en plus fréquemment mise en œuvre dans les entreprises, en raison de ses avantages. En effet, la constitution d'une petite équipe motivée est une manière efficace de répondre à un problème posé. C'est la raison pour laquelle, afin de coller à la réalité du monde de l'entreprise, la réalisation d'un projet tutoré à été intégrée au programme de la formation en Licence professionnelle. Cet exercice pédagogique est destiné à favoriser l'esprit d'initiative et doit vous permettre d'acquérir de l'autonomie dans le cadre d’une démarche de conduite du projet. C’est également l’occasion d'apprendre à travailler en groupe et d'avoir un nouveau contact avec le monde professionnel. II – QU'EST-CE QU'UN PROJET TUTORE ? IL NE S'AGIT EN AUCUN CAS D'UN STAGE ! ! A la différence du stage qui est un travail individuel, le projet tutoré est un travail collectif, réalisé par groupe de 5 étudiants environ. Il est réalisé au cours de votre année de formation. La note qui vous sera attribuée à son issue sera rattachée à l’UEF 6 du 2ème semestre et sera affectée d’un coefficient 8. ! Il s'agit d'une mission effectuée en relation avec une organisation (entreprise, collectivité publiques, association) alors que le stage est effectué au sein d’une entreprise. ! Vous serez placé en position de consultant chargé de satisfaire un besoin de l’organisation partenaire. A la différence du stage, vous ne prendrez pas part à l’activité quotidienne d’une entreprise. ! L’essentiel du travail se fera hors de l’organisation partenaire auprès de laquelle vous ne vous rendrez que ponctuellement, en fonction des besoins. ! Vous serez encadré par un représentant de l'organisation partenaire et suivi par un enseignant tuteur à l'IUT. Toutefois, un projet tutoré laisse une forte initiative au groupe et implique un temps de travail important en dehors des enseignements. 4 III – MODALITES D'ORGANISATION 1) La constitution du groupe : Une équipe d’étudiants est constituée. Attention à ne pas vous précipiter dans la constitution d'un groupe ! Vous devrez ensuite travailler ensemble, vous organiser, vous répartir les tâches, et il est donc important qu'il y ait une bonne cohésion entre vous. 2) La recherche du projet : Trois possibilités : • vous avez une idée de projet, et vous démarchez des organisations susceptibles de nécessiter ce type d'action ; • ou bien (le plus fréquemment), vous démarchez des organisations, et selon leur type d'activité et/ou leurs besoins, vous leur expliquez ce qu'est un projet tutoré, vous leur proposez une idée de projet que vous allez réaliser pour elles ; • ou encore, vous allez négocier avec elles la conception d'une réalisation qui va leur rendre service. Dans le cadre de ces démarches, pensez à proposer les services du groupe aux entreprises avec lesquelles vous avez déjà été en contact (stages, jobs d’été, etc.). Vous remplissez au fur et à mesure la fiche récapitulative de recherche d'une entreprise partenaire (voir annexe 1). 3) La définition du projet : IL EST ESSENTIEL DE BIEN MESURER LA FAISABILITE DU PROJET : EST-IL REALISTE ET REALISABLE ? (en fonction de vos compétences, des moyens, du délai requis, de l'accès aux informations). Ceci est la troisième étape : la période de maturation, où vous allez réfléchir ensemble, en discuter avec votre enseignant tuteur, vous répartir les tâches. 4) La fiche de mission : Vous allez remplir la fiche de mission (annexe 2) (une seule fiche par groupe) avec le plus grand soin, en collaboration avec l'organisation partenaire que vous aurez trouvée. Vous allez la signer, la faire signer par le correspondant dans l'entreprise, par le responsable de la licence et par l'enseignant tuteur. 5) La convention de projet : Dès validation de la mission par le responsable des projets tutorés, vous allez faire établir une convention (annexe 3) au secrétariat des formations en apprentissage (Pôle relations entreprises), qui sera alors signée par toutes les parties concernées. C'est l'équipe administrative qui s'occupera de cette formalité. 5 ATTENTION : IL N'EST PAS POSSIBLE DE COMMENCER UNE MISSION DANS UNE ORGANISATION TANT QUE N'A PAS ETE REMISE LA FICHE DE MISSION (annexe 2) ET TANT QUE LA CONVENTION N'A PAS ETE SIGNEE. Au cours de cette période, un enseignant tuteur à l'IUT vous sera désigné. Vous devrez néanmoins avoir déjà constitué votre équipe et avoir une idée de votre projet, pour qu'il coïncide autant que possible avec les compétences de l'enseignant. 6) Le bilan intermédiaire : Au cours de la réalisation du projet, vous serez amené à remplir la fiche de bilan intermédiaire (annexe 4), dont vous pourrez vous entretenir avec votre correspondant dans l'entreprise et votre tuteur. Cela permet d'établir un suivi de votre travail. 7) Le rapport de mission : A l’issue de votre mission, vous aurez à rédiger un rapport final que vous remettrez au secrétariat des formations en apprentissage (Pôle relations entreprises) avant la date limite. TOUS LES DOCUMENTS MENTIONNES CI-DESSUS devront y être annexés pour consultation par le jury. 8) La soutenance : En fin d’année, vous devrez soutenir votre projet devant un jury composé de deux enseignants, dont votre tuteur et éventuellement de votre tuteur en entreprise. 6 IV – FICHE D’AIDE A LA RECHERCHE D’UNE ORGANISATION PARTENAIRE Voici quelques indications sur les éléments indispensables à la démarche à suivre pour votre recherche de partenaire afin de réaliser votre projet tutoré. 1- Etre capable tout d’abord, de définir ce qu’est un projet tutoré lorsque vous contacterez une organisation Un projet tutoré est : • un travail de groupe (environ 5 personnes) personnes selon le projet, la taille de l’organisation partenaire, et ses souhaits en ce domaine) ; • à effectuer pour une organisation ; • et qui doit aboutir à des propositions de solutions concrètes en réponse à un problème posé par cette institution. L’objectif est donc que vous meniez auprès d’elle et avec elle une action en réponse à un de ses besoins dans le domaine de la gestion au sens large, de l’organisation, du fonctionnement interne. Il faut donc que vous l’aidiez à trouver des solutions à des problèmes qu’elle rencontre dans sa vie de tous les jours concernant le contrôle de gestion, à des problèmes ponctuels dans ce domaine qu’elle n’a pas le temps de résoudre ou auxquels elle n’a pas le temps de réfléchir car elle est trop occupée par la vie quotidienne ou bien encore à l’amélioration de sons organisation existante. 2- Rechercher une institution et entre en contact avec elle Pour la réalisation de votre projet tutoré il faut donc que vous contactiez une organisation à but lucratif (société) ou non lucratif (association, ONG, commune, département, région, etc.). Au cours du premier contact il faut absolument que vous sachiez expliquer le but recherché. 3- Argumenter A- Faire valoir le fait : • que vous êtes étudiants en licence professionnelle audit et contrôle de gestion des PMO ; • que vos études vous amènent à acquérir des connaissances diverses dans tous les domaines que vous étudiez (faire référence aux matières que vous abordez en cours) ; • que ces domaines sont utiles à la connaissance, à la mise en place et à la maîtrise du fonctionnement du contrôle de gestion d’une entreprise ou d’une organisation. B- Mettre en avant la nécessité de ce travail pour elle et avec elle • non seulement pour concrétiser vos connaissances théoriques ; • pour mettre en œuvre les qualités qu’elles recherchent comme employeurs : qualités d’initiative, d’organisation, d’adaptabilité, de travail en équipe ; • mais également pour obtenir votre diplôme puisque les études que vous poursuivez sont à la fois théoriques et pratiques. C- Préciser à l’entreprise les modalités de réalisation de ce travail que vous accomplirez pour elle • il sera encadré par elle et par un de vos enseignants désigné comme tuteur qui vous soutient et vous aide dans la réalisation du projet. 7 D- Expliquer à l’organisation • que ce travail sera réalisé sur une période de temps qu’elle proposera et qui sera défini en accord avec l’IUT, conformément au calendrier indiqué ; • que les objectifs, la durée, les personnes engagées, l’échéancier, le budget uploads/Management/ guide-projet-tutore-lpmgo-20212022.pdf