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I IN NS ST TA AU UR RE ER R L LE E C CO ON NT TR RO OL LE E I IN NT TE ER RN NE

I IN NS ST TA AU UR RE ER R L LE E C CO ON NT TR RO OL LE E I IN NT TE ER RN NE E C CO OM MP PT TA AB BL LE E L’instauration d’un contrôle interne comptable permet d’améliorer la gestion publique locale dans la mesure où il a pour vocation de fournir l’assurance raisonnable quant à la qualité de l’information comptable, dans le cadre des contrôles juridictionnels et, en outre, est utilisé pour mesurer la réalisation des objectifs notamment. Le contrôle interne est l’ensemble des dispositifs organisés, formalisés et permanents, choisis par l’encadrement, mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités. Le contrôle interne comptable est un système d’organisation qui comprend les procédures de traitement de l’information comptable et les procédures de vérification du bon traitement de cette information. Dans cet esprit, le contrôle interne a pour but de sauvegarder le patrimoine, par la mise en œuvre de procédures évitant les erreurs et les fraudes. Plus généralement, la notion de contrôle interne a été étendue à la maîtrise des risques sur l’ensemble des processus de gestion de l’organisation. Le risque peut être défini comme tout événement, tout comportement, toute situation, affectant la réalisation des objectifs. Ils peuvent être organisationnels, opérationnels, juridiques, comptables ou financiers. Les démarches de contrôle interne s’appuient sur un ensemble de principes : - Une organisation claire, des missions et des responsabilités explicitées ; - Des procédures formalisées, claires, comprises et appliquées, adaptées à l’enjeu, pérennes ; - Des procédures permettant des recoupements d’informations ; - Une grande importance accordée à la compétence et à l’intégrité du personnel et à tout ce qui peut les renforcer, en particulier pour les postes sensibles ; - Des séparations de fonction et, en particulier une séparation des fonctions de décision, de protection et de conservation des actifs, de comptabilisation ; - Un retour d’expérience régulier sur ce qui « marche » et ne « marche » pas dans le fonctionnement de chaque processus et dans la tenue des objectifs de contrôle interne. Bien entendu, ces principes ne sont pas rigides et le contexte de mise en œuvre doit être pris en compte. L’essentiel est d’atteindre les objectifs du contrôle interne comptable qui sont nombreux : Définition Caractéristiques Sécurité Sécurité financière Sécurité comptable Sécurité juridique Qualité Qualité comptable Qualité de l ’information Qualité des prestations Efficience Optimisation des ressources Efficacité du management Comme l’illustre ce schéma, il permet : 1. La sécurité financière, comptable et juridique - D’assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine et de l’actif • Par la sécurisation des transactions • Par la sauvegarde des droits de l’organisme vis-à-vis des tiers - D’assurer la régularité, la fiabilité et la sincérité des opérations comptables et financières 2. La qualité comptable de l’information et des prestations - Grâce à une organisation appropriée, permettant de maîtriser les risques d’anomalies comptables - Grâce à des tâches bien identifiées au sein de l’organigramme fonctionnel - Grâce à la mise en œuvre interne comptable adaptée aux enjeux et aux risques Le contrôle permet ainsi de rendre l’information plus fiable aux responsables ainsi qu’à ceux à qui ils rendent des comptes afin qu’ils puissent prendre de bonnes décisions, en connaissance de cause et en appréciant la situation financière réelle de la collectivité par rapport aux politiques, plans, procédures, lois et règlements. L’image de la collectivité est améliorée car elle se reflète dans la qualité de l’information et des prestations rendues. 3. L’efficience - L’utilisation économique et efficiente des ressources et l’utilisation optimale des moyens mis à disposition pour la réalisation des objectifs et des buts attribués à une activité ou à un programme sont des objectifs du contrôle interne ; - De même, le contrôle interne doit assurer l’efficacité du système de management des risques de l’organisation. - Pré-requis : L’existence d’une comptabilité reflétant correctement la réalité des opérations effectuées est une des premières bases du contrôle interne. • Une bonne qualité des enregistrements des opérations courantes Toutes les transactions doivent répondre à des faits réels, être autorisées par qui de droit et être enregistrées rapidement, avec une évaluation correcte du montant, une imputation correcte, à la date correcte. Elles doivent être reprises dans les comptes de synthèse et justifiées par une pièce comptable. • Une bonne qualité d’enregistrement des opérations d’inventaire Evaluation des stocks, des provisions, calcul des amortissements, des charges à payer et des charges payées d’avance. - Les étapes de la mise en place du contrôle interne comptable • Une phase d’autodiagnostic : analyse des risques ; • Une phase d’élaboration du plan d’action : formaliser, organiser et planifier la mise en œuvre de mesures correctives à court et moyen terme. Elle constitue un outil de pilotage ; • Un contrôle interne comptable adapté aux enjeux et aux risques. - Trois composantes sont essentielles au contrôle interne comptable : • Les procédures ou l’organigramme fonctionnel : qui fait quoi et comment ? • Les systèmes : de gestion système budgétaire, comptabilité publique, analytique, la trésorerie, le système de paiement,… • Les contrôles : ex ante (le visa du contrôleur financier, l’avis ou le contrôle préventif, l’analyse des risques) et ex post (contrôle de régularité). Conditions de mise en œuvre AUDIT/ CONTROLE INTERNE CONTROLE DE GESTION TYPE DE CONTROLE a posteriori sur le résultat … dans l'action OBJET DU CONTROLE procédure, loi, règlement, objectif plans d'action, activités en phase avec objectifs stratégiques EXEMPLE D'INTERACTION remise en cause par le contrôle de gestion travaillant avec des opérationnels de politiques, procédures... en place, identification de manques dans le contrôle interne La Convention de Service Comptable et Financier signée avec le Trésor Public permet d’améliorer la gestion comptable et budgétaire en de nombreux points : - la ponctualité en améliorant le rythme des émissions, la date d’arrêté des comptes (réduire ou supprimer la journée complémentaire, lisser les opérations courantes et d’ordre tout au long de l’exercice comptable,…) ; - l’exhaustivité en améliorant l’image fidèle des comptes (mise en place d’actions concertées, qualité comptable sur des procédures particulières comme la politique de rattachement des charges et des produits, l’ajustement de l’état de l’actif avec l’inventaire,…) ; - la simplicité en allégeant les procédures (proposition faite à la direction générale de l’étude de simplifications de procédures budgétaires, comptables) ; - la sécurité en prenant mieux en compte les risques (mise en place d’une analyse des risques, comptabilisation des provisions et assurer leur suivi) ; - le contrôle en s’assurant du respect des normes et procédures. - Démarche fondée sur la confiance, associant les collaborateurs et qui doit vivre. La communication interne et l’adhésion des collaborateurs conditionnent la réussite de la démarche et la mise en place d’un contrôle interne pertinent et accepté ; - Eviter de se focaliser uniquement sur les données comptables, chiffrées, sans interpréter les données et en avoir une vision globale, générale ; - Le contrôle interne ne se limite pas à un ensemble de procédures ni aux seuls processus comptables et financiers ; - Défaillance humaine ou simple erreur ; - Ne pas développer des systèmes internes comptables inutilement coûteux. Avantages Précautions Exemples Plusieurs collectivités ont signé des Conventions de Service Comptable et Financier (CSCF) en partenariat avec le Trésor Public dans un souci d’amélioration de l’efficacité des techniques budgétaires, financières et comptables. Pour ces collectivités, la démarche a pour ambition de dépasser le principe de séparation ordonnateur – comptable pour arriver à une complémentarité. Ces conventions se traduisent généralement par l’instauration, dans les collectivités, d’un comité de pilotage (ou comité de suivi) chargé de fixer les grandes orientations et choix stratégiques liés à la convention (axes) et du suivi des actions. Les CSCF interviennent dans de nombreux domaines : l’amélioration de la tenue de l’inventaire, la suppression de la journée complémentaire, la réalisation d’analyse financière rétrospective, l’analyse des risques financiers, la dématérialisation des échanges de données (titres de recette, états de paye),… Le département de Seine Maritime Il a défini dans son axe 3 « Améliorer la chaîne de la dépense et accroître la fiabilité des comptes » une action n°10 intitulée « Mettre en œuvre un processus de fiabilisation des mouvements patrimoniaux ». Sur cette fiche action, on trouve un état de l’existant, un descriptif de l’action, les responsables de l’action (du département et du Trésor Public), la démarche/méthodologie, le calendrier de réalisation et les indicateurs de suivi. uploads/Management/ instaurer-le-controle-interne-comptable.pdf