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Les outils de la communication écrite & visuelle Jacques Bojin • Marcel Dunand

Les outils de la communication écrite & visuelle Jacques Bojin • Marcel Dunand Maîtriser les méthodes de base pour rédiger, illustrer et structurer vos messages Savoir réaliser des documents professionnels clairs et attractifs Préparer des exposés visuellement convaincants L’essentiel de la communication professionnelle Submergés par une masse croissante d’informations, les professionnels ont besoin d’une méthode claire et de techniques opérationnelles pour communiquer l’essentiel sous forme de messages écrits ou oraux. Destiné à tous ceux qui ont à rédiger des documents ou à préparer des supports visuels, cet ouvrage a pour objectif d’aider à transmettre des informations et à convaincre ses supérieurs, collaborateurs ou clients. Il servira également de support à la préparation et à la conduite de réunions. Dans cet ouvrage, le lecteur trouvera des méthodes claires pour : 1 1 Identifier, formuler et synthétiser les informations clés 1 1 Structurer logiquement les messages qui en découlent 1 1 Maîtriser les techniques d’expression écrite et visuelle 1 1 Augmenter l’impact du message et convaincre son auditoire Jacques Bojin est le fondateur du groupe ABC (Association of Business Consultants) et de DEF International. Ingénieur des Arts & Métiers, diplômé de Sciences Po (Paris) et Master of Science in Management du MIT, il a été directeur de projets chez McKinsey & Company. Marcel Dunand est fondateur de BCD-Suisse (Business Communication Design), conseiller en présentations visuelles auprès de nombreux responsables de grands groupes industriels européens et professeur de « Managerial communication » à l’Institut de management de Lausanne. Il a été “visual editor” chez McKinsey & Company. barbarycourte.com Code éditeur : G54648 ISBN : 978-2-212-54648-4 Les outils de la communication écrite et visuelle Éditions d’Organisation Groupe Eyrolles 61, bd Saint-Germain 75240 Paris cedex 05 www.editions-organisation.com www.editions-eyrolles.com Le Code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généra- lisée notamment dans l’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégrale- ment ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’Éditeur ou du Centre français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. © Groupe Eyrolles, 2011 ISBN : 978-2-212-54648-4 Jacques BOJIN • Marcel DUNAND Les outils de la communication écrite et visuelle Précédents ouvrages de Jacques Bojin 1 001 citations pour le manager entrepreneur, illustré par Helbé, Éditions d’Organisation, 2000. En collaboration avec Sandrine Gelin Intervenir en public, Éditions d’Organisation, 2003. En collaboration avec Marcel Dunand Documents et exposés efficaces. Messages, structure du raisonnement, illustrations graphiques, Éditions d’Organisation, 1982. Dites-le avec des messages. Méthodes et Techniques Avancées de Communication Professionnelle, Éditions Dunod, Paris 1993, 384 pages (1re édition). En collaboration avec Jean-Marc Schoettl Les outils de la stratégie, Éditions d’Organisation, 2005. Pour contacter les auteurs : jbojin@alum.mit.edu mdunand@hispeed.ch © Groupe Eyrolles Sommaire L’ouvrage en un coup d’œil .................................................................... 1 Avant-propos et remerciements ............................................................ 3 Une approche originale et éprouvée ....................................................... 3 Un savoir-faire aujourd’hui disponible pour tous.................................... 3 Le résultat d’un travail d’équipe ............................................................. 4 Introduction.............................................................................................. 5 Les méthodes de base............................................................................. 6 Concevoir et rédiger des messages sans équivoque............................. 6 Concevoir des graphiques parlants....................................................... 6 Structurer les messages avec logique et clarté..................................... 7 La réalisation pratique de documents professionnels ............................ 7 S’adapter à la situation ........................................................................ 7 Écrire pour être lu................................................................................. 8 Réaliser des documents attractifs......................................................... 8 La préparation de supports d’exposé convaincants................................ 8 Préparer un support visuel comme une bande dessinée ...................... 8 Réaliser des supports visuels sobres et dépouillés .............................. 9 La maîtrise des techniques de l’exposé oral ........................................... 9 Ils ont testé la méthode .......................................................................... 10 Exercice d’introduction ........................................................................... 14 PARTIE 1 Maîtrisez les méthodes de base CHAPITRE 1 Rédigez sous forme de messages sans équivoque ............................ 17 Clarifiez vos idées en rédigeant sous forme de messages ...................... 19 Les messages extraient la signification d’une information…................. 19 … en lui apportant une valeur ajoutée…................................................ 19 … pour répondre aux besoins de l’analyse............................................ 19 VI Les outils de la communication écrite et visuelle © Groupe Eyrolles Communiquez mieux................................................................................ 21 Non pas l’objet de l’analyse, mais son résultat…................................... 21 … sans ambiguïté................................................................................... 21 Mettez en évidence votre degré d’engagement ....................................... 23 Il existe trois types de messages ........................................................... 23 Le choix du type de message dépend de deux facteurs ........................... 25 L’objectif…............................................................................................. 25 … et l’objet de la communication........................................................... 25 Ils ont testé la méthode ........................................................................... 26 Exercices sur les messages ..................................................................... 28 CHAPITRE 2 Concevez des graphiques parlants........................................................ 31 Utilisez des graphiques pour mieux visualiser vos messages ................. 33 Un complément du texte et du discours ................................................ 33 Les deux fonctions du graphique........................................................... 33 Les limites de l’outil............................................................................... 35 Choisissez entre deux familles de graphiques......................................... 37 Les graphiques quantitatifs comparent des valeurs .............................. 37 Les graphiques qualitatifs décrivent des situations............................... 55 Suivez les règles d’une réalisation cohérente.......................................... 63 Choisir la forme de base ........................................................................ 65 Adapter le graphique au message ......................................................... 73 Travailler l’esthétique des graphiques................................................... 83 Ils ont testé la méthode ........................................................................... 90 Exercices sur les graphiques ................................................................... 91 CHAPITRE 3 Structurez vos messages avec logique et clarté.................................. 105 Structurez pour mieux comprendre.......................................................... 107 Structurer, réflexe naturel de l’esprit humain pour se représenter la réalité ................................................................................................ 107 Structurer pour mieux retenir ................................................................ 107 Structurer pour mieux maîtriser l’information ....................................... 109 Structurez pour mieux analyser ............................................................... 111 Structurer les données .......................................................................... 111 Synthétiser les données ........................................................................ 117 Structurez pour mieux communiquer....................................................... 121 Bâtir un arbre de communication .......................................................... 121 S’appuyer sur deux techniques de base................................................ 125 Consolider la structure .......................................................................... 130 Sommaire VII © Groupe Eyrolles Ils ont testé la méthode .......................................................................... 132 Exercices sur la structure ....................................................................... 134 PARTIE 2 Réalisez des documents professionnels CHAPITRE 4 Analysez la situation .............................................................................. 149 L’évaluation de la situation oriente la communication............................ 151 Une situation s’analyse suivant quatre facteurs ................................... 153 L’analyse de la situation permet de choisir le média….......................... 153 … et d’adapter la forme......................................................................... 153 Le choix du média dépend de l’objectif et du degré d’urgence ............... 155 Distinguer les types de média............................................................... 155 Identifier et formuler l’objectif.............................................................. 157 Choisir le média.................................................................................... 159 La forme dépend du public, de l’objectif et du sujet ............................... 161 Identifier le public................................................................................. 161 Adapter la forme au public et à l’objectif .............................................. 163 En pratique.............................................................................................. 168 Identifiez votre cible ............................................................................. 168 Définissez votre objectif de communication et votre message clé ........ 169 Adaptez-vous à la situation .................................................................. 169 Ils ont testé la méthode .......................................................................... 170 CHAPITRE 5 Écrivez pour être lu ................................................................................. 173 Exprimez clairement vos idées................................................................ 175 Des paragraphes bien construits.......................................................... 175 Des phrases nettes............................................................................... 179 Un vocabulaire dynamique ................................................................... 183 Globalement, des textes « lisibles »...................................................... 184 Adaptez le style et le ton à la situation ................................................... 187 Le style reflète la personnalité de l’auteur............................................ 187 Le ton crée un climat............................................................................. 193 Habillez la structure................................................................................ 195 Attaquer directement............................................................................ 195 Soigner les transitions.......................................................................... 199 Conclure efficacement .......................................................................... 201 Ils ont testé la méthode .......................................................................... 203 Exercices ................................................................................................ 204 VIII Les outils de la communication écrite et visuelle © Groupe Eyrolles CHAPITRE 6 Réalisez des documents attractifs......................................................... 207 Connaissez les caractéristiques spécifiques des différents types de documents........................................................................................... 209 Note ...................................................................................................... 209 Mémorandum........................................................................................ 211 Compte rendu........................................................................................ 213 Rapport ................................................................................................. 216 Courrier électronique............................................................................. 219 Le souci de la grammaire et de l’orthographe........................................ 221 Respectez quelques principes de base pour les textes............................ 223 Mettre la structure en évidence............................................................. 223 Respecter une mise en page standard................................................... 229 Utiliser judicieusement la typographie .................................................. 235 Ils ont testé la méthode ........................................................................... 238 PARTIE 3 Préparez des supports d’exposés convaincants Chapitre 7 Préparez vos exposés comme une bande dessinée ............................ 241 Concentrez-vous sur l’essentiel ............................................................... 243 L’exposé doit être court et synthétique ................................................. 243 L’exposé doit concerner l’ensemble du public....................................... 247 L’exposé doit provoquer un débat......................................................... 247 Structurez l’exposé.............................................................................. 249 Évaluer la situation................................................................................ 249 Définir le message clé............................................................................ 251 Préparer un scénario ............................................................................. 251 Effectuez le découpage....................................................................... 255 Équilibrer l’exposé................................................................................. 255 Organiser le contenu ............................................................................. 257 Réaliser sa présentation........................................................................ 261 Inspirez-vous de cet exemple de présentation......................................... 263 Ils ont testé la méthode ........................................................................... 276 CHAPITRE 8 Réalisez un support visuel sobre et esthétique................................... 279 Réalisez un support visuel percutant....................................................... 281 Une charte graphique pour assurer une consistance visuelle................ 281 Sommaire IX © Groupe Eyrolles Des textes concis et courts ................................................................... 283 Des graphiques dépouillés ................................................................... 289 Créez une ambiance avec la couleur ....................................................... 293 Comprendre les données fondamentales de la couleur ........................ 293 Maîtriser l’emploi de la couleur ............................................................ 301 Ils ont testé la méthode .......................................................................... 306 En conclusion ........................................................................................... 309 Annexes Le cas Tique................................................................................................ 313 Données de base..................................................................................... 315 Deux segments de marché.................................................................... 315 Un produit technique mais banalisé ..................................................... 315 Une vive concurrence ........................................................................... 315 Un problème : que faire de Mueller-SFAI ?.............................................. 317 Le problème à résoudre........................................................................... 317 Une situation actuelle fragile................................................................ 317 Des actions déjà entreprises................................................................. 319 Plusieurs options pour l’avenir............................................................. 319 Travail demandé...................................................................................... 321 Adopter des points de vue différents… ................................................. 321 … pour uploads/Management/ l-x27-essentiel-de-la-communication-professionnelle.pdf