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Manuel de politique & procédures de la Direction de la Trésorerie Décembre 2018

Manuel de politique & procédures de la Direction de la Trésorerie Décembre 2018 Interne confidentiel 1 Introduction ➢Objectifs du manuel de politique et Procedure de la Direction de la Trésorerie L’objectif du Manuel est d’établir un cadre de gestion pour l’ensemble des activités de la Direction de la Trésorerie du Groupe et de ses filiales: • Mettre en place un cadre cohérent de pilotage des activités de la Direction de la trésorerie; • Préciser les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes aux activités de la direction de la Trésorerie ; • Promouvoir des standards et des pratiques uniformes dans le traitement des activités de trésorerie au sein du Groupe, des filiales et des succursales ; • Et assurer que les activités de trésorerie du Groupe et des filiales soient exercées dans le respect des normes réglementaires et des normes de gestion. Le manuel s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la Direction Trésorerie de la holding Oragroup S.A, de ses filiales et de ses succursales Interne confidentiel 2 Introduction (suite) ➢Contenu du Manuel • Introduction ( objectifs, champs d’application, approbation…) • Organisation et Gouvernance de la Direction de la Trésorerie • Principes fondamentaux de la Direction de la Trésorerie. • Gestion du risque et des limites • Procédures locales et description des principaux workflows. ➢Approbations et exceptions à la politique • Le présent manuel est approuvé par le Conseil d’Administration du Groupe après avis du Comité d’Audit Groupe. • Au niveau de chaque filiale, il est également approuvé par le Conseil d’Administration des filiales, après avis du Comité d’Audit de ladite filiale. • En cas de nécessité, l’approbation des exceptions doit être documentée et soumise au Comité d’Audit Groupe, après avis favorable de la Direction de trésorerie du Groupe. Interne confidentiel 3 Directeur Trésorerie Groupe Responsable Trésorerie Holding & Optimisation des processus Responsable Groupe_Trading & CB Responsable Groupe_ ALM Responsable Groupe_"Sales" Directeur Trésorerie Orabank CI & Succursales Organisation et Gouvernance de la Direction de la Trésorerie La Direction de la trésorerie au niveau du groupe et des filiales est composée de trois activités principales: ventes de produits de trésorerie, Gestion Actif-Passif, Trading & correspondance bancaire Interne confidentiel 4 Direction Générale ORAGROUP DG et DGA Directeur Exécutif Groupe Organisation et Gouvernance de la Direction de la Trésorerie ➢L’équipe de la trésorerie dans chaque filiale ou succursale Composé d’un directeur de la Trésorerie (Trésorier) et de collaborateurs chargés soit : • De la vente des produits de trésorerie, • De la gestion actif- passif & Correspondent Banking • Du Trading (uniquement à la Salle Des Marchés à Orabank Togo ou dans toute autre Filiale identifiée comme backup de la Salle Des Marchés) Les Trésoriers des filiales et succursales reportent géographiquement/hiérarchiquement aux DGs/DGAs de leurs filiales/succursales, et fonctionnellement au Directeur de la Trésorerie du Groupe. Interne confidentiel 5 Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie ➢Principes généraux: 1. Séparation des tâches • Le Front Office doit être clairement séparé du Back Office et des fonctions de monitoring des limites et du contrôle • Toute opération engagée au Front Office doit avoir un « Initiateur » et un approbateur ou« Authorizer » distincts. • Toute opération saisie au Back Office doit avoir à minima un « Initiateur » et un « Authorizer » distincts. 2. Personnes autorisées • Le Directeur Général de la filiale/succursale approuve les personnes autorisées(« dealers ») à conclure les transactions de trésorerie au nom de la banque . • Les « dealers » sont autorisés à conclure des transactions dans le respect des limites de monitoring des risques de marché et des limites par contrepartie préalablement approuvée. 3. Accès physique à la trésorerie et à la salle de marché • L’accès à la trésorerie/salle des marchés est restreint au personnel de la direction de la trésorerie, au Directeur Générale, aux agents désignés du contrôle permanent, de l’audit interne et de la Direction des opérations, grâce à l’utilisation des cartes d’accès magnétiques. • L’accès de toute autre personne est interdite en absence du personnel de la trésorerie. 4. Transactions hors locaux • Les transactions conclues lorsque le « dealer » est physiquement hors des locaux de la banque sont formellement interdites. 5. Heure d’ouverture du dealing room : • Les dealers sont tenus d’effectuer les transactions entre 7h30 et 16h30. Toutes les transactions concluent dans cet intervalle devront être impérativement saisie par le Back Office le jour même dans le « core banking system ». • En tout état de cause, toutes les opérations de Trésorerie doivent être saisies dans le « core banking system » le jour de leur conclusion. 6. Téléphones cellulaires • L’utilisation des téléphones cellulaires n’est pas autorisée pour conclure des transactions. En cas de situation de crise, l’utilisation des téléphones cellulaires peut être exceptionnellement approuvée par le Directeur Générale ou le Trésorier. Le « dealer » devra régulariser la transaction un fois le retour à la normale. Interne confidentiel 6 Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie 7. Appels téléphoniques enregistrés : • Les conversations menant à la conclusion de transactions avec les contreparties doivent être enregistrées. Les appels enregistrés pourront être consultés par le trésorier en cas de dispute. • L’envoi d’email pourra servir d’alternative dans le cas où l’enregistrement des conversations ne serait pas possible pour des raisons techniques. 8. Utilisation de la messagerie électronique et des services internet. • Oragroup et le réseau de banques Orabank détient tous les droits relatifs au contenu de tous les emails provenant ou reçu à travers son réseau (orabank.net, etc.). Tous les employés de la direction de la trésorerie sont tenus de se conformer à la charte de l’utilisateur du manuel de politique de sécurité des systèmes d’information du Groupe. 9. Habitudes transactionnelles des clients et autres contreparties • Il incombe au « dealer » d’être au fait des habitudes transactionnelles et des produits qu’utilise chaque client ou contrepartie. L’équipe de Trésorerie a la responsabilité collective de s’assurer que les institutions avec lesquelles nous travaillons agissent de manière appropriée. Lorsqu’un changement injustifié survient dans les habitudes d’un client ou d’une contrepartie, le « dealer » doit en informer le trésorier qui, après analyse de la situation, pourra autoriser ou non le deal. 10. Congés Obligatoires: • Pour mitiger le risque de fraude, les employés de la direction de la trésorerie devront s’absenter de leur poste durant certaines périodes recommandées chaque année afin de prévenir l’occurrence de fraudes et de transactions non permises. La période d’absence généralement admise est de deux semaines consécutive (10 jours ouvrables). • Le terme les congés obligatoires inclus mais n’est pas restreint aux congés annuels, congés maladies, congés maternité, etc. • Au moment de l’approbation des congés, l’employé devra clairement faire savoir à son superviseur hiérarchique qu’il s’agit de ses congés obligatoires. • Durant les deux semaines, l’employé ne devra participer à aucune activité de la Direction de la Trésorerie ; entre autres être présent physiquement dans la salle des marchés, se connecter au réseau internet, répondre à des emails (sauf pour l’organisation logistique d’une mission prochaine), etc. 11. Instruments financiers approuvés • L’ensemble des acteurs des Trésoreries Groupe et filiales ne doivent utiliser que des instruments financiers approuvés. Lorsqu'un nouvel instrument est requis, il doit faire l’objet d’une approbation avant exécution/utilisation. Interne confidentiel 7 Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie 12. Contreparties approuvées • Les transactions ne doivent être conclues qu’avec des contreparties approuvées conformément au dispositif d’entrée en relation avec les contreparties. • Aucune transaction ne saurait être entreprise avec une contrepartie qui n’est pas un client de la banque. 13. Code de conduite & standards éthiques • Les valeurs d’étiques que promeut Oragroup nous engagent à respecter les intérêts de tous nos partenaires, les règles de fonctionnement des marchés, et à veiller à la transparence de nos pratiques, dans un esprit de concurrence loyale. • Les employés de la Direction de la trésorerie sont tenus de faire montre des plus hauts standards en matière d’honnêteté et d’éthique dans leurs interactions avec les clients, les collègues et les partenaires des autres institutions financières. Ils devront toujours faire preuve de professionnalisme. 14. Protection des données confidentielles • Les employés ont l’obligation de protéger les informations confidentielles d’Oragroup et du réseau de banques Orabank. L’information confidentielle ne peut être utilisée que pour effectuer les tâches assignées. • Les employés sont tenus de respecter le code de déontologie des agents du Groupe Orabank, notamment en ce qui concerne le respect du secret professionnel et la circulation et la protection des données confidentielles. 15. Respect des lois et des règlements • Les membres de la direction de la trésorerie doivent se conformer aux lois et règlementations applicables dans leurs différentes juridictions. 16. Respect des politiques et procédures d’Oragroup et du réseau de banques Orabank • Les membres de la direction de la trésorerie doivent être familiers avec toute les politiques et procédures du Groupe, en particulier celles liées à l’activité de la trésorerie. Ces politiques incluent mais ne se limitent pas à la politique de gestion du risque de crédit, uploads/Management/ manuel-de-politique-amp-procedures-de-la-dt-groupe-ppt.pdf