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Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé i REPUBLIQUE

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé i REPUBLIQUE DU BENIN -*-*-*-*-*- MINISTERE DE LA SANTE -*-*-*-*-*- Ce document a été produit avec l’appui technique et financier du Projet Intégré de Santé Familiale (PISAF) exécuté par University Researsh Co. MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION DES RESSOURCES DU CENTRE DE SANTE Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé ii SIGLES ET ACRONYMES AES : Agent d’Entretien et de Services CAR : Chargé de l’Administration et des Ressources CVA : Conducteur de Véhicules Administratifs MCZS : Médecin Coordonnateur de la Zone Sanitaire PAA : Plan d’Action Annuel PTA : Plan de Travail Annuel SA : Secrétaire Administratif TDR : Termes de Références RAAF : Responsable des Affaires Administratives et Financières COGECS : Comité de Gestion de Centre de Santé CS : Centre de santé Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé iii SOMMAIRE SIGLES ET ACRONYMES ................................................................................................................ II INTRODUCTION .................................................................................................................................. 1 PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ................................................................... 2 ORGANISATION ET DESCRIPTION DE POSTE .......................................................................... 3 ORGANISATION ................................................................................................................................................. 4 DESCRIPTION DES POSTES ............................................................................................................. 5 GESTION ADMINISTRATIVE ............................................................................................................. 22 ACCUEIL DES CLIENTS ............................................................................................................................. 23 GESTION DU COURRIER ........................................................................................................................... 25 ARCHIVAGE ....................................................................................................................................................... 35 GESTION DES MISSIONS .......................................................................................................................... 41 PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ......................................... 48 IDENTIFICATION DES BESOINS EN PERSONNEL ................................................................. 49 RECRUTEMENT DU PERSONNEL SUR FONDS PROPRES ........... 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REMUNERATION DU PERSONNEL RECRUTE SUR FONDS PROPRES ..................... 51 GESTION DES CARRIERES DU PERSONNEL SUR FONDS PROPRES ........................ 53 GESTION DES CONFLITS ......................................................................................................................... 61 INCITATION A LA PERFORMANCE ................................................................................................... 63 PROCEDURE DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE ......................................... 65 GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................................ 66 ELABORATION DU PLAN D’ACTION ANNUEL .......................................................................... 67 PREPARATION ET VOTE DU BUDGET ............................................................................................ 71 GESTION FINANCIERE .......................................................................................................................... 75 EXECUTION DU BUDGET ......................................................................................................................... 76 EXECUTION DES DEPENSES ................................................................................................................. 96 GESTION COMPTABLE ....................................................................................................................... 110 Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé iv ___________________________________________________________________ ... 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ELABORATION DES ETATS FINANCIERS ................................................................................. 113 SCHEMA DES ECRITURES COMPTABLES................................................................................. 114 PROCEDURES DE GESTION DU MATERIEL ...................................................................... 121 GESTION DES IMMOBILISATIONS ............................................................................................. 122 GESTION DES IMMOBILISATIONS ................................................................................................. 123 MAINTENANCE DES IMMOBILISATIONS .......................................................................... 131 INVENTAIRE DES MATERIELS ......................................................................................................... 138 GESTION DU MATERIEL DE TRANSPORT ................................................................................ 141 GESTION DES STOCKS ........................................................................................................................ 150 Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 1 INTRODUCTION Le manuel a pour objet de mettre à la disposition des acteurs des Centres de Santé, un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations de gestion. La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après : • Renforcer la culture du respect des textes au niveau des structures sanitaires ; • Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier conforme : aux principes de gestion généralement admis aux dispositions des textes réglementaires et législatifs en vigueur ;² • Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions afférentes ; • Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des circuits d’information (circulation des documents) ; • Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace. Le présent manuel décrit l’organisation, les procédures de gestion administrative, des ressources humaines, financière et matérielle du Centre de Santé. Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 2 PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 3 ORGANISATION ET DESCRIPTIONS DE POSTES Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 4 ORGANISATION Organigramme d’un Centre de Santé Légende : Relation hiérarchique Relation fonctionnelle Médecin Chef Resp maternité Responsable du Centre de Santé Resp Labo Tech Hygiène et Assainissement Resp Affaires Adm et financière COGECS Resp PEV Resp animation SA Chargé des recettes Agent de recouvrement recettes Magasinier Responsable pharmacie AES CVA Resp dispensaire Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 5 DESCRIPTION DES POSTES Responsable du centre de santé Intitulé : Responsable du centre de santé 2. Description sommaire Sous l'autorité du médecin coordonnateur, il assure l’exécution des tâches techniques (soins curatifs, soins préventifs, promotionnels) et de gestion au niveau du centre de santé 1. Description des attributions • Participer à la planification et la mise en œuvre des activités du centre de santé de la zone. • Assurer le fonctionnement harmonieux du système d’information des centres de santé de la commune • Participer au processus de recrutement des agents du Centre de Santé la gestion des ressources humaines (Définition de poste, embauche, licenciement, rémunération des agents non permanant de l’Etat, formation et recyclage, résolution des conflits …) • Participer à la mise en place des services de qualité • Faire Assurer des services de qualité dans les centres de santé de la commune • Participer à la supervision du personnel des centres de santé de la commune. • Superviser et contrôler la gestion des différentes ressources financières et matérielles du centre de santé • Participer au plan technique aux prestations de soins médicaux, à l’organisation du système de référence et de contre-référence • Exécuter les décisions prises par le Comité de gestion des Centres de Santé et les instructions de la hiérarchie • Ordonner et veiller par délégation à l'exécution du budget des centres de santé de commune tant en recettes qu'en dépenses • Participer aux concertations régulières avec les autorités communales et les partenaires au développement Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 6 Profil : - Médecin Généraliste ou de Santé Publique ou IDE ou SFE (selon le cas) - Ancienneté : 02 ans - Les différentes attributions susmentionnées ne sauraient être considérées comme exhaustives Les différentes attributions susmentionnées sont extraites des divers textes réorganisant les formations sanitaires et ne sauraient être considérées comme exhaustives Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 7 Responsable des Affaires Administratives et Financières 1-Intitulé : Responsable des Affaires Administratives et Financières (RAAF) 2-Description sommaire Sous l'autorité du Responsable du Centre de Santé, le RAAF assure l’exécution des tâches de gestion financière, comptable et matérielle du Centre de Santé Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 8 3-Description des attributions • Assurer la mise en œuvre du système de gestion administrative, financière, comptable et matérielle du centre de santé ; • Elaborer le projet du plan d’action et du budget du centre à partir des données fournies par les autres entités du centre ; • Participer à l’élaboration du plan d’action et du budget du Centre de Santé ; • Encaisser les recettes et Exécuter les dépenses ; • Assurer le suivi du recouvrement des créances ; • Tenir la comptabilité générale et analytique du Centre de Santé (enregistrement et conservation des pièces justificatives et livres comptables) ; • Gérer la caisse de menues dépenses ; • Consolider la comptabilité des Centres de Santé de la commune ; • Etablir les états de paiement ; • Archiver les pièces (factures, reçus de versement, état, etc.) ; • Exécuter les opérations bancaires; • Participer aux supervisions, travaux d'inventaire et monitorings ainsi qu’aux réceptions de biens matériels ; • Préparer les rapports financiers (mensuel, trimestriel, annuel) du Centre de Santé ; • Fixer les objectifs à ses collaborateurs (commis de pharmacie, le magasinier etc…) et coordonner leurs activités ; • Assurer le suivi et le contrôle de l'exécution des tâches confiées à ses collaborateurs en matière de gestion administrative, comptable et financière ; Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 9 Approuver le plan de performance de ses collaborateurs ; Participer à l’évaluation de ses collaborateurs ; Participer à l’élaboration du plan triennal et du Budget programme de la Zone Sanitaire ; Appuyer les responsables des centres de santé pour élaborer le budget du plan d’action du centre de santé ; Assurer l’archivage des actes, pièces comptables et autres documents ; 4-Profil : - Titulaire du BAC G 2, ou BAC G 3 ou à défaut du CAP AC - Etre de bonne moralité - Expérience : à 02 ans - Doit accepter travailler en équipe Les différentes attributions susmentionnées ne sauraient être considérées comme exhaustives. Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 10 SECRETAIRE ADMINISTRATIF DU CENTRE DE SANTE 1. Intitulé : Secrétaire Administratif du Centre de Santé 2. Description sommaire Sous l’autorité du responsable du centre le Secrétaire Administratif du Centre de Santé, assure la tenue du secrétariat administratif. 3. Description des attributions • Accueillir et recevoir les clients du Centre de Santé ; • Assurer le traitement du courrier "Arrivée" et "Départ" Centre de Santé ; • Assurer la saisie des documents administratifs initiés par le Centre de Santé ; • Assurer la reprographie des documents administratifs et la ventilation du courrier ; • Assurer le classement du courrier courant et son archivage ; • Gérer le standard (Appel, Réception, etc.) ; • Gérer les rendez-vous du Responsable du centre ; • Assister les Responsables uploads/Management/ manuel-de-procedures-de-gestion-des-ressources-du-centre-de-sante.pdf