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LE SECRETARIAT PERMANENT 01 BP : 2237 Lomé 01 Tél. : +228 22 61 62 77 Fax : +22

LE SECRETARIAT PERMANENT 01 BP : 2237 Lomé 01 Tél. : +228 22 61 62 77 Fax : +228 22 61 62 81 Email : cnls@laposte.tg Site Web : www.cnlstogo.org PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE -------------------- CONSEIL NATIONAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA ET LES INFECTIONS SEXUELLEMENT TRANSMISSIBLES Octobre 2012 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DU SP/CNLS-IST REPUBLIQUE TOGOLAISE ---------------- Travail – Liberté – Patrie KEKAR-AMASE 1680 Boulevard Jean Paul II Tokoin Nukafu B.P. : 30 845 Lomé - Togo Tél. : 22 26 22 31 / 22 26 69 38 Fax. : 22 26 71 98 E-Mail : kekar-amase.kekar@helim.tg 3 / 302 SOMMAIRE INTRODUCTION ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 10 PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------- 10 PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------------------------- 11 PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 12 PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL ---------------------------------------------------------------------------------------- 14 PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRÔLE INTERNE ---------------------------------------------- 16 PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18 CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------ 18 PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION -------------------------------------------------------------- 18 PROCEDURES ADMINISTRATIVES ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 22 CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 22 TITRE DU POSTE: Coordonnateur National -------------------------------------------------------------------------------------- 22 TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint ---------------------------------------------------------------------------- 25 TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière ----------------------------------------------------------------------------------------- 28 TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier --------------------------------------------------------------- 30 TITRE DU POSTE: Agent Comptable ------------------------------------------------------------------------------------------------ 35 TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38 TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39 TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes ------------------------------------------------------------------------------- 40 TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines -------------------------------------------------------------------------- 42 TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif --------------------------------------------------------------------------------------- 43 TITRE DU POSTE: Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel -------------------------------------------------------- 45 TITRE DU POSTE: Standardiste ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 46 TITRE DU POSTE: Coursier ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 47 TITRE DU POSTE: Chef Parc auto --------------------------------------------------------------------------------------------------- 48 TITRE DU POSTE: Chauffeurs--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49 TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et entreprises ----------------------------------------------------- 50 TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions religieuses -------------------------------------------- 52 TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé ------------------------------------------------------------------------------- 54 TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques ------------------------------------ 56 TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web ----------------------------------------------------------------------- 58 TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation ----------------------------------------------- 59 TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation-------------------------------------------------------------------------------- 61 TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de données ----------------------------------------------------------------------- 63 TITRE DU POSTE: Chargé de l’Informatique ------------------------------------------------------------------------------------- 64 TITRE DU POSTE: Auditeur Interne ------------------------------------------------------------------------------------------------- 66 CYCLE : GESTION DU COURRIER ------------------------------------------------------------------------------------------------ 72 PROCEDURE : COURRIER DEPART -------------------------------------------------------------------------------------------------- 72 PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE ------------------------------------------------------------------------------------------------- 74 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------------------- 77 PROCEDURE : PREAMBULE ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77 PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------- 83 PROCEDURE : SALAIRES --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 85 PROCEDURE : CONGES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 88 PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES ------------------------------------------------------------------------- 92 PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL ---------------------------------------------------------------------------- 95 PROCEDURE : MISSIONS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 97 PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------- 102 CYCLE : GESTION DES ACHATS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 107 PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION ------------------------------------------------------------------------------------------ 107 PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE -- 109 PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS ------------------------------------------- 112 4 / 302 PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS ---------------- 115 PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES ----------------------------------------------------- 119 PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS --------------------------------------------------------------------------------------------- 121 PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON --------------------------------------------------------------------------------- 123 PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR ------------------------------------------------------------- 125 CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------------------------------------- 128 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 128 PROCEDURE : GESTION DES ENTREES ------------------------------------------------------------------------------------------- 130 PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS --------------------------------------------------------------- 133 PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE ------------------------------------------------------------------------------- 135 PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------- 140 PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS---------------------------------------------------------------------- 143 PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS ------------------------------------------------------------------------- 145 CYCLE : GESTION DES STOCKS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 149 PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES ------------------------------------------------------- 149 PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT --------------------------------------------------------------------------------------- 153 PROCEDURE : GESTION DES KITS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 155 PROCEDURES FINANCIERES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 159 CYCLE : GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 159 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 159 PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS --------------- 161 PROCEDURE :CALENDRIER D’ELABORATION DU PABA --------------------------------------------------------------------- 166 PROCEDURE :Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique sous le logiciel ------------------------ 167 CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES ---------------------------------------------------------------------------------- 172 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 172 PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL -------------------------------------------------------------------------------- 174 PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL ---------------------------------------------------------- 177 PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT ------------------------------------------------------------------------------------------------- 180 CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE ---------------------------------------------------------------------------------------- 182 PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE ----------------------------------------------------- 182 PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES ------------------------------------------------------------------------- 185 PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE ----------------------------------------------------------------- 186 PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES ----------------------------------------------------------- 190 PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES --------------------------------------------- 191 PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE -------------------------------------------------------------------- 195 PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER ------------------------------------------------------------------------------ 197 PROCEDURES COMPTABLES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 202 PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------- 202 PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES ---------------------------------------- 205 PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE ----------------------------------- 207 PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES ------------------------------- 209 PROCEDURE : PLANS COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------------- 213 PROCEDURE : Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 215 PROCEDURE : Approvisionnement du compte spécial Banque ---------------------------------------------------------- 216 PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) ----------------------------------------------------------------- 217 PROCEDURE : Paiement de la DPD ----------------------------------------------------------------------------------------------- 218 PROCEDURE : Achat de fournitures ou services ------------------------------------------------------------------------------ 219 PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse ------------------------------------------------------------------------------- 220 PROCEDURE : Règlement des factures ------------------------------------------------------------------------------------------ 221 PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG OU association ------------------------------------------- 222 PROCEDURE : Justification AU partenaire en développement des fonds reçus-------------------------------------- 223 PROCEDURE : Immobilisation des charges de l’exercice ------------------------------------------------------------------- 224 PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) ---------------------- 226 PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF ------------------------------ 229 PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT ------------------ 230 PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD ------------------------------------------------------------------------------------ 231 5 / 302 PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD -------------------------------------------------------------------------------------------- 233 PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE --------------------------------------------------------------- 234 PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT --------------------------------------------------------------------- 235 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE --------------------------------------------------------------- 236 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE D’AVANCE/D’ACOMPTE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 237 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE --------------------------------------------------------------- 238 PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES ------------------------------------------------------------------------------ 239 PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION ------------------------------------------------------ 240 PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES -------------------------------------------------------------------------------------- 243 PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock --------------------------------------------------------------------------------------- 244 PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock ---------------------------------------------------------------------------- 245 PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS ------------------------------------------------------------------------ 247 PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS------------------------------------------------------------------------------- 253 PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION ---------------------------------------------------------------------------------- 259 PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT ----------- 259 PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE ------------------------------------------------------------------------------- 261 PROCEDURE : Audit EXTERNE ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 270 ANNEXES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 272 6 / 302 SIGLES ET ACRONYMES AC : Agent comptable AI : Auditeur Interne ADM : Procédures Administratives ASE : Assistant de Suivi-Evaluation ARV : Anti Rétro Viraux BAC : Baccalauréat BC : Bon de Commande BL : Bon de Livraison BQ : Banque BTS : Brevet de Technicien Supérieur CAI : Caisse CE : Contrepartie de l’Etat CO : Comptable CS : Compte Spécial CNLS : Conseil National de Lutte contre le Sida CN : Coordonnateur National CNA : Coordonnateur National Adjoint CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale CPA : Chef Parc Auto CHA : Chauffeur CI : Chargé de l’Informatique CPLS : Comité Préfectoral de Lutte contre le Sida CPT : Procédures Comptables CRH : Chargé des Ressources Humaines CRLS : Comité Régional de Lutte contre le Sida CS : Coursier CSAF : Chef du Service Administratif et Financier CSCME : Chef Service Chargé des Ministères et des Entreprises CSCCR : Chargé de la Société Civile et des Confessions Religieuses CGSM : Chargé de la Gestion des Stocks et du matériel CSSS : Chef Service du Secteur Santé CSCRP : Chef de Service de Communication et des Relations Publiques CSPSE : Chef de Service de Planification et de Suivi Evaluation CUMP : Coût Unitaire Moyen Pondéré DECF : Diplôme d’Etudes Comptables et Financières 7 / 302 DESCF : Diplôme d’Etudes Supérieures Comptables et Financières DP : Demande de Proposition DPD : Demande de Paiement Direct DRF : Demande de Remboursement de Fonds FCFA : Franc de la Communauté Francophone Africaine FNUAP : Fonds des Nations Unies pour la Population IEC : Information, Education et Communication MSTCF : Maîtrise en Sciences Techniques Comptables et Financières NIP : Note d’Information des Prestataires OCB : Organisations Communautaires de Base OD : Opérations Diverses OHADA : Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique ONG : Organisation Non Gouvernementale PABA : Plan d’Action et Budget Annuels PASCI : Programme d’Appui à la Société Civile PJ : Pièce (s) Justificative (s) PNLS : Programme National de Lutte contre le Sida PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement PTME : uploads/Management/ manuel-de-procedures-du-sp-cnls-version-finale-dec-2012 1 .pdf