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Recherche sur le manuel des procédures comptables 1 La gestion des ressources e

Recherche sur le manuel des procédures comptables 1 La gestion des ressources et des opérations est une tâche complexe. L'entreprise doit ajuster ses méthodes de fonctionnement pour répondre aux besoins d'informations rapides, à l'informatisation et à la rotation du personnel. Dans cet environnement en constante évolution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue l'importance et la fiabilité de l'information financière pour l'aider dans la prise de décisions. À cette fin, le manuel des procédures comptables est un document qui récapitule progressivement l’ensemble des processus de gestion et traitement des taches dans une entreprise, comme il contribue à améliorer l'efficacité et l'économie liées à certains processus décisionnels et permet de minimiser les risques de non-contrôle et d'inexactitude sur les données financières. Recherche sur le manuel des procédures comptables 2 Première partie : Approche théorique sur le manuel des procédures comptables I. Définition et objectifs du manuel de procédures comptables : 1- Définition : Ce que vous dénommez comme "manuel comptable" s'appelle réellement le manuel des procédures comptables (ou encore le manuel de contrôle interne) qui est nécessaire et indispensable au sein de toutes les grandes entreprises en vue de réglementer les procédures de traitement de l'information financière et comptable par rapport d'abord à la loi, ensuite à la réglementation professionnelle et enfin par rapport aux objectifs organisationnels de l'entreprise. Il précise en particulier :  Les différentes tâches et leurs modalités d'exécution ;  Les responsabilités respectives des différents intervenants ou opérateurs ;  Les procédures d'établissement des différents documents nécessaires à la gestion administrative, financière, comptable, opérationnelle et technique ;  Les modalités de contrôle à chaque stade du système d'informations Il n'a aucune relation avec les tiers mais son existence facilite le traitement opérationnel des comptes en vue d'atteindre la transparence, la régularité, la fiabilité et la sincérité des transactions enregistrées en comptabilité 2 .OBJECTIF : Etre en mesure : * de concevoir et d'établir le manuel des procédures comptables dans le respect des principes posés par le plan comptable général, * de le définir en fonction des orientations fixées par la direction générale et financière de l'entreprise ou du groupe, * d'en faire un réel outil garantissant la qualité de l'information financière. Recherche sur le manuel des procédures comptables 3 II. Les fonctions et composantes du manuel des procédures comptables 1. Fonctions : Le manuel de procédures constitue à cet effet plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer : Le manuel de procédures est un référentiel de communication Par sa conception, il permet à chaque intervenant ou opérateur d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants et de traiter ainsi les documents selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous. Le manuel de procédures est un référentiel de formation Il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction qui peuvent ainsi aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes. Le manuel de procédures est un référentiel de gestion Il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion d'une entreprise et de la totalité des composantes élémentaires de son système d'informations. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme. Le manuel de procédures est un référentiel de contrôle Il aide, dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de la Direction Générale et le respect, par chaque opérateur, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues seront ainsi plus aisés aussi bien pour les organismes de contrôle internes qu'externes. Le manuel de procédures est un référentiel d'information de gestion Il permet au Directeur Général, aux Directeurs sectoriels et aux différents responsables de structures d'analyser de façon cohérente et homogène tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, directement tout opérateur sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer. Recherche sur le manuel des procédures comptables 4 2. Composantes : L'organisation comptable et les procédures Description des fonctions et séparation des tâches Plan de compte, schémas d'écriture et règles d'imputation Le traitement de l'information comptable : * collecte et saisie * classement et archivage * contrôle Les processus et les systèmes d'information : Planification annuelle des travaux Périodicité des traitements III. Comment élaborer le manuel des procédures comptables : 1- Les textes régissant l’élaboration d’un manuel des procédures comptables : Les apports du Code de commerce Le plan comptable général Les textes fiscaux 2- Les enjeux du manuel des procédures comptables : Respect des textes et harmonisation des pratiques Faire appliquer les décisions politiques de la direction de l’entreprise Augmenter la fiabilité du système d’information comptable et de l’information financière produite Gagner en performance et réactivité sur les informations à produire Fiabiliser les décisions de gestion grâce à des informations financières 3- Intégrer la structure et le contenu du manuel Quel plan et forme choisir pour le manuel ? Déterminer l’organisation comptable Comment définir les fonctions et séparation des tâches Quelle description des processus et des chemins de révision ? Recherche sur le manuel des procédures comptables 5 4-Intégrer les caractéristiques des systèmes de traitement des opérations Organisation comptable. Procédures de classement. Livres comptables. Schémas d'écritures et systèmes de traitement. Description du chemin de révision Définition de fonctions et répartition des tâches. Description des contrôles. Planification des travaux. Exploitation des données comptables. Elaboration et présentation des documents de synthèse 5- Choisir le bon support Support papier, messagerie, intranet Choisir la forme et la diffusion des mises à jour périodiques Recherche sur le manuel des procédures comptables 6 Deuxième partie : Approche pratique du manuel des Procédures comptables I. Définition de l’entreprise xxxxxxxxxxxxxxxxx est une société anonyme au capital de xxxxxxxxxxDH, créée en xxxx et ayant pour principale activité xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Le Conseil d’Administration est constitué comme suit : Mr xxxxxxx Président Mr xxxxxxx Administrateur Mr xxxxxxxx Administrateur Mr xxxxxxxxxx Administrateur Le staff dirigeant est constitué comme suit : Mr xxxxxxxxxxxx Directeur Mr xxxxxxxxxxxx Directeur Administratif & Financier II. Rappel des principes du contrôle interne : 2.1 Séparation des fonctions La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d'enregistrements qui représentent des opérations multiples. La fiabilité d'une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne sont les suivants : Prévenir les erreurs et les fraudes ; Protéger l'intégrité des biens et des ressources de l'entreprise ; Gérer rationnellement les biens de l'entreprise ; Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations. La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches. Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d'une entreprise : Fonction de décision ; Fonction de conservation du patrimoine (personnes ayant à leur charge la conservation ou l'entretien des immobilisations, des stocks, du disponible) ; Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux qui affectent les biens de 'entreprise, des correctifs d'inventaire, et établissement des états financiers) ; Fonction de contrôle. Recherche sur le manuel des procédures comptables 7 La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu'une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux de ces fonctions) permet de réaliser un autocontrôle efficace. 2.2 Définition des fonctions L'affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise. Cette définition comprend : La description de la place qu'occupe l'intéressé dans l'entreprise, ses attributions et responsabilités, l’origine des documents qu'on lui transmet, les documents à créer et leur destination. 2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations La comptabilité doit être à jour en permanence. Les procédures utilisées doivent garantir que la comptabilité répond aux critères : d'exhaustivité : toutes les opérations font l'objet d'un enregistrement comptable, de réalité : tout enregistrement est justifié par une opération, d'exactitude : il n'y a pas d'erreur dans la comptabilisation des montants, de bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle se rattache. 2.4 Protections matérielles et juridiques Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d'une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries. Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses enregistreuses, machines à affranchir, coffres.) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats.) III. Les procédures générales : 3-1 Organigramme général : (Typique à chaque structure) 3.2 Traitement du courrier 3.2.1 Traitement du courrier reçu L'ouverture des plis est assurée par la secrétaire. Elle procède ensuite à l'enregistrement du courrier sur un registre. Les informations suivantes doivent y être inscrites : numéro d'ordre d'arrivée, date d'arrivée, date de la lettre, références indiquées sur la lettre, origine, objet (résumé), Recherche sur le manuel des procédures comptables 8 destinataire. En ce qui concerne les factures uploads/Management/ manuel-des-procedures-comptables-yassafi 1 .pdf