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OECCA-BENIN GESTION DU PERSONNEL Canevas du Manuel des procédures des cabinets

OECCA-BENIN GESTION DU PERSONNEL Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA 0 OECCA-BENIN SOMMAIRE 1 RÈGLES DE BASE.......................................................................................................................................2 2 RECRUTEMENT..........................................................................................................................................2 2.1 OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................2 2.2 RÈGLES DE GESTION...............................................................................................................................2 3 GESTION DES CARRIÈRES ET DES EMPLOIS...................................................................................3 3.1 OBJECTIFS...............................................................................................................................................3 3.2 RÈGLES DE GESTION...............................................................................................................................3 4 GESTION DES CONGÉS............................................................................................................................3 4.1 OBJECTIF POURSUIVI..............................................................................................................................3 4.2 RÈGLES DE GESTION...............................................................................................................................3 4.3 PROCÉDURES DE GESTION DES CONGÉS.................................................................................................4 5 GESTION DES ABSENCES........................................................................................................................4 5.1 OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................4 5.2 RÈGLES DE GESTION...............................................................................................................................4 5.3 PROCÉDURES DE GESTION DES ABSENCES..............................................................................................4 6 GESTION DES ACCIDENTS DE TRAVAIL.............................................................................................5 6.1 OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................5 6.2 PROCÉDURES DE GESTION DES ACCIDENTS DE TRAVAIL.........................................................................5 7 RECLASSEMENT DU PERSONNEL........................................................................................................5 7.1 OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................5 7.2 RÈGLES DE GESTION...............................................................................................................................5 8 PROCÉDURES DE RECLASSEMENT DU PERSONNEL.....................................................................6 9 EVALUATION DU PERSONNEL...............................................................................................................6 9.1 OBJECTIF................................................................................................................................................6 9.2 RÈGLE DE GESTION.................................................................................................................................6 9.3 PROCÉDURES D’ÉVALUATION DU PERSONNEL........................................................................................6 10 MISSIONS ET DÉPLACEMENTS.............................................................................................................7 10.1 OBJECTIF POURSUIVIS............................................................................................................................7 10.2 RÈGLES DE GESTION...............................................................................................................................7 10.3 PROCÉDURES DE GESTION DES MISSIONS...............................................................................................7 10.4 ORDRES DE MISSIONS.............................................................................................................................8 10.5 INDEMNITÉS DE MISSION........................................................................................................................9 11 AVANCES SUR FRAIS DE MISSION........................................................................................................9 12 COMPTE RENDU DE MISSION...............................................................................................................9 13 GESTION DES STAGIAIRES.....................................................................................................................9 13.1 OBJECTIFS POURSUIVIS.........................................................................................................................10 13.2 RÈGLES DE GESTION.............................................................................................................................10 13.3 PROCÉDURES DE GESTION DES STAGIAIRES..........................................................................................10 14 ANNEXES....................................................................................................................................................11 Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA 1 OECCA-BENIN 1 Règles de base Il appartient à l’Ordre des Experts-Comptables et Comptables Agréés du Bénin (OECCA Bénin) de rédiger la convention collective le concernant, régulièrement mise à jour. Tout Cabinet de plus de 20 salariés doit mettre en place un règlement intérieur. 2 Recrutement 2.1 Objectifs poursuivis  Adéquation existant entre les agents recrutés et les besoins du service ;  S’assurer que le personnel du Cabinet est bien qualifié pour les postes pourvus ;  Le recrutement doit correspondre aux besoins réels du Cabinet tant en qualité qu’en volume ;  Le recrutement d’agent doit être exclusivement justifié par un besoin né suite, soit à une vacance de poste, soit du fait de l’augmentation du volume d’activités ou de modification des structures. 2.2 Règles de gestion  Tout service ou département du cabinet peut exprimer une demande de personnel qui doit être soumis à l’avis du Directeur ou du Gérant ;  Chaque personnel du Cabinet doit disposer d’une copie du règlement intérieur (si le nombre de personnel est de plus de vingt salariés) ;  L’embauche du personnel est, sur le plan technique, coordonnée et supervisée par le Directeur ou le Gérant.  Les différentes étapes du processus d’embauche sont : - Expression du besoin ; - Sélection des candidats ; - Embauche ;  Chaque étape du processus doit être sanctionnée par un procès verbal. Le Directeur ou le Gérant doit lui-même présider l’entretien direct ou déléguer une autre personne compétente en cas d’empêchement ;  Les documents du personnel doivent être conservés pendant au moins 30 ans.  Le recrutement peut s’effectuer au plan interne pour assurer la promotion des agents déjà en poste.  Le recrutement peut être confié à un cabinet spécialisé, dans ce cas la Direction du Cabinet met à la disposition dudit cabinet le cahier de charge et indique de façon précise ses besoins. Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA 2 OECCA-BENIN 3 Gestion des carrières et des emplois 3.1 Objectifs  Assurer un compromis permanent entre les besoins du Cabinet, les potentiels disponibles et les désirs exprimés par les salariés ;  Mettre en place un système d’appréciation permettant de détecter les potentiels et d’orienter la gestion personnalisée de l’emploi ;  Gérer les départs des agents du Cabinet. 3.2 Règles de gestion  La gestion des carrières et des emplois consiste à créer les outils de gestion et de suivi en disposant pour chaque agent d’un dossier dans lequel sont rangés tous les actes le concernant.  Sous le contrôle de la Direction du Cabinet, le Directeur ou le Gérant développe des outils de promotion et de contrôle de l’adéquation Compétences-Emplois pour garantir l’équité de la relation Contribution- Rétribution.  Le Directeur ou le Gérant veille à l’application équitable de la réglementation en vigueur. Il initie les Notes de Service relatives à l’évolution du code de travail, des avantages et émoluments et à la carrière du personnel.  Pour le suivi du personnel, le Directeur ou le Gérant constitue des dossiers individuels incluant les pièces obligatoires. 4 Gestion des congés 4.1 Objectif poursuivi S’assurer que les congés accordés sont conformes aux prescriptions du code de travail en matière de congés administratifs. 4.2 Règles de gestion  Les congés sont annuels et apparaissent comme un complément de repos accordé au personnel ;  La jouissance de congé n’est effective qu’après un an de service effectif ;  Le travailleur a droit à un congé de deux (2) jours ouvrables par mois travaillé, soit 24 jours ouvrables par année de service ; Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA 3 OECCA-BENIN  Outre le congé annuel, les travailleurs peuvent bénéficier dans certains cas des congés spéciaux. Il s’agit essentiellement des permissions pour événements familiaux, des congés de maladie et de maternité conformes à la réglementation en vigueur. 4.3 Procédures de gestion des congés Les procédures de gestion des congés se résument comme suit :  Elaborer le planning des congés  Etablir les demandes de congés - Chaque agent adresse une demande de congés au Directeur ou au Gérant conformément au planning de congés.  Etablir le titre de congés : 5 Gestion des absences 5.1 Objectifs poursuivis Règlementer les absences au sein du Cabinet afin :  d’éviter les abandons de postes non justifiés ;  de cerner la productivité de l’agent et l’évaluation de ce dernier. 5.2 Règles de gestion  Toutes les absences doivent être autorisées par le Directeur ou le Gérant ;  Les jours d’absences non justifiés sont déduits des congés administratifs de l’agent ;  Les absences fantaisistes peuvent être sanctionnées. 5.3 Procédures de gestion des absences Les procédures de gestion des absences se présentent comme suit :  Etablir la demande d’autorisation - L’agent adresse au Directeur ou au Gérant une demande manuscrite d’autorisation d’absence précisant clairement les motifs de l’absence. - Cette demande doit suivre le circuit administratif approprié. Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA 4 OECCA-BENIN  Autoriser l’absence avec une fiche appropriée.  Retour d’absence: - Tout retard non justifié peut être sanctionné. 6 Gestion des accidents de travail 6.1 Objectifs poursuivis Ces procédures visent à servir de guide pour les démarches à suivre en cas d’accident de travail d’un agent du Cabinet. 6.2 Procédures de gestion des accidents de travail Les procédures de gestion des accidents de travail se présentent comme suit :  Constater l’accident par une autorité administrative ou toute autre personne crédible (Police Nationale, service de santé par exemple)  Déclarer l’accident à la CNSS : 7 Reclassement du Personnel 7.1 Objectifs poursuivis Promouvoir la paix sociale, facteur déterminant du développement du Cabinet ; Réglementer les reclassements du personnel du Cabinet. 7.2 Règles de gestion  En fonction de l’ancienneté et conformément aux textes en vigueur, il doit être procédé chaque année au reclassement des agents ayant droit ;  Les agents omis peuvent en faire la demande. La demande est adressée au Directeur ou au Gérant ; Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA 5 OECCA-BENIN  Les demandes de reclassement doivent être signées par l’agent et déposées au secrétariat du Cabinet. 8 Procédures de reclassement du personnel Les procédures se présentent comme suit :  Etablir les demandes de reclassement : - Chaque agent établit une demande de reclassement s’il en bénéficie compte tenu des textes en vigueur. La demande est déposée au secrétariat du Cabinet.  Etudier les demandes de reclassement ;  Reclasser les agents suivant les procédures existante ; 9 Evaluation du personnel 9.1 Objectif  S’assurer de la contribution de chaque agent aux objectifs du Cabinet ;  S’assurer que les attributions et les objectifs définis à chaque agent ont été respectés selon les procédures en vigueur au sein du Cabinet ;  Aider au redéploiement du personnel et à la gestion efficiente des compétences. 9.2 Règle de gestion  L’évaluation du personnel doit se faire selon la procédure down top : les agents sont évalués par les chefs divisions, les chefs divisions sont évaluées par les chefs services et les chefs services par les Directeurs d’Organe ;  A la fin de chaque année, le Directeur ou le Gérant distribue à chaque responsable du Cabinet, la fiche d’évaluation des agents ;  Les fiches doivent être transmises par voie confidentielle aux supérieurs hiérarchiques. 9.3 Procédures d’évaluation du personnel Les procédures d’évaluation se présentent comme suit : Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA 6 OECCA-BENIN  Evaluation du personnel - Transmettre les fiches d’évaluation des agents en fin d’année à chaque chef département ; - Apprécier les performances des agents sous contrôle par rapport aux objectifs fixés ; - Evaluer le taux d’exécution des programmes d’activité ; - Evaluer le taux d’absence pour causes autres que professionnelles ; - Discuter de uploads/Management/ manuel-des-procedures-gestion-personnel.pdf