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26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 1 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME

26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 1 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 6 L ’ INFORMATION 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 2 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 6.1 ORGANISER LES CIRCUITS D ’ INFORMATION 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 3 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 UNE BONNE ORGANISATION DE L ’INFORMATION : EFFICACITE ET MOTIVATION POUR LE MANAGER: Besoin de connaître la réalité pour: - pouvoir contrôler le travail : DELEGATION EFFICACE - prendre les décisions à bon escient: BON MANAGEMENT POUR LES MEMBRES DE L ’EQUIPE: Nécessité de les informer: - pour la bonne exécution de leur travail: EFFICACITE - pour qu ’ils puissent se situer dans le contexte général ( affaires, équipe, société,.. ): MOTIVATION Besoin de s ’assurer que les informations circulent entre eux: EFFICACITE ESPRIT D ’EQUIPE 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 4 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 DEUX EXCES A EVITER: - PAS ASSEZ D ’INFORMATIONS - TROP D ’INFORMATIONS 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 5 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 PRINCIPES A METTRE EN OEUVRE - Chacun doit avoir les données dont il a besoin de façon précise et au niveau qui va bien - Chacun doit pouvoir comprendre le contexte général afin de pouvoir situer son action et comprendre l ’action des autres - Eviter les pertes de temps occasionnées par la lecture et la réponse à des notes ou des messages sans intérêt 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 6 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 POURQUOI CERTAINS BLOQUENT L ’INFORMATION? SAVOIR = POUVOIR Savoir, c ’est détenir un certain pouvoir sur ceux qui ne savent pas Celui qui ne diffuse pas ses informations se rend incontournable - il s ’accroche à son poste: besoin de sécurité - mais en se rendant indispensable, il se prive des possibilités de mouvement et bloque sa carrière 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 7 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 POURQUOI CERTAINS VOUS INONDENT D ’INFORMATIONS ? - Pour vous faire croire qu ’ils sont « transparents » - Pour vous faire perdre votre temps en vous noyant dans les détails - Parce que c ’est une façon de se faire « couvrir »: si vous ne réagissez pas à une information, cela sera pris pour un accord L ’excès d ’information est une stratégie utilisée par certains pour aboutir aux mêmes effets que le recel d ’informations: avoir une position incontrôlable. 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 8 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 DIRECTION GENERALE D MANAGER M EQUIPE E EXTERNE ( CLIENT, FOURNISSEUR, SERVICE,..) X MEMBRE DE L'EQUIPE MEMBRE DE L'EQUIPE EXTERNE ( CLIENT, FOURNISSEUR, SERVICE,..) X XE EE ME EM XM MX EX MD DM FLUX D’ INFORMATIONS 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 9 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 Echanges internes entre membres de l'Equipe S'assurer du bon fonctionnement des échanges internes Définir les autorisations d'Emission f ( E, X, infos ) Emission d'informations vers l'extérieur par un membre de l'Equipe Informations externes ( Client, Fournisseur, Service interne de l'Entreprise,... ) vers un membre de l'Equipe Définir la diffusion éventuelle f ( E, X, infos ) vers E, X, M XE EX EE Organisés Compte-rendus à la Direction ( "Reporting") et demandes particulières Préparation rigoureuse et synthétique Communication à l'Equipe ou à certains de ses membres sous une forme appropriée ( entretien, réunion, écrit, ... ) Informations fournies à l'équipe par le Manager Informations fournies à l'extérieur ( Client, Fournisseur, Service interne de l'Entreprise,... ) Traitement direct non délégué MX ME MD Diffusion par le Manager Informations sur la vie de l'Entreprise, consignes de la Direction Synthèse des informations acquises, Traitement et Diffusion Synthèse des informations acquises, Traitement et Diffusion éventuelle Compte-rendus, rapports internes, entretiens, infos acquises en réunion , observation, ... Informations reçues de l'Extérieur ( Client, Fournisseur, Service interne de l'Entreprise,... ) Traitement des informations acquises, et Diffusion XM EM DM Acquisition par le Manager TYPE D' INFO ACTION MANAGER CODE GENRE FLUX FLUX D’ INFORMATIONS 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 10 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 TYPES DE COMMUNICATIONS ORALE Formelle Réunion Entretien Discours, exposé Informelle Entre deux portes Au labo, sur le terrain En prenant le café Discours improvisé Téléphone ECRITE Rapport Compte-rendu Mémo interne Fax E Mail AUDIO-VISUELLE Présentation de documents projetés ( slides ) Vidéo COMPORTEMENTALE Le non-dit, les attitudes Les rituels ( poignée de main, signes ) 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 11 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 LA PLUS GRANDE DIFFICULTE DU MANAGER: DELEGUER ET NE PAS PERDRE LE CONTROLE - L ’information provenant des collaborateurs à qui on a délégué un travail est la première source d ’information - Il faut trouver d ’autre moyens d ’informations: « Qui n ’entend qu ’une cloche n ’entend qu ’un son ! » - L ’observation sur le terrain est fondamentale pour « sentir » la réalité - Il faut apprendre à bien connaître chacun pour appliquer un filtre en fonction de la personnalité de l ’émetteur ( optimisme, pessimisme, vanité, sincérité, … ) 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 12 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 6.2 LES REUNIONS 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 13 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 LES RÉUNIONS TYPES DE RÉUNIONS Avancement Mise en phase Analyse d’un problème Recherche de solution Information Formation Rapport à la hiérarchie Brainstorming POINTS A CONSIDÉRER Salle Ambiance Disposition des tables Aides visuelles ( rétroprojecteur, tableaux, paperboard, video ) Animateur Rapporteur ou non Ordre du jour Compte-rendu 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 14 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 INTERET DES RÉUNIONS La réunion permet d ’assurer: - le sentiment de communauté - un langage commun - un travail d ’équipe - la participation de chacun - la découverte de la personnalité des autres Même si les objectifs de la réunion ne sont pas atteints, une réunion n ’est jamais inutile, car elle fait toujours un peu avancer la connaissance des autres et le sentiment de groupe 26/03/03 Michel EMERY Conseil et Formation 15 MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET ME L ’INFORMATION Ch 6 VOTRE ATTITUDE EN RÉUNION - Détendre l ’atmosphère - Mettre chacun à l ’aise - Ecoutez activement et observez le langage non-dit ( attitudes, gestes ) - Reformulez les interventions pour verifier la compréhension mutuelle - Ayez un langage clair: voie posée, idées claires, attitude directe - Utilisez le tableau pour synthétiser et faire ressortir les idées - Faire parler ceux qui restent à l ’écart - Limiter la parole de ceux qui s ’imposent trop uploads/Management/ me-7-nformation-pdf.pdf