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Cours accéléré sur Office 365 Conseils rapides pour faire gagner du temps à vot

Cours accéléré sur Office 365 Conseils rapides pour faire gagner du temps à votre entreprise en pleine croissance 2 Introduction Votre équipe et vous comptez probablement parmi les 1,2 milliard de personnes au monde qui ont utilisé Office 365. Vous connaissez les applications standard telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Mais, quand il s’agit de répondre aux besoins et aux défis en constante évolution de votre entreprise, Office 365 offre davantage de ressources qu’il n’apparaît au premier coup d’œil. Des programmes d’aide à la décision aux solutions de communication et de travail d’équipe, les avancées dans ces outils de productivité changent notre façon de vivre et de travailler. Et si les préoccupations de votre équipe tournent autour de sujets tels que la sécurité, la gestion des appareils mobiles ou le travail à distance, un passage au cloud peut faire plus pour votre entreprise en pleine croissance que jamais auparavant. Cet e-book vous apprendra à utiliser au mieux des applications Office 365 spécifiques dans six domaines critiques de votre activité : la mobilité, le travail d’équipe, la communication, la sécurité, la productivité et l’information. 3 Table des matières Chapitre 1 La mobilité permet l’activité hors du bureau............................................................. 4 Chapitre 2 La collaboration fonctionne...........................................................................................13 Chapitre 3 La communication est reine. .........................................................................................23 Chapitre 4 La technologie renforce l’efficacité.............................................................................32 Chapitre 5 Protégez vos données.................................................................................................... 37 Chapitre 6 Exploitez la puissance des données. ...........................................................................43 4 Chapitre 1 La mobilité permet l’activité hors du bureau Avec les versions Premium de Word, d’Excel et de PowerPoint, ainsi qu’une interface utilisateur optimisée pour les téléphones ou tablettes Android ou iOS, Office 365 permet à votre équipe de donner le meilleur d’elle-même, tant au bureau qu’en dehors de celui-ci. « Les représentants de la génération du millénaire nous disent que le travail flexible est une priorité. Et nous sommes convaincus que, lorsque vous respectez les personnes et leur mode de fonctionnement, cela contribue à augmenter considérablement la productivité. En permettant aux employés d’accéder à des composants Office 365 dans le cloud, nous sommes en mesure de créer une approche plus fluide et flexible de l’espace de travail physique. » Carl Dawson Directeur informatique, Marks & Spencer 6 Word Ajoutez des commentaires dans Word via votre téléphone Vous devez formuler des commentaires à l’adresse d’un collègue pendant que vous faites la navette ? Vous pouvez modifier des documents sur votre Android ou iPhone avec l’application mobile Word. Pour ajouter des commentaires. Appuyez n’importe où dans un document, puis cliquez sur Modifier. Tapez vos commentaires. S’il s’agit de la première fois que vous ajoutez un commentaire, vous êtes invité à entrer un nom d’utilisateur afin que d’autres personnes sachent qui a modifié le document. La mobilité permet l’activité hors du bureau 7 Excel Quatre raccourcis Excel conviviaux Vous pensez qu’Excel n’est qu’un programme de bureau ? Réfléchissez-y à deux fois. Vous pouvez faire pratiquement tout ce que vous voulez dans Excel sur votre smartphone ou votre tablette. 1. Formules Calculez des formules sur l’application mobile en appuyant sur l’onglet Formules. 2. Accès aisé à vos fichiers Enregistrez les fichiers Excel sur OneDrive et accédez-y rapidement sur tout appareil. 3. Clavier intégré Ajoutez des formules en toute facilité avec le clavier à l’écran de votre tablette. 4. Graphiques suggérés Visualisez rapidement des données en quelques étapes avec la fonctionnalité Graphiques suggérés, parfaite pour les écrans de petite taille. La mobilité permet l’activité hors du bureau 8 PowerPoint PowerPoint Mobile a ses avantages Préparez et présentez en déplacement Vous avez besoin de corriger une présentation tandis que vous êtes en déplacement ? Utilisez l’application PowerPoint pour apporter des modifications à partir de votre smartphone ou de votre tablette. Gardez vos notes à portée de main Lisez les notes d’une présentation directement sur votre téléphone. Coupez les cordes Pas besoin de fils et câbles encombrants. Le mode Présentateur vous permet de contrôler totalement ce que voit votre public en affichant les commentaires du présentateur uniquement sur votre tablette. Les nouvelles fonctionnalités d’écriture manuscrite, de pointeur laser et de surlignage vous aident à mettre en évidence des concepts clés en cours de présentation. Connaissez vos points de discussion Écrivez vos notes à la main pour souligner les points clés. La mobilité permet l’activité hors du bureau 9 OneDrive Le partage facilité OneDrive permet d’accéder aux fichiers sans effort, de sorte que vous pouvez travailler en tout lieu et partager votre travail avec votre équipe, où qu’elle soit. Prévisualisez plus de 270 types de fichiers courants, dont des fichiers aux formats PDF, PSD Photoshop, Adobe Illustrator et Visio, des images médicales DICOM, etc. Vous pouvez même diffuser de la vidéo à la demande sans attendre le téléchargement complet. Partagez vos fichiers en toute confiance, sachant que les autres utilisateurs pourront y accéder de manière transparente et sécurisée. Partagez un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques, ou envoyez un lien permettant à toute personne qui en a besoin d’y accéder, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation. Par ailleurs, vous pouvez contrôler la durée pendant laquelle le lien fonctionnera, ainsi que visualiser et modifier facilement les autorisations que vous avez accordées. La mobilité permet l’activité hors du bureau 10 Microsoft Teams Communiquez en temps réel Pour le nombre croissant d’organisations qui ne peuvent pas toujours rassembler tout le monde dans une même pièce, Teams offre une expérience de réunion riche et immersive permettant aux utilisateurs d’ajouter des fichiers Office, tels que des documents PowerPoint contenant des animations, via un ordinateur de bureau ou un appareil mobile pour les appels ou la conversation. La mobilité permet l’activité hors du bureau 11 Sway Créez des documents créatifs en déplacement Sway accélère et facilite la création et le partage de rapports interactifs, présentations et autres récits personnels soignés sur votre appareil mobile. Ajoutez votre contenu. Sway se charge du reste. Créez rapidement • Démarrez un Sway à partir de photos sur votre appareil mobile. • Commencez un Sway en choisissant un modèle. • Accédez à votre contenu en tout lieu, puis continuez à modifier vos Sways précédents en déplacement. Collaborez sur des Sways avec un minimum d’effort • Co-éditez avec d’autres personnes proches de vous en utilisant votre iPhone. • Partagez un lien d’édition avec toute personne pour lui permettre d’accéder au Sway sur son appareil mobile ou de bureau. Ajoutez aisément du contenu Utilisez toute photo ou vidéo enregistrée sur votre appareil mobile. Partagez en toute facilité Chaque Sway est intégré avec des options de partage mobile. Il suffit d’envoyer un lien à quelqu’un pour que cette personne puisse voir votre création sans devoir s’inscrire ou télécharger des logiciels supplémentaires. La mobilité permet l’activité hors du bureau 12 Yammer Connectez de haut en bas Yammer vous permet de rassembler l’ensemble de votre personnel, du PDG employés de terrain, afin de mobiliser, de partager et de favoriser la transparence, en tout lieu au sein de l’organisation ou dans le monde. Avec Office 365, votre équipe et vous êtes prêts à vous rendre partout où votre travail vous mène. La mobilité permet l’activité hors du bureau 13 Chapitre 2 La collaboration fonctionne Microsoft Teams permet aux employés de collaborer de bout en bout. Ils peuvent ainsi partager des notes de réunion, collaborer avec le partage de proximité, co-éditer des documents en temps réel, obtenir des mises à jour et accéder aux fichiers, afin que personne ne passe à côté de rien. 14 La co-édition en toute confiance Le travail d’équipe est une composante clé d’Office 365, et la fonctionnalité de co-édition en temps réel permet aux membres de l’équipe de partager des idées et d’ajouter des commentaires en toute facilité directement à un document. L’historique des versions amélioré vous permet de voir, d’accepter ou de rejeter des modifications, ainsi que de revenir à des versions précédentes, en veillant à ce que rien ne soit perdu. Et de nouvelles fonctionnalités améliorent l’expérience de travail sur une présentation en temps réel avec plusieurs membres d’une équipe. La collaboration fonctionne 15 Word La co-édition en toute confiance Devenez opérationnel Pour commencer à utiliser la co-édition en temps réel, enregistrez votre document Word sur OneDrive. Cliquez ensuite sur le bouton Partager situé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre. L’expérience de partage est identique, que vous partagiez sur le web, dans Explorer sur Windows 10 ou Windows 7, ou dans Finder sur Mac. Invitez des collègues Vous pouvez partager des fichiers et collaborer dessus avec des personnes internes et externes à votre organisation, même si elles ne sont pas abonnées à Office 365. La collaboration fonctionne 16 Activez la co-édition en temps réel Lorsque vos coéquipiers se connectent et travaillent sur le document dans Word ou Word Online, vous voyez leurs modifications en temps réel. Collaborez harmonieusement Votre équipe et vous pouvez rédiger, commenter et modifier un travail en temps réel. Ajoutez des commentaires ou répondez-y en regard du texte dont vous parlez afin que vos collègues puissent suivre la conversation. La collaboration fonctionne 17 Excel La co-édition en toute confiance Regardez l’historique d’un document à un niveau élevé Ouvrez uploads/Management/ office-365.pdf