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PROCEDURE DE SUIVI DU PARC INFORMATIQUE Réf: Version: 01 Date d’application:03/01/2018 Page 1 / 7 Ce document est la propriété du LBM-CHP Kpalimé. Toute utilisation, reproduction, modification est soumise à l’accord du propriétaire LES GESTION DOCUMENTAIRE Diffusion/Gestion documentaire (réservée RQ/RQS) Document CONTROLE : Oui (les destinataires seront informés lors du changement de version) Echéance révision (deux ans après cette mise à jour) : 02/01/2020 Archivage : L’original obsolète sera archivée dans l’armoire d’archive du laboratoire conformément à la pratique en vigueur, pour compter du 02/01/2020 Responsable de la révision : RQ Copie(s) de ce document : Oui avec mention (cachet) COPIE CONFORME N°---  Localisation des exemplaires en circulation à renseigner Copies émises Secteur Poste Classeur Nombre N° Hématologie Hématologie HEM 01 01 Biochimie Biochimie BIO 01 02 Parasitologie Parasitologie PARA 01 03 Immuno-sérologie Immuno-sérologie ISER 01 04 Accueil-Prélèvement Accueil-Prélèvement ACP 01 05 Bactériologie Bactériologie BAC 01 06 Biologie moléculaire Biologie moléculaire BIOMOL 01 07 Surveillance Surveillante SL 01 08 LAB RQ QUA (originaux) 01 Original LISTE DES INTERVENANTS Nom et Prénom(s) Fonction/Titre Date Signature Rédacteur 02/01/2018 Vérificateur 02/01/2018 Approbateur 03/01/2018 HISTORIQUE DOCUMENTAIRE (Etat d’évolution du document) Version Référence Motifs de modifications Entrée en vigueur Rédacteur Vérificateur Approbateur 01 Création 03/01/20 M. M. Mme AKUTSA Yawa Kafui PROCEDURE DE SUIVI DU PARC INFORMATIQUE Réf: Version: 01 Date d’application:03/01/2018 Page 2 / 7 Ce document est la propriété du LBM-CHP Kpalimé. Toute utilisation, reproduction, modification est soumise à l’accord du propriétaire - SOMMAIRE - 1 OBJET/ DOMAINE D’APPLICATION..............................3 2 DEFINITIONS/ABREVIATIONS.......................................3 3 RESPONSABILITES/PILOTE..........................................3 4 DESCRIPTIONS...............................................................3 4.1 Principales actions liées à la gestion du parc informatiques...........................3 4.1.1 Collecte des informations sur le matériel................................................................3 4.1.2 Collecte des informations sur les utilisateurs..........................................................3 4.1.3 Collecte des informations sur l’organisation............................................................4 4.2 Gestion du parc informatique..............................................................................4 4.2.1 Expression du besoin en équipements informatiques.............................................4 4.2.2 Acquisition de nouveaux équipements informatiques.............................................4 4.2.3 Maintenance et réparation des équipements informatiques...................................4 4.3 Maîtrise des principaux risques liés à l’activité.................................................4 5 DOCUMENTS LIES/ASSOCIES/CONNEXES.................4 6 BIBLIOGRAPHIE (REFERENCES DOCUMENTAIRES)...........4 7 DOCUMENTS ANNEXES................................................5 PROCEDURE DE SUIVI DU PARC INFORMATIQUE Réf: Version: 01 Date d’application:03/01/2018 Page 3 / 7 Ce document est la propriété du LBM-CHP Kpalimé. Toute utilisation, reproduction, modification est soumise à l’accord du propriétaire 1 OBJET/ DOMAINE D’APPLICATION 1.1 La présente procédure a pour objectif de : définir une méthodologie pour instaurer une bonne gestion du parc informatique de notre laboratoire à savoir : Gérer les interventions, définir les besoins, prévoir les nouvelles acquisitions, gérer les licences, les garanties et les contrats de maintenance, suivre les évolutions matériels et logiciel ou progiciel en fonction des besoins, mettre en place des procédures de sécurité. délimiter les rôles des principaux acteurs : Directeur, Comptable Matière, Surveillant Laboratoire, Gestionnaire Informatique Laboratoire (Responsable Métrologie), Personnel utilisateur, Société de maintenance. 1.2 Elle s’applique au parc informatique du laboratoire en lien avec les services supports de l’hôpital. 2 DEFINITIONS/ABREVIATIONS DIR : Directeur de l’hôpital PSIL : Progiciel Système Informatique du Laboratoire. RM-GIL : Responsable Métrologie-Gestionnaire Informatique du Laboratoire SL : Surveillant du Laboratoire RQ : Responsable Qualité La gestion de l’information est un système qui incorpore tous les processus nécessaires à une gestion efficace des données : les informations entrantes et sortantes des patients. Les données et en particulier les résultats des examens sont le produit final du laboratoire. Le système de gestion de l’information peut être basé entièrement sur papier ou être informatisé ou alors être une combinaison des deux. Pour les autres définitions et abréviations, se référer au document ENR01-S1.1-LAB. 3 RESPONSABILITES/PILOTE Le pilote du processus et le gestionnaire Informatique du Laboratoire, Responsable Métrologie. 4 DESCRIPTIONS 4.1 Principales actions liées à la gestion du parc informatiques (Etat des lieux, Inventaire) 4.1.1 Collecte des informations sur le matériel Par poste, les serveurs, topologie du réseau, organisation du réseau, réseau externe, mise à plat des stratégies globales. 4.1.2 Collecte des informations sur les utilisateurs Mise à plat des pratiques, étude des besoins à venir. PROCEDURE DE SUIVI DU PARC INFORMATIQUE Réf: Version: 01 Date d’application:03/01/2018 Page 4 / 7 Ce document est la propriété du LBM-CHP Kpalimé. Toute utilisation, reproduction, modification est soumise à l’accord du propriétaire 4.1.3 Collecte des informations sur l’organisation 4.1.3.1 Gestion et analyse des données 1. Utilisation d’une base de données, classeurs d’inventaires. 2. Gestion des licences, 3. Elaboration des besoins en matériel pour la première maintenance, 4. Définition des besoins d’intervention. 4.1.3.2 Gestion du matériel Stockage, étiquetage. 4.1.3.3 Maintenance préventive 1. Harmonisation du parc, méthodes d’installation structurée, sauvegarde des installations, maintenance régulière. 2. Mise à jour des inventaires. 3. prévoir les outils d’intervention. 4.1.3.4 Gestion des stratégies 1. La sécurité. 2. Les sauvegardes. 3. Les virus. 4.2 Gestion du parc informatique En annexes, sont présentés les schémas des phases retenues dans la gestion du parc informatique. 4.2.1 Expression du besoin en équipements informatiques Le besoin est exprimé par un document signé par le laboratoire. Ce document doit désigner les quantités et les caractéristiques des équipements demandés ainsi que le degré d'urgence de la requête. 4.2.2 Acquisition de nouveaux équipements informatiques 4.2.3 Maintenance et réparation des équipements informatiques La réclamation ou la demande d’intervention peut se faire soit par téléphone soit par courrier (postale ou électronique). 4.3 Maîtrise des principaux risques liés à l’activité Indicateur : Fréquence de panne informatique, 5 DOCUMENTS LIES/ASSOCIES/CONNEXES PR03-S1.6-LAB : Sauvegarde de données informatiques-Archivage électronique ENR01-S1.6-LAB : Fiche de suivi-sauvegarde-vérification périodique système informatique ENR01-S1.1-LAB: Liste-glossaire des terminologies et abréviations 6 BIBLIOGRAPHIE (REFERENCES DOCUMENTAIRES) Références normatives : Norme NF EN ISO 15189 : 2012 : Laboratoire de biologie médicale-Exigences concernant la qualité et la compétence. SH REF 02 Révision 04 : Recueil des exigences spécifiques pour l’accréditation des laboratoires de biologie médicale selon la norme NF EN ISO 15189 :2012. PROCEDURE DE SUIVI DU PARC INFORMATIQUE Réf: Version: 01 Date d’application:03/01/2018 Page 5 / 7 Ce document est la propriété du LBM-CHP Kpalimé. Toute utilisation, reproduction, modification est soumise à l’accord du propriétaire 7 DOCUMENTS ANNEXES Annexe1 : Expression du besoin en équipements informatiques Fiche d’expression des besoins signée Non Oui Enregistrement de la demande à la direction Analyse de la demande Affectation d’un équipement au laboratoire Consultation du Stock Gestionnaire Informatique Laboratoire (GIL)/Surveillant Laboratoire (SL) Besoins en équipement informatique Analyse pertinente ? Moyens/Méthodes Propositions alternatives crédibles, renvoyées au laboratoire Equipement disponible ? Actions Acquisition de nouvel équipement informatique Responsabilité s Direction Administrative et financière/ Economat Direction Administrative et financière/ Economat Comptabilité Matière/ Magasin Comptabilité Matière/ Magasin Laboratoire PROCEDURE DE SUIVI DU PARC INFORMATIQUE Réf: Version: 01 Date d’application:03/01/2018 Page 6 / 7 Ce document est la propriété du LBM-CHP Kpalimé. Toute utilisation, reproduction, modification est soumise à l’accord du propriétaire Annexe2 : Acquisition de nouveaux équipements informatiques Fiche d’expression des besoins signée Préparation des descriptions techniques détaillées des équipements Evaluation des offres Réponse aux besoins constatés ou exprimés en équipement informatique Equipement Préparation de l’appel d’offres d’acquisition des équipements Affection d’un équipement au laboratoire Direction Administrative et financière/ Economat Direction Administrative et financière/ Economat/GIL/ SL Comptabilité Matière/ Magasin Commission technique SL/GIL Laboratoire Moyens/Méthodes Description technique détaillée des équipements Appel d’offres Notification de la Direction Lancement de l’appel d’offres Préparation, notification, visé du marché Suivi de l’exécution Réception/Inventorisation/ Enregistrement des nouveaux équipements (Base de données) Actions Responsabilité s Direction Administrative et financière/ Economat Direction Administrative et financière/ Economat Direction Administrative et financière/ Economat Direction Administrative et financière/ Economat/GIL/SL PROCEDURE DE SUIVI DU PARC INFORMATIQUE Réf: Version: 01 Date d’application:03/01/2018 Page 7 / 7 Ce document est la propriété du LBM-CHP Kpalimé. Toute utilisation, reproduction, modification est soumise à l’accord du propriétaire Annexe3 : Maintenance et réparation des équipements informatiques Fiche de signalisation de panne Oui Oui Non Enregistrement de l’incident (Ouverture d’une réclamation) Oui Analyse et diagnostique Faire appel au fournisseur (GIL)/Surveillant Laboratoire (SL) Réclamation ou Demande d’intervention Faire appel à l’expertise externe Besoin d’une expertise ? externe ? Affectation à l’équipe de Maintenance Equipement sous garantie ou contrat de maintenance ? Moyens/Méthodes Suivi et /ou relance Actions Fermeture de la réclamation F Base de données Problème résolu ? Economat/ GIL Non Comptabilité Matière/ Economat/SL/ GIL Non Responsabilité s (GIL)/Surveillant Laboratoire (SL) Comptabilité Matière/ Economat/SL/ GIL Comptabilité Matière/ Economat/SL/ GIL uploads/Management/ procedure-suivi-du-parc-information-v1.pdf