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PROCESSUS DE GESTION DES IMMOBILISATIONS (SDP) IMMO I. GESTION DES IMMOBILISATI

PROCESSUS DE GESTION DES IMMOBILISATIONS (SDP) IMMO I. GESTION DES IMMOBILISATIONS IMMO II. GESTION DU MATERIEL ROULANT IMMO I. GESTION DES IMMOBILISATIONS I. OBJECTIFS Cette procédure a pour objectif de gérer au mieux l’utilisation des immobilisations de CAMTEL mise à la disposition du personnel et des personnes autorisées. Le destinataire de ce document devra prendre connaissance du processus décrit ci-après pour chaque module, avant de renseigner le QCI par la suite. NB : LE PRRESENT QCI DEVRA ETRE RENSEIGNE ET REMIS AU PLUS TARD DANS LES SEPT (07) JOURS QUI SUIVENT LA DECHARGE DESTINATAIRE : NOM : PRENOM : FONCTION : DIRECTION : DECHARGE : DATE : II. REGLES DE GESTION Toutes les immobilisations acquises sur les ressources de CAMTEL, y compris celles mises à la disposition par des partenaires impliquées dans la mise en œuvre des activités, restent propriété de CAMTEL et devront être comptabilisées comme telles, c’est à dire en classe 2. La Direction Générale est responsable de la gestion des immobilisations. Toute utilisation des immobilisations doit être soumise à son approbation. La responsabilité opérationnelle de la gestion des immobilisations incombe au DFB. La gestion des immobilisations fixes porte sur le suivi administratif et comptable, l’acquisition ; la maintenance, la sortie et les inventaires. Les immobilisations fixes de CAMTEL, par opposition au matériel roulant, comprennent notamment : Les constructions Le mobilier de bureau Le matériel de bureau Le matériel informatique Le matériel de production Le matériel de communication. Tous les mouvements des immobilisations doivent être soumis à la validation de la Direction Générale. III. SCHEMA D’ECRITURE Entrée de l’immobilisation dans le patrimoine Débit : 2xxx Crédit : 401XXX/481XXX Règlement des factures Débit : 401XX/481XX Débit : 445 Crédit : 52XX Quotte part des ressources destinées à l’acquisition des immobilisations Débit : 755XX Ressources Crédit : 14XX Subvention d’équipement Dotation aux amortissements Débit : 14XX Subvention d’équipement Crédit : 28XXX Sortie du bien Débit : 812XX Crédit : 2xxx Encaissement du prix de cession Débit : 52XXX Crédit : 822XX IV. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Etapes 1. Suivi administratif et comptable ; 2. Maintenance des équipements ; 3. Sortie des immobilisations du patrimoine de CAMTEL ; 4. Inventaire des immobilisations. ETAPES INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS OU INTERFACE 01 DAP suivi administratif et comptable des immobilisations A. Enregistrement des entrées - Etablit le procès-verbal de réception du matériel et la note d’affectation ; - Vérifie et signe le procès- verbal de réception du matériel et note d’affectation qui donnent lieu à l’ouverture d’une fiche d’immobilisation ; - Génère une nouvelle fiche d’immobilisation lors de l’enregistrement comptable de l’achat d’immobilisations dans la comptabilité ; - Renseigne les informations suivantes dans la fiche d’immobilisation :  Le numéro d’identification,  La désignation de l’immobilisation  La famille (code famille et libellé),  La nature de l’immobilisation (code nature et libellé) ;  La date d’entrée,  La valeur d’acquisition, PV de réception note d’affectation PV de réception et note d’affectation validé Fiche d’immobilisation Fiche d’immobilisation renseignée  Le taux d’amortissement, DFB B. Codification et étiquetage - Attribue les codes sur les étiquettes ; - Etiquette les immobilisations nouvellement acquises. C. Traitement des amortissements - Etablir un tableau des amortissements des immobilisations à la fin de chaque exercice ; - S’assure que toutes les acquisitions de l’exercice et les exercices antérieures figurent dans ce tableau ; - Utilise le tableau comme support du suivi extra comptable des amortissements. Etiquettes Tableau des amortissements 2 DFB/ DAP ? Utilisateur Maintenance des équipements A. Entretien des équipements Chaque utilisateur est le premier responsable de l’entretien des immobilisations mises à sa disposition. En règle générale, le guide des utilisateurs livré par le fournisseur donne des directives sur les périodicités et les procédures d’entretien. Par défaut, il convient de recueillir les avis des spécialistes et d’élaborer un calendrier annuel des révisions et entretiens techniques subséquents. - Veille à ce que les directives d’entretien soient appliquées ; - S’assure que les entretiens sont faits suivant les modalités suivantes  Contrat de maintenance auprès du fournisseur ;  Sélection d’un prestataire suivant la procédure de passation de Lettre de proposition validée Cahier de maintenance chronogramme de demande d’entretien Lettre de demande de réparation marché en vigueur. - Enregistre les opérations d’entretien dans le cahier de maintenance délivré par le fournisseur, ou à défaut les répertorie dans le chronogramme contenant les demandes d’entretien adressées à la Direction Générale par l’utilisateur. B. Réparations Les réparations sont effectuées à la suite d’un dommage ou d’un dysfonctionnement subi par le matériel. - Ecrit une lettre de demande de réparation adressée à la Direction Générale chaque fois qu’il constate une panne ou une défaillance du matériel - Ecrit une lettre adressée à la Direction Générale concernant tous les accidents survenus à la suite de l’utilisation d’un matériel ainsi qu’une note explicative sur les circonstances de l’accident. - Initie les réparations - S’assure que les réparations sont faites :  Soit par le fournisseur du matériel, notamment s’il est sous contrat ou sous garantie ;  Soit par un professionnel reconnu et sélectionné suivant les modalités des achats en vigueur. - Enregistre les pannes et réparations dans le cahier de maintenance des Lettre note explicative matériels. 3 4 Utilisateur DFB DFB Utilisateur Sortie des immobilisations du patrimoine - Fait une demande de sortie des immobilisations ; - Confirme la demande de sortie des immobilisations ou constate la non performance du matériel à la suite d’inventaire ; - Produit la liste des immobilisations à sortir du patrimoine - Vérifie et prend les décisions après avis du Directeur Général en spécifiant le mode de sortie du bien : cession, ou mise au rebut. Les formalités de cession et de mise au rebut sont encadrées par les dispositions particulières de la Direction Générale. - Etablit un bordereau de sortie des immobilisations ; - Vérifie et valide le bordereau de sortie des immobilisations ; - Passe les écritures de sortie des immobilisations en comptabilité sur la base du bordereau de sortie visé par la Direction Générale ; Cas particulier des vols - Signale au Directeur Générale le cas de vol de l’immobilisation ; - propose la démarche à suivre pour retrouver éventuellement l’immobilisation volée ; Demande de sortie des immobilisations Demande de sortie des immobilisations confirmées Rapport d’inventaire liste des immobilisations à sortir du patrimoine Bordereau de sortie des immobilisations validé Journal des écritures IMM0 II. GESTION DU MATERIEL ROULANT I. OBJECTIFS Cette procédure a pour objectif d’organiser la gestion des véhicules de CAMTEL mis à la disposition du personnel et des personnes autorisées. II. REGLES DE GESTION CAMTEL dispose de trois (03) catégories de véhicule : Les véhicules de fonction ; Les véhicules de service ; Les véhicules de liaison. La gestion du parc automobile de CAMTEL est de la responsabilité de la Direction Générale. Le Directeur Générale affecte les véhicules disponibles en fonction des besoins de déplacement professionnel exprimés par les différentes fonctions de CAMTEL. Il veille aux entretiens et réparations desdits véhicules. Le DAP assure le suivi administratif. III. SCHEMA D’ECRITURE Acquisition des véhicules ____________ ______________ Débit : 245XX Débit : 4451 TVA/IMMO Crédit : 481XXX Achat du matériel de transport _____________ _______________ Règlement des factures ______________ ________________ Débit : 481 F/sseur d’investissement Débit : 4451 TVA/IMMO Crédit : 5XX Règlement de la facture d’achat de l’immobilisation ______________ __________________ Réforme d’un matériel ______________ ____________________ Sortie du bien ________________ ________________________ Débit : 812 valeur comptable de cession immo Débit : 2845 amort mat transport Crédit : 2445 matériel de transport (vo) Décomptabilisation (sortie du matériel) _________________ ________________________ Dotation aux amortissements _________________ __________________________ Débit : 6845. Dotation aux amortissements complémentaire Crédit : 2845.amort du matériel de transport Constatation de l’amortissement complémentaire __________________ _____________________ L’encaissement du prix de cession __________________ _____________________ Débit : 512XX Crédit : 245XX Cession du matériel de transport __________________ _______________________ Production du bien par CAMTEL _________________ _________________________ Débit : 2... IMMO XXXXX Crédit : 72 production immobilisée xxxxx Production en cours _______________ ___________________ A LA FIN DE LA PRODUCTION _______________ ___________________ Débit : 2… IMMO xxxxxx Débit : 4451 Etat TVA/IM xxx Crédit : 72 Production immo xxxxxxxxxxx Facture sur production livrée à soi même Mise au rebut Dotation amortissement ________________ __________________________ Débit : 681 Amort complémentaire xxxxxxxxxxxx Crédit : 2845 AC xxxxxxxxxxx ________________ _________________________ ___ IV. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE ETAPES 1. Suivi administratif 2. Entretien et réparations 3. Autorisation de placement 4. Mise à jour du carnet de bord ETAPES INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS OU INTERFACE 1 DFB/DAP ? Chauffeur DFB DAP Suivi Administratif - Organise les paiements des dépenses relatives aux dossiers des véhicules (assurance automobiles, visite technique) - Conserve la photocopie des documents administratifs (assurance carte grise, vignette ; etc.) dans un dossier ouvert pour chaque véhicule ; - Renseignement dans le carnet de bord des mouvements, la consommation et l’entretien obligatoire pour tous les véhicules de CAMTEL à l’exception des véhicules de fonction. - Met à jour le carnet de bord après Dossier des véhicules Carnet de bord renseigné Carnet de bord mis à jour Carnet de bord validé uploads/Management/ processus-de-gestion-des-immobilisations-camtel-refait.pdf