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••r·· École nationale d'administration publique RAPPORT DE STAGE L'implantation

••r·· École nationale d'administration publique RAPPORT DE STAGE L'implantation du système de Gestion , Electronique des Documents (GED) au sein du Ministère de l'Immigration et des Communautés Culturelles PAR AIDYONI DÉCEMBRE 2011 1 TABLE DES MATIERES MOTS DE REMERCIEMENTS .................................................................................................. 4 ACCRONYMES ET SIGLES ..................................................................................................... 5 RÉSUMÉ .................................................................................................................................... 6 1. INTRODUCTION ................................................................................................................ 8 2. CONTEXTE ........................................................................................................................ 9 3. MON MANDAT .................................................................................................................. 9 4. L'ORGANISATION D'ACCUEIL .................................................................................... 10 4.1 DIRECTION CONCERNÉE : DIRECTION DE L'AMÉLIORATION CONTINUE ET DE LA QUALITÉ (DACQ) ................................................................................................... 10 5. DÉFINTION DU PROJET : LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) ·1 1 .1..1. 6. MÉTHODOLOGIE ............................................................................................................ 12 7. MA CONTRIBUTION ....................................................................................................... 13 7.1 ANALYSE DU CONTEXTE DE GESTION DE CHANGEMENT ................................. .......... 14 7.2 ANALYSE D'IMPACTS DE L'ENSEMBLE DE L'ORGANISATION ...................................... 14 7.2.1 ANALYSE D'IMPACTS SUR LA CLIENTÈLE ................................................................. 14 7.2.2 ANALYSE D'l MPACTS SUR L'ORGANISATION ........................................................... 14 7.2.3 ANALYSE D'IMPACTS SUR LES PARTENAIRES/MANDATAIRES ................................. 15 7.2.4 ANALYSE D'IMPACTS SUR LE GOUVERNEMENT ...................................................... 15 7.3 ANALYSE D'IMPACTS DES PARTIES PRENANTES ......................................................... 16 7.4 STRATÉGIES PROPOSÉES AU NIVEAU DE LA COMMUNICATION ................................. 19 7.4.1 AU NIVEAU DES OBJECTIFS DE COMMUNICATION ................................................. 19 7.4.2 AU NIVEAU DE LA STRATÉGIE DE COMMUNICATION .............................................. 19 7.4.3 AU NIVEAU DES AXES DE COMMUNICATION .......................................................... 20 7.4.4 AU NIVEAU DE L'APPROCHE COMMUNICATIONNELLE ........................................... 20 7.5 STRATÉGIES PROPOSÉES AU NIVEAU DU CHANGEMENT ........................................... 21 7.5.1 AU NIVEAU DE LA GESTION DE LA TRANSITION ET DE L'INTÉGRATION DES CONNAISSANCES ............................................................................................................... 21 2 7.5.2 AU NIVEAU DE LA MESURE DE LA PRÉOCCUPATION ............................................... 22 7.5.3 AU NIVEAU DE LA MOBILISATION ET DE L'ACCOMPAGNEMENT ............................. 22 7.5.4 AU NIVEAU DES MOYENS DE COMMUNICATION .................................................... 23 8. RECOI\1J\1ANDATIONS ................................................................................................... 25 9. CONCLUSION .................................................................................................................. 27 BIBLIOGRAPHIE .................................................................................................................... 28 AN1\TEXES .... ............................................................................................................................ 29 ANNEXE 1 ............................................................................................................................... 30 M 'l"\j"'EXE 2 ............................................................................................................................... 35 A.."l\11'lliXE 3 ............................................................................................................................... 3 9 3 MOTS DE REMERCIEMENTS Je tiens à remercier Madame Odette Guertin, responsable de la Direction de 1 'Amélioration Continue de la Qualité de m'avoir accueillie au sein de 1' équipe, et pour sa confiance en moi et à mon travail. Je remercie également Madame Danielle Youdom et Monsieur Réjean Charette pour leur encadrement et soutien à la rédaction de mon mandat. Finalement, un grand merci va à l'endroit de ma professeure-conseillère, Madame Nancy Brassard, pour son assistance, sa disponibilité et son encadrement. Elle a su me guider et me conseiller durant mon mandat. Je n'oublie pas non plus ceux qui de près ou de loin, ont directement ou indirectement contribué au bon déroulement de mon stage. 4 ACCRONYMES ET SIGLES AA- Architecture d'Affaires BIQ- Bureau d'Immigration du Québec à l'Étranger BSM- Bureau des sous-ministres (Instance décisionnelle au niveau administratif pour le Ministère) Comité directeur- Comité qui regroupe le chargé de projet, le directeur de projet, et les membres clés du projet. Candidat potentiel - Candidat à l'Immigration ayant déposé une demande de sélection CT- Conseil du Trésor (Instance décisionnelle du gouvernement du Québec) CTCM - Conseil de transf01mation (Le comité veille à la cohérence des projets avec l'Architecture d'Affaires et la capacité de réalisation du Ministère) DACQ- Direction de l'Amélioration Continue de la Qualité DAPC -Direction des Affaires Pubiiques et des Communications DRH- Direction des Ressources Humaines GED - Gestion Électronique des Documents Pilote sectoriel - Expe1i de contenu d'un secteur/ d'une ligne d'affaire (Immigration, Intégration, et Francisation) TQ - Travailleur qualifié, processus qui concerne la sélection des personnes dont le projet, répond aux besoins du marché du travail québécois VG - Vérificateur Général 5 RÉSUMÉ Ce document est le fruit du stage que j'ai complété au Ministère de l'Immigration et des Communautés Culturelles, et plus précisément au sein de la Direction de 1 'Amélioration Continue de la Qualité (DACQ) à 1' automne 2011, soit du 6 septembre au 16 décembre 2011. La DACQ est le bureau de piîotage des projets au Ministère. Elle est nantie de performants outils de gestion de projet, gestion de changement, et en pratiques d'affaires. C'est à l'aide de ces outils que j'ai pu réaliser mon mandat. Dans un contexte de restructuration et de transformation, la DACQ travaille sur plusieurs projets dont le but est de rendre à meilleur coût, de meilleurs services. Mon rôle consistait alors à intervenir dans un projet spécifique, qu'est la Gestion Électmnique des Documents (GED), afin d'établir un plan de gestion de changement préliminaire. Pour réaliser ce mandat, j'ai eu à identifier les impacts de l'implantation de la GED sur les personnes et les processus; ensuite, j'ai discuté avec les points focaux, notamment, un gestionnaire, un chef d'équipe et plusieurs spécialistes (en gestion de projet et en gestion de changement) pour valider mes observations et analyses, ainsi que les stratégies proposées. Il est à noter que ce plan est fait à un haut niveau et sera précisé au fur et à mesure que le projet avance. À la lumière de mes observations, le Ministère dispose d'outils innovants. Malheureusement, l'appropriation de ces outils n'est pas encore complétée. De plus, étant donné la nouvelle structure organisationnelle et les efforts de centralisation effectués, certains services ne sont pas encore complètement centralisés. Ainsi on observe des dédoublements de tâches, des problèmes de communication, lesquels sont en partie liés aux confusions de rôles. Le Ministère a besoin du temps pour rapatrier tous ces services au même endroit, et clarifier les rôles des employés. 6 Cependant, malgré tous les éléments cités plus haut, le Ministère est résolu à aller de l'avant. Il se veut chef de file, une raison pour laquelle, il adopte des méthodes avant- gardistes, notamment la méthode agile. 1 La Méthode agile étant une notion propre au domaine de l'informatique consiste à « concevoir des logiciels de façon itérative, incrémentale et adaptative en impliquant au maximum le demandeur (client), ce qui permet une grande réactivité à ses demandes. Elle vise la satisfaction réelle du besoin du client et non les termes de contrat de développement. C'est une méthode qui est basée sur l'affinement du besoin en mis en œuvre dans les fonctionnalités en cours de réalisation et même déjà réalisées. » Dans un contexte de restrictions budgétaires gouvernementales, le Ministère reste confiant d'atteindre des résultats de sa transformation. 1 THERRIEN, ISABELLE., (2011). «Introduction à l'agilité. » Présentation Powerpoint 7 1. INTRODUCTION Dans le cadre de la modernisation de son appareil, le Ministère de l'Immigration et des Communautés Culturelles (MICC) a entamé une grande transformation qui a donné lieu à une fusion des bureaux de projets des trois secteurs, notamment les secteurs de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration. C'est un changement d'une grande ampleur qui a eu un impact sur l'ensemble de l'organisation, notamment sur la culture, la structure, les processus, 1 'organisation du travail et les outils. Ce changement découle du Plan stratégique du Ministère et surtout des recommandations d'une firme d'experts en gestion de projet. D'une part, dans le Plan stratégique, le Ministère s'engage à procéder à une meilleure sélection de travailleurs qualifiés, d' accwitre le soutien de ses immigrants et d'effectuer une vigie des meilleures pratiques, afin de mieux s'adapter à l'évolution de son contexte? D'autre part, le Ministère se veut une organisation agile, qui doit être à l'affût et être capable de réagir rapidement dans son environnement. Pour bien concevoir sa transformation, le Ministère a réalisé une Architecture d'Affaires (AA). En fait, ce document représente 1' ensemble des grandes lignes processuelles propres aux trois différents secteurs du Ministère. Toute conception de projet se doit d'être arrimée avec les principes et les orientations de l'Architecture d'Affaires (AA). Ce rapport de stage présente donc l'organisation d'accueil et son contexte, et le plan de gestion de changement proposé suivi des recommandations. 2 Plan stratégique 2008. http://www.micc.gouv.qc.ca/fr/planification/plan-strategique.html 8 2. CONTEXTE À la suite de la visite du Vérificateur Générale (VG) en 2010, plusieurs recommandations ont été faites, dont deux principales, à savoir effectuer une meilleure sélection de travailleurs qualifiés et assurer un meilleur soutien à ses immigrants. De ces recommandations, des orientations comme l'uniformisation des techniques d'évaluation des demandes, la mise en place d'outils simples favorisant l'intégration des immigrants, et ce, depuis leur pays de provenance, et le renforcement des systèmes d'aides existants ont été privilégiées. Outre le rapport du VG, certains systèmes informatiques sont sur le point d'être remplacés, faute de désuétude et d'inefficacité. Ainsi, le Ministère en profite pour mettre à jour toute son infrastructure. Il a donc opté pour une standardisation de ses outils, dans le but d'uniformiser la qualité de ses services, et d'assurer la rigueur des procédures d'immigration. La complétude d'une telle action assurera une meilleure conformité et l'équité dans les décisions rendues dans les dossiers d'immigration. 3. MON MANDAT Étant donné les changements récents, et la réorganisation ministérielle, il a été nécessaire pour soutenir la nouvelle structure et encadrer les nouvelles activités, d'avoir un plan. C'est dans cette perspective que mon mandat a été initialement conçu. Mon mandat avait donc pour but de développer le nouveau plan de soutien à la haute direction. Cependant, il a été changé en cours de route pour deux raisons. La première raison repose sur le fait que certaines conditions de réalisation n'étaient pas uploads/Management/ rapport-de-stage - 2022-12-26T215042.235.pdf