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1 Université Mohamed V-Rabat Faculté des sciences juridiques, économiques et so

1 Université Mohamed V-Rabat Faculté des sciences juridiques, économiques et sociales Master : Management Stratégique des Ressources Humaines MSRH Temps aménagé (TA) Professeur : Mme Zakia NOUIRA Préparé par : Hayat ASSARA Fatima Zahra MORTADA Maryem LAAROSSI Thème : « Les Réunions Organisationnelles Une Nécessaire Préparation » 2 SOMMAIRE Remerciements…………………………………………………………03 Introduction……………………………………………………………..04 Chapitre I : Concept général et définition de la réunion organisationnelle Section 1 Généralité et définition…………………………………05 Section 2 Objectifs……………………………………………………..05 Section 3 Différents types de réunion…………………..……….05 Chapitre II : Déroulement de la réunion organisationnelle Section 1Etapes des réunions organisationnelle…………..…06 Section 2 les principales causes d’échec d’une réunion……10 Section 3 Rôle de l’animateur………………………………………10 Chapitre III : Cas pratique : préparation d’un atelier au sein de l’Organisme intergouvernemental« COMHAFAT » Section1 Présentation de la « COMHAFAT »…………………….11 Section 2 Déroulement de l’atelier…..……………………………11  Avant la réunion  Pendant la réunion  Après la réunion Conclusion et Recommandations…………………………………14 Bibliographie…………………………………………………………….15 3 Remerciements « Le Fruit le plus agréable et le plus utile au monde est la reconnaissance ».Ménandre Nous remercions notre professeur Madame Zakia NOUIRA pour sa disponibilité, ses valeureux conseils, et sa grande sympathie. Que toute personne qui a contribué au bon déroulement de ce travail, trouve ici l’expression de notre reconnaissance et de notre gratitude. 4 Introduction Dans toutes organisations, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable. Son importance réside dans la favorisation du contact humain. En effet, elle améliore la cohésion au sein de l'entreprise et contribue au sentiment d'appartenance des salariés. En organisant ce type de meeting, on peut écouter l'avis de chacun et nous enrichir les uns les autres. On assiste au sein des organisations à un mouvement visant à rationaliser les échanges, à instrumentaliser la communication, à réduire les temps de réunion dans le but de répondre à une exigence d’efficacité (Bonneville & Grosjean, 2007). Dans ce travail, notre contribution consiste à montrer que des espaces de communication comme les réunions de travail participent à l’actualisation et à la « mise en scène » de connaissances organisationnelles. Nous souhaitons, à travers cette contribution, proposer des solutions, les évaluer, et les sélectionner ensemble, et c’est sur ce « ensemble » que porte essentiellement notre interrogation, par les questions suivantes : Dans quelle mesure y a-t-il partage et négociation dans une entité ? Comment améliorer la qualité et l’efficacité d’une réunion organisationnelle ?, c’est quoi le concept général et le but de la réunion organisationnelle ? Quel étapes à suivre pour réussir sa réunion ? Notre travail est illustré par un cas pratique, une expérience de déroulement d’un Atelier sur des questions de pêches au sein d’un organisme intergouvernemental appelé « COMHAFAT ». C’est ainsi que le présent travail est structuré en introduction générale avec 3 parties (chapitres) relatives aux questions soulevées ainsi qu’une conclusion et des recommandations pertinentes. 5 Chapitre I : Concept général et définition de la réunion organisationnelle -Section 1 Généralité et définition  Définition Une réunion de travail consiste à rassembler différents participants dans le but d’atteindre certains objectifs prédéfinis. On peut définir une réunion aussi comme étant « une animation qui met des personnes en communication ensemble à un moment donné pour un objectif précis ». C’est un espace de lieu et de temps où des flux d'informations sont échangés entre différents types d'acteurs afin de répondre à une ou plusieurs problématiques que rencontre l'entité (équipe, service, établissement, entreprise etc.). -Section 2 Objectifs  L’objectif d’une réunion La détermination de l’objectif de la réunion est très importante pour plusieurs raisons, à savoir :  Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants  Faire le point sur un projet en cours  Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction  Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.  Créer de nouveaux services ou produits  Former les participants Une fois l’objectif est clairement défini, on sera en mesure de mieux appréhender l’orientation que prendra la réunion de travail, de quel type elle sera. -Section3 : Différents types de réunion Les pratiques de management conduisent à faire vivre une variété de réunions dans les organismes. À cet effet, on peut distinguer plusieurs types de réunions : -La réunion d’information Type de réunion le plus répandu en entreprise pour communiquer une information descendante à une équipe et transmettre des messages importants. 6 -La réunion de résolution de problèmes Pour débloquer une situation et résoudre un dysfonctionnement, mieux vaut se réunir plutôt que de laisser les problèmes s’accumuler. -La réunion collaborative Réunion participative par excellence, l’animateur réunit le groupe de travail pour faire avancer un sujet en particulier. Débats, échanges, discussions -La réunion de service C’est un rendez-vous récurrent avec les personnes d’une même équipe. Le but est de réunir tous les collaborateurs pour faire un point sur les projets en cours, les problèmes éventuels -Le brainstorming Technique d’animation de réunion très appréciée pour trouver de nouvelles idées et favoriser l’idéation, il favorise la créativité et incite chaque collaborateur concerné à participer, même les moins créatifs ! -La réunion commerciale Un basique pour toute équipe commerciale, cette réunion permet de faire une revue des objectifs commerciaux et des performances de chacun. -Le Stand-up meeting C’est une technique d’animation de réunion pour sortir du train-train quotidien et miser sur l’efficacité. -La réunion à distance Permet de réunir plusieurs personnes, présentes dans plusieurs lieux différents, dans une salle virtuelle pour échanger et collaborer. Il y a plusieurs types de réunion intermédiaires en fonction de la taille du projet, le type de l’unité et du nombre de personnes impliquées, chaque organisation est libre d'organiser les types de réunion qu’elle jugera nécessaire à son activité. Chapitre II: Déroulement de la réunion organisationnelle -Section 1 Les Etapes des réunions organisationnelles Elle suppose la mise en place d'un ensemble de dispositions c'est-à-dire Connaître l'ordre du jour de la réunion, la date, le lieu et la qualité des Participants  Préparation (avant)  Déroulement (pendant)  Exploitation (après) 7 Selon le type de réunion, le déroulement diffère mais les phases de préparation et de bilan sont similaires et doivent être respectées. 1-Préparation : (avant)  Définir l’objectif / la finalité de la réunion Plusieurs besoins peuvent être à la base d’une réunion (faits constatés, besoin d’informer, besoin de prendre une décision…), pour tous ces types de réunions, il est important d’avoir une idée claire et de bien garder en tête les objectifs pour le suivi. Afin d’arriver à mieux les définir, posons les questions suivantes « Quel Est le but de cette réunion ? Pourquoi cette réunion doit-elle être organisée? A Quoi je dois arriver à la fin de la réunion ? Quels sont les résultats qui doivent être délivrés à la fin de la réunion ? »  Faire un plan général de la réunion Quels sont les points qui doivent être passés en revue durant la réunion ? Quels Sont les points qui demanderont le plus d’attention?  Prévoir le timing de la réunion Pour chaque point, estimez le temps nécessaire. La somme de ces temps = le temps total de la réunion. Idéalement, afin d’avoir une discussion efficace, la réunion ne dépassera pas Deux - trois heures.  Le choix des participants En définissant clairement les objectifs va également permettre de sélectionner les participants. Organiser une réunion de travail pour analyser une anomalie nécessitera d’inviter des experts techniques, des experts fonctionnels et des développeurs.  Le choix d’un lieu et de la date pour la réunion En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de Réunion libre à une date où les participants sont disponibles. La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de Permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des Délais décents. La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :  Capacité de la salle (en termes de places assises) ;  Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou D’animation)  Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur)  Veillez à ce que l’endroit choisi soit propice au bon déroulement de la Réunion (endroit calme, à l’abri des perturbations, chaises et tables Disponibles, matériel adéquat (tableau)  La convocation des participants 8 Indiquer avec précision le lieu et l’heure de la réunion ainsi que l’objectif et de l’objet de la réunion (ordre du jour). c’est permettre aux futurs participants de réfléchir avant la réunion.  Préparer le sujet  Faire l’inventaire et préparation des informations dont le groupe devra disposer pour traiter les différents sujets ;  Pensant à la manière d’introduire le sujet ;  Pensant à une méthode pour l’animer de la réunion ;  Réunir les documents nécessaires. 2-Le déroulement de la réunion :(pendant)  Tour de table : Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant. Il uploads/Management/ rapport-reunion-organisationnelles-v4.pdf