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1-Notions de tâche et Activité 1.1)Une tâche est caractérisée par des matières

1-Notions de tâche et Activité 1.1)Une tâche est caractérisée par des matières premières qui lui sont nécessaires 1.2)Une Tâche est une action à mener pour obtenir un résultat. A chaque Tâche que l’on aura définie, il conviendra ensuite d’associer :  un objectif précis et mesurable  des ressources (personnel, matériel, locaux)  un temps ou charge de réalisation  une date de début et une date de fin  un coût 1.3)La Notion de Charge et Délai : La Charge : C’est la quantité de travail nécessaire pour accomplir une tâche. Elle s’exprime généralement en jours- homme, semaines-homme, mois-homme ou années-homme. Le Délai : Exprimé en jours, semaines, mois ou années, ou délimité par une date de début et une date de fin, c’est la traduction de la charge dans une période. 2-Ordonnancement et planification des tâches 2.1)L’ordonnancement et la planification : L’ordonnancement : C’est la façon de combiner et de répartir dans le temps les différentes tâches en vue de la réalisation d’une activité en tenant compte de diverses contraintes. Antériorité :Une tâche ne peut être effectuée que si une ou plusieurs tâches sont terminées. 2.2) Localisation dans le temps Localisation dans le temps : Elle impose un intervalle de temps entre deux tâches successives. Ou bien elle implique qu’une tâche commence après le début d’une autre mais avant son achèvement. Il faut prendre en considération les deux catégories de tâches suivantes :  Parallèles : On peut réaliser ces tâches en même temps puisqu’elles nécessitent des ressources et des conditions préalables différentes. Ces tâches ne sont pas dépendantes les unes des autres.  En série : On doit accomplir ces tâches dans l’ordre car elles sont subordonnées à la disponibilité des ressources et au respect d’autres conditions préalables. 2.3) La planification C’est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation. Les objectifs du planning sont les suivants :  déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés  suivre et communiquer l’avancement des réalisations  affecter les ressources aux tâches Le Planning : Le planning correspond aux dates pour réaliser les activités, identifier les jalons et atteindre les objectifs. C’est l’indispensable outil de la planification. Les étapes successives Reprenons l’exemple de l’activité de locations saisonnières. Ce type d’activités comporte plusieurs grandes étapes :  Elaborer la plaquette de commercialisation  Etablir un plan de communication  Elaborer le contrat de location type  Recruter des vendeurs ou contracter avec un prestataire de service  Lancer les opérations de commercialisation 2.4) Estimation des charges : Au niveau tâche, il faut estimer chacune des tâches qui font généralement l’objet d’une affectation individuelle. Cette estimation est basée essentiellement sur l’expérience et la réalisation de tâches similaires. 3-Raisons de la perte de temps 3.1) Perte de temps du fait des autres -La paperasserie, l'administration, les formalités maison. -L'attente d'une réponse qui bloque le traitement d'un dossier. -Un plan de charge irréaliste. -Les dérangements multiples : téléphone, collègues, voire patron, sans oublier clients et fournisseurs qui débarquent sans prévenir. -Les changements de priorité de la direction qui navigue à vue, ce qui bouleverse votre charge de travail. -Manque de communication interne, rétention d'information 3.2) Perte de temps de notre fait -Absence de plan de travail journalier, voire hebdomadaire. -Pas de sens de la hiérarchie des priorités. -Incapacité à terminer les tâches en cours. -Système de prise de notes mal étudié. -Tendance à vous laisser distraire. -Incapacité à vous imposer des échéances. -Incapacité à dire non, à refuser. -Fatigue, baisse de régime, insuffisance de sommeil, surmenage... 4-Les 3 règles d'or 1. S’isoler 2. Ecoutez 3. Déléguez 5- Arrêt sur le temps 5.1) Cinq «Modèles» : A-Les «dépêche-toi» croient que si l'on peut réaliser quelque chose en prenant son temps B- Les «sois parfait» ne savent pas s'arrêter dans la mise au point des derniers détails. C- Les «fais-moi plaisir» disent souvent oui quand ils pensent non et se retrouvent embarqués dans une série d'activités dont ils n'ont que faire. D- Les «essaie encore» pensent que ça ne peut être que dur et difficile. Si ça ne l'est pas, ils ne prendront pas le problème au sérieux. E- Les «sois fort» n'ont besoin de personne. Ils doivent trouver seuls les solutions, et ne savent pas déléguer. 5.2) Comment faire ?: 1. Réorganiser nos priorités : Nous faisons ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît 2. Evaluer la durée de nos activités : Apprécier le temps dont on a besoin pour faire les choses n'est pas facile. 3. Gestion n'est pas maîtrise ! : Gérer son temps, c'est gagner en efficacité: on accomplit davantage dans la même journée. Maîtriser son temps, c'est réfléchir à la façon dont on vit et en tirer les conclusions qu'on juge utiles. Un travail sur soi qui s'avère plus fécond. 6-Outils de gestion du temps : 6.1) Agenda papier : Un agenda constitue une mémoire : il aide à réfléchir, à prévoir, à fixer le temps utile aux activités. L’agenda a l’avantage d’être un bon support pour la prise de rendez-vous et facile à emporter. Il a l’inconvénient d’être insuffisant pour bien gérer son temps. 6.1.1) Les bonnes caractéristiques : 1. L’agenda doit être maniable et peu encombrant . 2. Il comportera les rubriques de base concernant : Les actions : une liste journalière des tâches à effectuer, les priorités, l’objectif ; La planification : planning journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel ; Les informations courantes : adresses, téléphones ; Des pages disponibles pour les notes. 6.2) L’assistant électronique (Organiser) : Il est de faible encombrement. Les différentes fonctions apparaissent à l’écran sous forme d’icônes. Il est utilisé avec un stylet et peut être en communication avec l’ordinateur. L’assistant électronique permet de : planifier facilement, de stocker des informations sur les contacts, de prendre des notes, d’effectuer des calculs simples, de suivre les dépenses… 6.3) Les logiciels de gestion (Outlook) : Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des gestionnaires d’informations personnelles et du courrier électronique. Ils proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des tâches et des notes. 6.3.1) Fonctions du logiciel : Le calendrier La créationde tâches Le carnet d’adresses Les notes La boîte de réception Le journal 6.3.2) Avantages du logiciel : Le logiciel de gestion de temps comme Outlook présente des avantages certains : Les ordinateurs étant en réseau, il est possible de mettre en commun les informations. Ainsi, pour la mise en place d’une réunion, vous pouvez fixer l’heure, la durée de la réunion, la liste des participants et grâce au logiciel et à la communication en réseau, vous recevez de manière automatique des mails vous indiquant la disponibilité ou pas des participants. Bien sûr ceci fonctionne très bien à condition que chacun ait mis à jour son planning. Autre avantage : la facilité d’utilisation. Ce logiciel reprend en effet un affichage commun : vous retrouvez une présentation familière des icônes. 6.3.3) Inconvénients du logiciel : Les éléments de votre gestion sont disponibles sur votre ordinateur. Si c’est un poste fixe, vous disposez régulièrement de ces informations seulement si vous êtes sédentaire. Toutefois, si vous avez à vous déplacer, vous pouvez imprimer la liste des tâches ou des documents dont vous avez besoin. 6.4) Les Plannings : Le planning mensuel est l’ossature de l’emploi du temps sur le mois. Il permet d’afficher les projets et leurs délais et ainsi favorise l’anticipation : réunions, déplacements, journées de formation, conférences… Le planning de l’année facilite la projection sur l’année. En règle générale, un planning est un tableau qui sert à visualiser :  l’organisation d’un travail ou d’une activité,  le déroulement d’une tâche ou d’une activité dans le temps. Les 4 types de plannings les plus répandus sont : Les plannings magnétiques Les plannings effaçables Les plannings à fiches en T (ou à épaule), Les plannings à gouttières (ou à bandelette), 6.5) Les Documents utiles : La check list ou liste de contrôle : Liste des tâches à effectuer dans l’ordre des priorités. Les post-it :Petite note de couleur, autocollante et repositionnable, le post-it a conquis nos bureaux. L’éphéméride : Posé en évidence sur le bureau, il permet de noter rapidement numéros de téléphones, tâches urgentes, rendez-vous et rappels divers. Les imprimés courants : Que ce soit la fiche message ou le bordereau d’envoi de document 7-Déléguer 7.1) La délégation en neuf conseils : Conseil 1 : Osez ouvrir des yeux positifs sur votre entourage proche ou lointain pour reconnaître les talents qui sont presque à votre disposition autour de vous, qui sont là, à portée de main, qui attendent de se rendre utiles. Conseil 2 :Centrez-vous sur votre vision et vos objectifs. Demandez les qualités ou les savoir-faire qui vous manquent pour réaliser ce que vous rêvez d'accomplir Conseil 3 : Précisez vision et objectifs avec élévation de manière à développer une perception enthousiasmante, motivante, décapante, … car il vous faudra communiquer à d'autres une énergie qui réveille leurs moteurs internes. Conseil uploads/Management/ resume-gestion-de-temps-pdf.pdf