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Secrétariat de Direction, Secrétariat Bureautique www.dimaista.c.la 1 SOMMAIRE

Secrétariat de Direction, Secrétariat Bureautique www.dimaista.c.la 1 SOMMAIRE PAGE RESUME DE THEORIE PRISE DE NOTES ± INTRODUCTION 4 QU¶EST-CE QUE PRENDRE DES NOTES 6 POURQUOI PRENDRE DES NOTES 6 QUAND PRENDRE DES NOTES 7 QUOI NOTER 8 COMMENT FAIRE ? QUELLE ORGANISATION ADOPTER 9 LA PRISE DE NOTES ± QUELLE TECHNIQUE D¶ECRITURE ADOPTER ? 12 EXEMPLES D¶ABREVIATIONS 13 EXEMPLES DE SYMBOLES 14 LA PRISE DE NOTES EN VUE DE REDIGER UN COMPTE RENDU 15 LES 7 METHODES DE LA PRISE DE NOTES 18 SYNTHESE 19 RETENIR 20 GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES TP N° 01 22 TP N° 02 24 TP N° 03 25 TP N° 04 26 TP N° 05 27 www.dimaista.c.la 2 Module 07 : PRISE DE NOTES RESUME THEORIQUE www.dimaista.c.la 3 LE CONTENU DU RESUME THEORIQUE VISE LES OBJECTIFS SUIVANTS : Qu’est-ce que la prise de notes, qualités, défauts, efficacité, différentes méthodes de prise de notes, apprendre à relever les éléments essentiels. Savoir noter l’essentiel et exploiter efficacement une prise de notes. Retravailler un style d’écriture pour l’adapter à la vie actuelle et apprendre à retrouver le plaisir d’écrire. Ecrire pour écrire, écrire pour être lu, enrichir son vocabulaire et ses méthodes de travail grâce à la créativité. Ecrire vite. www.dimaista.c.la 4 La prise de notes s'effectue à deux moments : à partir de ce qui est vu ou entendu (cours, conférences) ou à partir de recherches personnelles (lectures). Dans le premier cas, il faut à la fois écouter, regarder, pour comprendre et noter pour se rappeler ce que l'on a compris. On est donc rapidement perdu à vouloir tout prendre. (Une personne prononce en moyenne 150 mots minute et ne peut en écrire que 20 à 40). Noter c'est écrire le plus vite possible le minimum nécessaire. Deux expressions verbales sont couramment utilisées pour caractériser la prise de notes. Elles correspondent à des situations professionnelles différentes : «Prendre note» consiste à saisir par écrit des instructions, des informations lapidaires mais toujours très précises, contenues dans des messages oraux courts : messages téléphoniques, dictée de consignes…soit pour en rendre compte par écrit ou oralement soit pour effectuer des tâches. «Prendre des notes» consiste à saisir par écrit d’une façon claire et structurée les informations essentielles d’un message long pour en faire un compte rendu généralement écrit. Le tableau ci-dessous permet de comparer ces deux activités très différentes : www.dimaista.c.la 5 LA PRISE EN NOTES D'INSTRUCTIONS DE TRAVAIL OU DE MESSAGES TELEPHONIQUES LA PRISE DE NOTES EN CONFERENCE OU EN REUNION CARACTERISTIQUES DES MESSAGES Ƈ l'émission est de courte durée (quelques minutes au maximum). Ƈ les messages sont linéaires, parfois énumératifs ; il ya peu de retours en arrière. Ƈ l'émission est très longue (souvent plus d'une heure). Ƈ le message est préparé, il est donc normalement structuré, selon un plan ou un ordre du jour précis. Ƈ des intervenants posent parfois des questions qui entraînent des retours en arrière, des précisions, des compléments. CARACTERISTIQUES DES NOTES Ƈ Les notes sont fragmentaires, lapidaires Ƈ les notes sont précises mais seul mais très prècises : identités e coordonnées de personnes, bribes phrases, références, information chiffrées… Ƈ Les notes ne sont pas obligatoiremen structurées. Ƈ Le contrôle est immédiat (reformulatio des informations notées et correctio éventuelle) . l'essentiel est enregistré sous une forme résumée, donc sommairement rédigée. Ƈ les notes sont abondantes (plusieurs pages), elles sont donc nécessairement structurées, organisées. Ƈ elles sont parfois complétées ou rectifiées à la suite de questions ou de conventions. Ƈ le contrôle immédiat est rarement possible. FINALITE DE LA PRISE DE NOTES Ƈ Agir en fonctions des instructions reçues ou rendre compte oralement ou par écrit (plus rarement) de messages reçus. Ƈ produire, généralement, un compte rendu écrit. www.dimaista.c.la 6 I. QU¶EST-CE QUE PRENDRE DES NOTES ? C’est garder une trace en fonction d’un but précis : ª Trace sur un support papier ; ª Trace au niveau intellectuel par le travail d’assimilation accompli pour les prendre. Ce travail consiste à séparer l’essentiel de l’accessoire, pour ne garder que cet essentiel. II. POURQUOI PRENDRE DES NOTES ? 1. Différentes raisons : La notation aide à la mémorisation. La notation facilite la concentration. La notation développe des qualités intellectuelles comme la compréhension ou le jugement. Surtout, la notation permet de disposer d’une information utilisable, parce que traitée. C’est à dire que les notes constituent une structure intermédiaire entre le produit à prendre en notes et la production à rendre à partir de la prise de notes. 2. Conseils dans la prise de notes : Deux défauts à éviter : vouloir tout noter ou ne noter que le plan. Il est parfois nécessaire de noter une phrase complète car elle résume parfaitement un développement ou constitue une formulation facile à mémoriser ou encore correspond à une citation à savoir. Mais le plus souvent vous utilisez un style télégraphique, des abréviations et des symboles. www.dimaista.c.la 7 III. QUAND PRENDRE DES NOTES ? DANS QUEL BUT ? Les quatre cas de prise de notes : Les différents buts : A PARTIR DE L¶ECRIT : Livres, lettres, documents, etc… A PARTIR DE L¶ORAL : Conversation, cours, entretien, conférences, ses propres mots, réunions, directives, communications, téléphones, etc… A PARTIR DU MONTAL : Mémoire, idées, réflexion, analyse, souvenirs, etc… PRISE DE NOTES = Structure Intermédi aire PRODUIRE DE L¶ECRIT : Résumés, dissertations, commentaires, composés, lettres, romans, poèmes, rapports, comptes, mémoires, thèses, etc.… DEVELOPPER CES QUALITES INTELLECTUELLES : Apprendre, mémoriser, comprendre, etc.… A PARTIR DE /¶OBSERVATION : Du contexte, de la gestuelle, du comportement, de la réalité, etc… PRODUIRE DE L¶ORAL : Discours, exposés, réunions, discussions, cours, conférence, interventions orales, divers. www.dimaista.c.la 8 La réponse à cette question dépend essentiellement du pourquoi et du but visé par la prise de notes. Dans le préambule, on a vu que la prise de notes consiste à séparer l’essentiel de l’accessoire. Comment faire la distinction ? En fait, l’essentiel et l’accessoire n’existent pas dans l’absolu. Leur définition peut dépendre : ¦ Du critère culturel qui agit comme un filtre et privilégie, déforme ou élimine certaines informations. ¦ Du projet personnel qui oriente la recherche. Pour autant, tout énoncé ou texte a un sens qui lui est propre. Le lecteur ou l’orateur qui prend la parole ou la plume, le fait pour transmettre des informations précises. Il a un message à faire passer. Il importe d’identifier et de comprendre ce message. www.dimaista.c.la 9 I. LA PRISE DE NOTES A PARTIR D'UN MESSAGE ORAL METHODES PRINCIPES COMMENTAIRES Prise de notes logique On note les idées essentielles en faisant ressortir un plan, une structure (titres et sous- titres) Facilite la compréhension et la relecture même par les tiers ; Facilite l'élaboration du compte rendu ; Nécessite une compréhension rapide du sujet ; C'est la méthode la plus classique. Prise de notes fonctionnelle Prise des notes "normée" ou formelle Prise de notes linéaire ou compilatoire Prise de notes par phrases-formules ou par mots clés La feuille est organisée en zones correspondant chacune à une fonction : plan, compléments, remarques personnelles… On note les informations sur un document où les rubriques sont pré- imprimées On note tout ce qui se dit dans l'ordre où les idées se présentent. On ne relève que les mots ou les phrases importants et on les numérote Facilite la mise au net mais exige de la rigueur Nécessite compréhension et jugement ; Permet des retours en arrière ; S'utilise souvent en combinaison avec la prise de notes logique. Évite les oublis ; Clarifie et facilite la prise de notes ; Manque parfois de souplesse ; Est très bien adaptée aux événements répétitifs : messages téléphoniques, comptes rendus de téléprospection, de visite… Permet une saisie fidèle mais fatigante ; Ne nécessite aucun effort de compréhension pour la prise ; Allonge le temps de mise au net. Convient principalement à la prise de notes au cours d'un entretien ou d'un exposé. Nécessite une grande concentration et la capacité à reformuler. II. LA PRISE DE NOTES A PARTIR D'UNE REFLEXION PERSONNELLE METHODES PRINCIPES COMMENTAIRES La prise de notes arborescente ou heuristique Fait apparaître les relations possibles entre les idées S'utilise pour rechercher des idées et préparer un exposé écrit ou oral. Fait apparaître les ensembles et sous- ensembles d'idées… La prise de note systémique Visualise les relations par des figures géométriques, des flèches, des mots clés S'utilise pour préparer un exposé écrit ou oral. Décrit un circuit de pensée. www.dimaista.c.la 10 I. L'ECRITURE LITTERALE (OU "EN TOUTES LETTRES ») Système d'écriture classique, manuscrit. Les mots sont écrits en toutes lettres ou abrégées ou encore symbolisées (cf. FR n° 10). Ce système est le plus répandu. Il convient parfaitement aux prises de notes sélectives, effectuées soit à titre personnel, soit à titre professionnel. II. L'ECRITURE "ABREGEE" Système d'écriture manuscrit d'apparition relativement récente basé sur l'emploi de lettres et de signes codés. Il s'inspire à la fois des techniques abréviatives très connues : ne représenter que les consonnes d'un mot, par exemple (tjrs pour "toujours") et de la technique uploads/Management/ sb.pdf