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Dix principes pour impliquer les participants lors d’une réunion ou d’un événem

Dix principes pour impliquer les participants lors d’une réunion ou d’un événement SECOUEZ-LES ! SECOUEZ-LES ! SECOUEZ-LES ! SECOUEZ-LES ! Les Propulseurs • Janvier 2013 • Photo : DR. Gorgo. Film de Eugène Lourié (1961) L’émergence du monde connecté se traduit par une transformation de nos façons de penser et d’agir. Pour toute entreprise attentive à ces transformations, l’organisation d’une simple réunion, d’une conférence ou d’un événement se conçoit désormais autrement. ET DIEU CRÉA INTERNET ! Photo : Domaine public - 20th Century Fox. The Day the Earth Stood Still. 1951 Depuis que la connaissance universelle est désormais en libre accès sur le Net, l'organisation d’une simple réunion, d’une conférence ou d’un événement se conçoit désormais autrement. • Envisager des réunions et des manifestations qui se limitent à la diffusion d’expertises s’avère moins pertinent. • Pour résoudre les nouvelles problématiques, faire appel à l’intelligence collective s’impose de plus en plus. • Les échanges virtuels se multipliant, les rencontres physiques deviennent de plus en plus nécessaires. Cette présentation est tirée du livre : « Secouez-les ! » Dix principes pour réussir un événement participatif. Edité par : Les Propulseurs. Rédaction : Anne-Caroline Paucot en collaboration avec Xavier de Mazenod et Luc Legay. 1 Pour envisager une conférence ou une réunion qui propulse, la première chose à entreprendre est de déﬁnir des objectifs à la fois ambitieux et réalistes. FORMULEZ VOS OBJECTIFS Photo : DR. Robert Goddard (Clark University) Pour formuler vos objectifs, posez-vous les bonnes questions • Pourquoi vouloir organiser une réunion ou un événement ? • Qu’est-ce que nous attendons de ce rendez-vous ? • Quels critères nous permettront de savoir que nous avons atteint nos objectifs ? • Quels sont les obstacles que nous risquons de rencontrer ? • Quels sont les inconvénients inhérents à l’atteinte de ces objectifs ? Fixez des objectifs ambitieux Plus vos objectifs seront grands et plus ils s’imposeront comme des évidences, moins vous les perdrez de vue. • Donnez du sens à votre rendez-vous. • Interrogez-vous sur l’utilité de celui-ci en fonction des objectifs poursuivis. • Comparez la solution retenue avec d’autres qui pourraient s’avérer plus efficaces et exiger moins d’investissement. 2 Les objectifs étant clairs, attaquez-vous à la conception de votre manifestation sans craindre l'imprévu. AFFINEZ LE CONCEPT Photo : NASA. Creative Commons Gardez à l’esprit que votre « matière première » est l’humain ! Pour réussir, vous devez créer les conditions pour que les participants aient envie d’écouter, de réfléchir, de tisser des liens. Méthode pour affiner le concept • listez en vrac tous les sujets que vous pourriez aborder ; • lâchez-vous et ne vous contentez pas des évidences ; • regroupez les sujets en paquets logiques ; • hiérarchisez ces paquets afin de mobiliser votre énergie sur l'essentiel plutôt que sur les détails. Cette méthode permet d’enrichir sa thématique et d’éviter qu’elle reste superficielle ou manque de consistance. Prévoyez l’imprévu… De manière paradoxale, plus votre organisation sera minutée, votre déroulé précis, plus vous aurez de souplesse et moins l’imprévu vous dérangera. Trouvez un lieu adapté Le choix du lieu de l’événement est primordial. Il doit être en adéquation avec vos objectifs : si vous voulez que le public participe, évitez les hémicycles avec perchoir pour intervenants et public tenu à distance. De l’hôtel particulier au centre d’affaires, en passant par les théâtres, les musées, les galeries d’art, les hôtels, les restaurants, les bateaux… Vous avez le choix entre de multiples espaces. Assurez-vous que le lieu permette à vos participants de réfléchir ensemble de manière confortable. Faites passer les messages Inventoriez les messages que vous désirez transmettre à votre public et classez-les par ordre d’importance. Passez du temps à formuler une accroche pour votre rendez-vous. Quand l’on nomme une chose, le concept ou l’objet qu’il désigne, commence à exister. Plus votre appellation sera précise, originale, attractive, plus vous retiendrez l’attention. 3 Si vous avez trouvé les bons ingrédients, il est temps d'expérimenter la nouvelle cuisine MITONNEZ UNE RECETTE ORIGINALE Jack Griffin est "L'homme invisible" (The Invisible Man). Film de James Whale (1933) La cuisine à l’ancienne Pour faire passer des idées, la recette classique est la réunion ou la conférence. Généralement un, ou plusieurs, intervenants monopolisent toute l’attention et le temps de parole pour faire briller leur savoir. Si cette recette a ses atouts, elle a aussi ses inconvénients : • elle ne favorise pas la confrontation d’idées sur un sujet donné ; • elle positionne les spécialistes comme des distributeurs d’idées ; • elle contraint les auditeurs à une passivité. Les nouvelles cuisines Au menu on trouvera par exemple : Un Barcamp Il repose sur le principe suivant : « Pas de spectateurs, tous participants ». Les plus — des échanges approfondis sur des sujets retenant l’attention des participants. Un mode participatif qui contribue à l’implication de tous. Un Explorcamp Composé de tables d’exploration où un animateur présente en 20 minutes un usage ou une bonne pratique. Au coup de cloche, les participants, 10 par table, changent de table. En 2 heures, les participants auront appréhendé 6 à 7 thématiques différentes. Les plus — le format court. Les participants ne s’ennuient jamais. La proximité entre intervenants et public. Pecha Kucha Ce format d’animation consiste à inviter des porteurs de projets à présenter leurs travaux et réflexions pendant 6 minutes et 40 secondes. Chaque présentateur commente 20 images qui restent affichées pendant 20 secondes. Les plus — Crée une dynamique créative propice à l’échange. Les intervenants travaillent leur sujet de manière créative. On découvre des talents inattendus. Explor-School Chaque participant devient tour à tour élève et formateur en partageant ses pratiques sur un usage et un outil. Les plus — Un moyen idéal de repérer des savoirs et connaissances dans un groupe. On découvre que des savoirs considérés comme inutiles par l’entreprise peuvent s’avérer des atouts. World Café Les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes. À intervalles réguliers, ils changent de table. Un hôte reste à la table et résume la conversation précédente aux nouveaux arrivés. Les plus — On enrichit un sujet de manière ludique. Chaque groupe s’appuie sur la réflexion de l’autre pour poser une pierre à l’édifice. Comme c’est le principe de construction des cathédrales, le système a fait ses preuves. Mettez de la créativité au menu Inspirez-vous des formes existantes et adaptez-les en fonction de vos objectifs, de votre public et des messages que vous voulez faire passer. Reprenez les ingrédients, arrangez-les à votre sauce. Faites votre cuisine ! Mettez un peu de souplesse dans votre organisation en laissant une place à l’expression du talent des participants. 4 Comme ceux qui vivent leur sujet, ceux qui ont des idées originales, ceux qui ont de l’humour et ceux que le public comprend sans effort… TROUVEZ DES INTERVENANTS PASSIONNÉS Photo : The Ape Man - Bela Lugosi. Mettez de la passion dans votre moteur Le philosophe Aristote connu pour ses cours de rhétorique considérait que les bons orateurs mettaient du pathos, c’est à dire de la passion, dans leurs discours. La chasse à l’oiseau rare est un sport difficile, il faut y consacrer du temps. Si le net regorge de conférences, il faut prendre le temps d’écouter celles qui sont en phase avec votre sujet. Twitter est un bon endroit pour trouver un expert passionnant et légitime sur un sujet. Mixité de corps et d'esprit Tentez d’avoir un plateau équilibré entre les hommes et les femmes. Cet objectif a au moins deux avantages : • la mixité des approches facilite la confrontation des idées et enrichit le débat ; • du fait de la prédominance indiscutable des hommes dans les débats, vouloir un plateau équilibré oblige à chercher des intervenants moins habituels. Ce qui distingue les bons intervenants • Ils vivent leur sujet et ne le survolent pas ; • En les écoutant, les participants ont le sentiment d’être plus intelligents ; • Ils ont des idées originales et ne servent pas des formules réchauffées ; • Ils sont clairs, concis et simples. Le public les comprend sans effort ; • Ils ont de l’humour et savent qu’il faut parfois jouer avant de devenir sérieux. 5 Pour prévenir les coupures de courant, faites répéter les intervenants… Plus on répète, moins c’est pareil. PRÉPAREZ AVEC SOIN VOS INTERVENANTS Photo : NASA. Creative Commons Créez un découpage rythmé Au-delà de 10 minutes, l’attention des auditeurs baisse et ne revient pas. Toute personne plongée dans un bain de lumière a tendance à se noyer dans sa suffisance. Lors des répétitions, l’objectif est que le courant passe entre l’intervenant et son public. Faites répéter vos intervenants Pour prévenir les coupures de courant, faites répéter les intervenants… une fois, deux fois, dix fois. Si le premier essai est catastrophique, ne soupirez pas, encouragez votre intervenant. Organiser le discours autour de : • un problème à résoudre ou soulever une question importante ; • la proposition d’une solution au problème présenté ou la réponse à la question posée ; • les avantages apportés par les solutions ; • l’incitation à l’action… uploads/Management/ secouez-les-propulseurs.pdf