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Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et co

Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et contrôle de gestion 1eme A GBA NOUNE ELISEE 01 18 02 97 1 SYSTEME D'INFORMATION ET FONCTIONS D'ORGANISATION Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et contrôle de gestion 1eme A GBA NOUNE ELISEE 01 18 02 97 2 Chapitre 1 I-L’information 1-Généralités L’information se définit comme un signal ou un renseignement qui reçu par l’individu lui permet de déclencher une action si nécessaire. C’est le moyen pour un individu de connaître son environnement, de savoir ce qui se passe dans son entourage proche ou lointain (milieu intérieur ou extérieur). Mais cette notion de milieu intérieur ou extérieur est relative. Exemple : la crise économique mondiale peut être considérée comme une information venant du milieu intérieur si l’on considère qu’on fait partie du système économique mondial et venant de l’extérieur si l’on se base sur le système économique ivoirien en prenant comme critère les effets de cette crise. Dans le cadre de l’entreprise, la notion de source interne et externe de l’information suscite les deux définitions suivantes: o Les informations internes sont celles recueillies à l’intérieur de l’entreprise grâce aux organes d’enregistrement des résultats et de collecte des données. On parle dans ce cas de Système d’Information de Gestion. o Les informations externes émanent de l’environnement extérieur. On parle dans ce cas de Système d’Information Stratégique (SIS). L’information peut être définit d’une manière plus technique comme une donnée essentielle pour toute entreprise. Elle précède toute prise de décision et se positionne au cœur de la gestion de l’entreprise et du pilotage des processus. L’information possède une valeur d'autant plus grande qu'elle contribue à l'atteinte des objectifs de l'organisation. Information=Un symbole qui véhicule pour les acteurs de l’entreprise une connaissance utile à l’accomplissement de leur travail. 2- nature de l’information La communication dans une organisation peut être formelle ou informelle, verticale (ascendante ou descendante) ou latérale et verbale ou écrite. On peut scinder l’information comme suit. o Selon le support : les informations sont orales, écrites, visuelles, etc ; GENERALITES SUR LE SYSTEME D’INFORMATION Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et contrôle de gestion 1eme A GBA NOUNE ELISEE 01 18 02 97 3 o Selon l’origine : informations internes, informations externes ; o Selon le rôle dans le pilotage : information de contrôle (information d’anticipation) et les informations de commande (ordre, directives,…) ; o Selon le niveau d’élaboration : les informations de bases (données bruts) et informations élaborées (résultats de traitements) ; o Selon quelle soit prévue ou non : information formelle (note de service, circulaire), informelle (décision spontanée d’un employé pour sauver une situation) o Selon le sens de circulation de l’information : descendante (ordre, directives …) ascendante (proposition, rapport…), horizontale ou latérale. o Selon leur durée de vie : ▪ information volatile: ayant une courte durée. Ex : la personne est arrivée à son poste de travail à 7h15 et partie à 15h30. ▪ information persistante: représentant la mémoire de l'entreprise ; archivée et sécurisée. Ex : adresses des clients et des fournisseurs. o Selon les traitements appliqués: ▪ informations brutes - utilisées sans modification préalable. Ex : poids d'une pièce fabriquée dans un atelier. ▪ calculées - à partir des informations brutes ou d'autres informations ▪ obtenues par des calculs ou règles de gestion. Ex : le montant du salaire. 3- caractéristique de l’information L’information est caractérisée quantitativement par le coût et le délai et qualitativement par la motivation et la perception (On qualifie d'information toute donnée pertinente que le système nerveux central est capable d'interpréter pour se construire une représentation du monde et pour interagir correctement avec lui). Et effet, l’information doit avoir un coût compatible avec les moyens (rapport qualité/coût). Ce coût peut comprendre l’acquisition des données, le traitement et l’obtention de l’information si l’information n’est pas directement contenue dans les données (traitement de l’information par obtention des graphiques, analyse des données en vue d’obtenir des informations marketing). 4-Qualité de l’information Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et contrôle de gestion 1eme A GBA NOUNE ELISEE 01 18 02 97 4 Les critères de qualité de l’information sont : la fiabilité, l’intégrité, la pertinence, la rapidité, la disponibilité, la précision et l’adaptation. a-fiabilité La fiabilité de l’information est liée à la source. Une source non fiable peut donner lieu à des prises de décisions allant contre la bonne marche d’un processus de l’organisation. La fiabilité fait intervenir également l’intégrité des données qui est liée aux traitements et aux canaux de transmission. L’intégrité des données désigne l'état de données qui, lors de leur traitement, de leur conservation ou de leur transmission, ne subissent aucune altération ou destruction volontaire ou accidentelle, et conservent un format permettant leur utilisation. L'intégrité des données comprend quatre éléments : l'intégralité, la précision, l'exactitude/authenticité et la validité. b-la pertinence Une information est pertinente lorsqu’elle répond exactement aux attentes de celui qui la recherche en se passant de l’information inutile. La notion de pertinence fait intervenir la précision de l’information. c-disponibilité et rapidité de l’information La disponibilité d'un équipement, d’une donnée ou d'un système est une mesure de performance qu'on obtient en divisant la durée durant laquelle une donnée ou un système est opérationnel par la durée totale durant laquelle on aurait souhaité qu'il le soit. On exprime classiquement ce ratio sous forme de pourcentage. Il ne faut pas confondre la disponibilité et la rapidité de réponse que l'on appelle aussi performance. Taux de disponibilité Temps d'arrêt par an 90% 876 heures soit plus de 36 jours 95% 438 heures soit plus de 18 jours Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et contrôle de gestion 1eme A GBA NOUNE ELISEE 01 18 02 97 5 99% 87 heures, 36 minutes soit plus de 3 jours et demi 99,9% 8 heures, 45 minutes, 36 secondes 99,99% 52 minutes, 33,6 secondes 99,999% 5 minutes, 15,36 secondes 99,9999% 31,68 secondes d-L’adaptation Une donnée doit être adaptable au destinataire. Le destinataire doit avoir un niveau d’analyse et une capacité de traitement adapté aux flux d’information qui arrive à son niveau. 5-Supports de l’information L’information peut être sur un support papier (journal, livre,…), cdrom, disque dur, tableau ou sur support média comme la télévision, l’internet, la radio. 6-Représentation de l’information Une information peut se présenter sous forme numérique, ou analogique. L’information peut être contenue dans un vidéo, une image, un texte, un signal. II-Système d’information 1-Définition du système d’information Un système d'Information représente l'ensemble des moyens (Informations, Hommes, Finances, matériels), des techniques et des procédures participant à la gestion de l’information au sein de l'organisation. Il représente l'ensemble des éléments participant à la gestion, au traitement, au transport et à la diffusion de l'information au sein de l'organisation. La dimension d’un Système d'Information peut être très différente d'une organisation à une autre et peut recouvrir selon les cas la totalité ou une des composantes suivantes: Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et contrôle de gestion 1eme A GBA NOUNE ELISEE 01 18 02 97 6 o Bases de données de l'entreprise, o Progiciel de gestion intégré (ERP),  Outil de gestion de la relation client (CRM-Customer Relationship Management), La gestion de la relation client consiste à savoir cibler, à attirer et à conserver les bons clients et représente un facteur déterminant du succès de l’entreprise. Construire et développer des relations avec ses clients est un défi, particulièrement lorsque l’entreprise possède des milliers (voire des millions) de clients qui communiquent avec celle-ci de multiples manières. Pour arriver à un résultat satisfaisant, les systèmes de gestion des relations clients (customer relationship management -CRM en anglais) doivent permettre aux responsables d’entreprise de mieux comprendre leurs clients pour adapter et personnaliser leurs produits ou leurs services. o Outil de gestion de la chaîne logistique (SCM - Supply Chain Management),  On appelle SCM (Supply Chain Management, ou en français GCL, gestion de la chaîne logistique) les outils et méthodes visant à améliorer et automatiser l'approvisionnement en réduisant les stocks et les délais de livraison. On parle ainsi de travail en "flux tendu" pour caractériser la limitation au minimum des stocks dans toute la chaîne de production. Gérer la chaîne logistique, c'est fluidifier les flux en optimisant autant que possible les coûts. Les coûts sont principalement :  Les coûts de conception des produits,  Les coûts d'approvisionnement,  Les coûts de production,  les coûts de possession des stocks,  les coûts d'acheminement,  les coûts de rupture,  Les coûts financiers associés. o Infrastructure réseau, o Serveurs de données et systèmes de stockage, o Serveurs d'application, Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie – Audit comptable et contrôle de gestion 1eme A GBA NOUNE ELISEE 01 18 02 97 7 o Dispositifs de sécurité 2-Rôle d’un système d’information Le rôle d’un Système d’information est de collecter, de traiter, de stocker, d’assurer le transport, de faire de la uploads/Management/ supp-de-cours-syste-info.pdf