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HAL Id: dumas-01121604 https://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-01121604 Submitted on 6 Mar 2015 HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of sci- entific research documents, whether they are pub- lished or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers. L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des établissements d’enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés. La gestion des contrats : levier de performance pour l’entreprise : analyse du cas du groupe Pierre & Vacances - Center Parcs Laure Tajan To cite this version: Laure Tajan. La gestion des contrats : levier de performance pour l’entreprise : analyse du cas du groupe Pierre & Vacances - Center Parcs. Gestion et management. 2014. dumas-01121604 1 La gestion des contrats: levier de performance pour l’entreprise Analyse du cas du groupe Pierre & Vacances – Center Parcs Mémoire de recherche Présenté par : TAJAN Laure Nom de l’entreprise : Groupe Pierre & Vacances – Center Parcs Tuteur universitaire: LE COZ Yann Master 2 Professionnel (FC) Management stratégique des Achats DESMA 2013 - 2014 2 Avertissement : L’IAE de Grenoble, au sein de l’Université Pierre-Mendès-France, n’entend donner aucune approbation ni improbation aux opinions émises dans les mémoires des candidats aux masters en alternance : ces opinions doivent être considérées comme propres à leur auteur. Tenant compte de la confidentialité des informations ayant trait à telle ou telle entreprise, une éventuelle diffusion relève de la seule responsabilité de l’auteur et ne peut être faite sans son accord. 3 Remerciements : Je tiens à remercier M. Yann Le Coz pour m’avoir suivi dans la préparation de ce mémoire et M. Martin de Neuville pour m’avoir soutenu lors de ma formation à l’IAE. Un grand merci à Leila Cardot-Fahas pour m’avoir initiée au monde des achats et pour m’avoir apportée une fois de plus son expertise. Enfin je remercie M. Jean-Claude Roussel, Mme Marie-Cécile Hors et M. Julien Lambert pour avoir partagé avec moi leur expérience sur la gestion des contrats. 4 Résumé Cette étude a pour objectif de démontrer comment, en travaillant sur l’amélioration de la gestion des contrats, une Direction Achats va contribuer à améliorer la performance de l’entreprise. L’exemple observé ici est la mise en place d’un projet de gestion des contrats par la Direction des Achats du Groupe Pierre & Vacances - Center Parcs. Le projet s’articule autour de trois chantiers menés par l’équipe projet achats pour atteindre les objectifs : - Le recensement des contrats du groupe, - Le déploiement d’un outil de gestion de contrats (outil CLM), - La formation des collaborateurs du groupe aux bonnes pratiques et la gestion du changement. La démarche d’analyse suivie pour répondre à la problématique a consisté à identifier les enjeux d’un tel projet pour voir comment ils avaient été appréhendés sur le premier périmètre déployé chez Pierre & Vacances – Center Parcs. Ce bilan est ensuite confronté aux retours d’expériences de personnes externes et internes à l’entreprise travaillant également sur la gestion des contrats. L’analyse permet d’identifier que la gestion des contrats contribue à la performance de l’entreprise à plusieurs niveau : - Au niveau opérationnel, grâce à une meilleure gestion des risques et à une meilleure diffusion des informations ; - Au niveau fonctionnel, en participant à la montée en maturité de la fonction achat ; - Au niveau stratégique, en participant à l’atteinte des objectifs stratégiques. Mots-clés Pierre & Vacances – Center Parcs ; gestion des contrats ; outil CLM (Contract Lifecycle Management) ; gestion du changement ; gestion des risques ; gains achats ; sécurité des données ; maturité achats ; réduction des coûts ; augmentation du chiffre d’affaires ; performance fournisseurs ; performance de l’entreprise. 5 Table des matières Introduction ........................................................................................................................................... 8 1 Contexte et enjeux ......................................................................................................................... 9 1.1 Le contexte d’étude ................................................................................................................ 9 1.1.1 Le groupe Pierre & Vacances – Center Parcs .................................................................. 9 1.1.2 L’organisation et la stratégie achats ............................................................................. 12 1.1.3 La gestion des contrats avant la mise en place du projet d’amélioration ..................... 15 1.1.4 Description du projet de gestion des contrats et de ses étapes clés ........................... 19 1.2 Les enjeux d’un projet de gestion des contrats .................................................................... 22 1.2.1 La connaissance de la démarche contractuelle ............................................................ 23 1.2.2 La maturité de la fonction achat ................................................................................... 31 1.2.3 La mise en place d’un système d’information .............................................................. 36 2 Analyse ......................................................................................................................................... 39 2.1 La mise en place du projet sur le périmètre pilote ............................................................... 39 2.1.1 L’implication et le rôle des acteurs dans le projet ........................................................ 39 2.1.2 La gestion des différentes catégories de contrats ........................................................ 45 2.2 Le point de vue d’experts ..................................................................................................... 52 2.2.1 Les risques contractuels vus par un juriste ................................................................... 53 2.2.2 Les facteurs clés de succès de la gestion des contrats vus par une consultante experte des problématiques achats .......................................................................................................... 55 2.2.3 Les enjeux du déploiement d’un outil CLM vus par les responsables d’un projet de gestion de gestion des contrats .................................................................................................... 58 6 3 Bilan.............................................................................................................................................. 62 3.1 La maîtrise d’un certain nombre de risques ......................................................................... 62 3.2 La fluidité des informations et des procédures .................................................................... 65 3.3 La maturité de la fonction achat ........................................................................................... 67 3.4 La contribution aux objectifs stratégiques de l’entreprise ................................................... 69 Conclusion ............................................................................................................................................ 73 Bibliographie ........................................................................................................................................ 75 Présentation du Groupe Pierre & Vacances – Center Parcs ............................................................. 75 Informations sur le secteur du tourisme .......................................................................................... 75 Etudes .............................................................................................................................................. 75 Publications ...................................................................................................................................... 75 Ouvrages .......................................................................................................................................... 76 Annexes ................................................................................................................................................ 77 Annexe 1 - Entretien avec Leila Cardot Fahas................................................................................... 77 Annexe 2 - Entretien avec Jean-Claude Roussel et Marie-Cécile Hors .............................................. 78 Annexe 3 – Guide de gestion des contrats ....................................................................................... 80 7 Tables des Illustrations Figure 1 - Le portefeuille des marques du groupe Pierre & Vacances – Center Parcs .......................... 10 Figure 2 – Organigramme Direction des Achats – Groupe PVCP (septembre 2014) ............................. 13 Figure 3 - Planning du projet de gestion des contrats (1er septembre 2014) ...................................... 19 Figure 4 - Extrait du comité projet (décembre 2013) ........................................................................... 21 Figure 5 - Matrice des relations acheteurs / fournisseurs - Bensaou ................................................... 26 Figure 6 - Matrice des pouvoirs acheteurs / fournisseurs - Andrew Cox .............................................. 27 Figure 7 - Cycle de maturité achats – Arjan Van Weele ........................................................................ 32 Figure 8 - Périmètre de la gestion des contrats - La Lettre des achats et BC Consulting ...................... 35 Figure 9 - Les axes de contribution de la gestion des contrats ............................................................. 73 8 Introduction Dans la préface de l’enquête sur la gestion des contrats, réalisée en 2010 par Bearing Point, Peter Mockler, managing partner au sein du cabinet, explique que le « Contract Management » ne sert pas seulement à répondre au besoin de conformité et de respect des normes que les entreprises s’imposent (souvent pour répondre à des impératifs légaux) mais que c’est aussi un levier permettant à ces entreprises d’atteindre leurs objectifs. On peut alors se demander comment un Directeur Achats, qui souhaite mettre en projet de gestion des contrats achats, peut démontrer que celui-ci va contribuer à la performance de l’entreprise pour que sa Direction Générale accepte d’investir dans le projet? Pour répondre à cette question nous prendrons l’exemple du Directeur Achats du groupe Pierre & Vacances – Center Parcs qui a justement souhaité mettre en place un projet de gestion des contrats achats. Les enjeux derrière cette démarche n’étaient pas non plus de répondre uniquement à un besoin de conformité sur les données contractuelles (informations centralisées, sécurisées et partagées dans une base de données, procédures de gestion formalisées) et mais aussi d’avoir un levier complémentaire pour renforcer la contribution des achats à la performance du groupe. Chef de projet SI achats, rattachée au Directeur Achats groupe, je suis chargée de la mise en place du projet sur l’ensemble du groupe. 9 1 Contexte et enjeux 1.1 Le contexte d’étude Pour expliquer le contexte de cette étude nous présenterons dans un premier temps le groupe Pierre & Vacances – Center Parcs (que l’on nommera par la suite groupe PVCP) puis l’organisation et la stratégie de la Direction des Achats. Dans un second temps nous verrons quels étaient les principaux écueils de la gestion des contrats avant la mise en place du projet et comment s’organisent les différents chantiers d’amélioration liés au projet. 1.1.1 Le groupe Pierre & Vacances – Center Parcs Le groupe a été fondé en 1967 par son actuel PDG, Gérard Brémond, qui a lancé le concept des résidences touristiques à Avoriaz. Le concept Center Parcs a été fondé la même année par le hollandais Piet Derksen (l’entreprise a ensuite été rachetée en 2003 par M. Brémont). Pierre & Vacances – Center Parcs est aujourd’hui le leader européen des résidences de vacances, avec ses deux activités principales que sont: - L’exploitation de résidences de tourisme dont le métier est d’offrir un panel d’expériences vacances axées sur la découverte de l’environnement, la découverte de soi et la convivialité. uploads/Management/ tajan-laure-mgt2-achat-fc.pdf