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Version 1.0 Mars 2010 Manuel et Lignes Directrices des Procédures d’Approvision

Version 1.0 Mars 2010 Manuel et Lignes Directrices des Procédures d’Approvisionnement de CAFOD Table of Contents 1.0 AVANT-PROPOS....................................................................................................................9 2.0 GLOSSAIRE D’EXPRESSIONS COURANTES..........................................................................11 3.0 LISTE D’ACRONYMES...........................................................................................................15 4.0 INTRODUCTION ...................................................................................................................16 4.1 Principes de base des procédures d’approvisionnement ..............................................16 4.2 Types de marchés...................................................................................................................18 4.3 Niveaux d’autorisation des procédures..............................................................................19 Table 1 Niveaux d’autorisation des procédures et principales expressions pertinentes............................................................................................................................. 19 4.4 Division artificielle de contrats ..............................................................................................21 4.5 Liens entre les règlements des procédures d’approvisionnement et les considérations d’ordre financier.....................................................................................................................23 4.6 Réglementations internes des pays d’action ....................................................................23 4.7 Protection des ressources contre les emplois abusifs terroristes......................................24 5.0 PARTENAIRES ET PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT..................................................25 5.1 Comment utiliser ce manuel avec nos partenaires..........................................................26 5.2 Comment utiliser ce manuel quand CAFOD soutient une partie d’un projet ou d’un programme..............................................................................................................................27 5.3 Evaluation des risques des procédures d’approvisionnement et des partenaires......27 6.0 PLANIFICATION DES APPROVISIONNEMENTS....................................................................30 6.1 Principes de base ...................................................................................................................30 6.2 Conception d’une planification d’approvisionnement...................................................30 6.3 Rédaction d’une planification d’approvisionnement......................................................31 6.4 Budget pour procédures d’approvisionnement ...............................................................31 6.5 Chronologie pour la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement...............31 Table 2 Chronologie pour la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement31 Table 3 Un exemple de planification d’approvisionnement.........................................33 7.0 DELEGATION DES POUVOIRS, ROLES ET RESPONSABILITES................................................34 7.1 Principes de base ...................................................................................................................34 7.2 Répartition correcte des rôles et responsabilités en matière de procédures d’approvisionnement ............................................................................................................34 7.3 Attribution des rôles et responsabilités d’approvisionnement des partenaires............36 7.4 Documentation pertinente à la délégation de pouvoirs, rôles et responsabilités.......37 Table 4 Délégation de pouvoirs, rôles et responsabilités ...............................................38 8.0 PREPARATION, ANALYSE ET APPROBATION DE LA DOCUMENTATION PERTINENTE.........39 Table 5 Préparation, analyse et approbation de la documentation pertinente.......39 8.1 Délégation des pouvoirs pour la gestion des procédures d’approvisionnement mises en œuvre par CAFOD............................................................................................................40 9.0 TABLEAU DE COMPARAISON ET D’ANALYSE DES OFFRES.................................................42 3 9.1 Principes des analyses d’offres.............................................................................................42 9.2 Tableau comparatif des offres .............................................................................................44 9.3 Tableau d’analyse des offres................................................................................................44 Table 6 Une suggestion pour un système de scores........................................................44 9.4 Pondération.............................................................................................................................45 9.5 Comité d’analyse des offres.................................................................................................46 Table 7 Raisons et fréquences, considérations et documentation des réunions des comités d’analyse d’offres....................................................................................................49 10.0 DEMANDE DE CLARIFICATIONS AUPRES DES FOURNISSEURS ...........................................51 10.1 Pourquoi ce processus est-il nécessaire..............................................................................51 10.2 Comment gérer les conversations de clarification avec les fournisseurs......................51 10.3 Ce qu’IL NE FAUT PAS discuter avec les fournisseurs.........................................................52 10.4 Points sur lesquels les discussions de clarification doivent se concentrer......................52 10.5 Comment gérer les discussions qui traitent de l’aspect purement financier des offres soumises ...................................................................................................................................53 10.6 Risques inhérents des discussions de clarification .............................................................53 11.0 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT: PROCEDURES NEGOCIEES ................................55 11.1 Principes de base ...................................................................................................................55 11.2 Quand choisir cette procédure ...........................................................................................55 11.3 Le processus de procédures négociées.............................................................................56 11.4 PARTIE A: Préparation.............................................................................................................56 Table 8 Comment obtenir des spécifications détaillées ................................................56 11.5 PARTIE B: Sélection des fournisseurs .....................................................................................57 Table 9 Comment identifier les fournisseurs invités à soumettre une offre ..................57 11.6 PARTIE C: Demande de devis et analyse subséquente ...................................................58 11.7 PARTIE D: Contrats d’achat...................................................................................................60 11.8 PARTIE E: Livraisons, paiements et clôture de la procédure d’approvisionnement ....61 12.0 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT : PROCEDURES NEGOCIEES SUR LA BASE D’UNE SEULE OFFRE ........................................................................................................................62 13.0 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT : APPELS D’OFFRES OUVERTS..............................63 13.1 Principes de base ...................................................................................................................63 Table 10 Définitions et niveaux d’attribution des appels d’offres ouverts.....................64 13.2 Mise en œuvre du processus d’appel d’offres ouvert .....................................................64 13.3 PARTIE A: Préparation.............................................................................................................65 13.4 PARTIE B: Annonce publique.................................................................................................66 Table 11 Exemple d’un avis d’appel d’offres ouvert ........................................................66 13.5 PARTIE C: Dossier d’appel d’offres et analyse des offres .................................................68 13.6 PARTIE D: Contrats d’achat...................................................................................................74 Table 12 Exemple d’un avis d’attribution de contrat .......................................................75 13.7 PARTIE E: Livraisons, paiements et clôture de la procédure d’approvisionnement ....75 14.0 PROCEDURES D’APPROVISIONNEMENT : APPELS D’OFFRES RESTREINTS...........................76 4 14.1 Principes de base ...................................................................................................................76 Table 13 Définitions et niveaux d’attribution des appels d’offres restreints...................77 14.2 Le processus d’appel d’offres restreint ...............................................................................77 14.3 PARTIE A: Préparation.............................................................................................................78 14.4 PARTIE B: Publication d’un avis de manifestations d’intérêt et compilation d’une liste de candidats retenus.............................................................................................................79 Table 14 Exemple d’un avis de manifestation d’intérêt ...................................................80 14.5 PARTIE C: Dossier d’appel d’offres et analyse des offres .................................................82 14.6 PARTIE D: Contrats d’achat...................................................................................................88 Table 15 Exemple d’un avis d’attribution de contrat .......................................................89 14.7 PARTIE E: Livraisons, paiements et clôture de la procédure d’approvisionnement ....89 15.0 CONTRATS CADRES POUR RENOUVELLEMENT D’ACHATS SIMILAIRES..............................90 15.1 Comment établir un contrat cadre.....................................................................................90 15.2 Restrictions des contrats cadres...........................................................................................90 15.3 Prolongation ou renouvellement de commandes et de contrats d’achat existants.91 16.0 TRANSPORT ET LIVRAISON ..................................................................................................92 16.1 Dispositions de transport et de livraison ..............................................................................92 16.2 Documentation pertinente aux transports et aux livraisons ............................................92 17.0 INSPECTION ET RECEPTION DES MARCHANDISES .............................................................95 17.1 Quand inspecter les marchandises et fournitures.............................................................95 17.2 Comment inspecter les marchandises et fournitures .......................................................95 17.3 Inspection d’échantillons et principes de bases...............................................................95 17.4 Accepter ou rejeter les marchandises inspectées............................................................96 17.5 Manutention appropriée des marchandises reçues ........................................................97 18.0 DISTRIBUTIONS ET DONATIONS...........................................................................................98 18.1 Distributions ..............................................................................................................................98 18.2 Donations.................................................................................................................................98 18.3 Comment documenter les donations.................................................................................99 19.0 GESTION DES STOCKS ET ENTREPOSAGE .........................................................................101 19.1 Principe général....................................................................................................................101 19.2 Documentation pertinente au processus de stockage.................................................101 19.3 Installations de stockage.....................................................................................................101 19.4 Gestion de stockage............................................................................................................102 19.5 Informations spécifiques concernant les stocks ..............................................................102 20.0 GESTION DES BIENS...........................................................................................................105 20.1 Principes de base pour la gestion des immobilisations ..................................................105 20.2 Gestion et contrôle des biens.............................................................................................105 20.3 Gestion du registre des biens..............................................................................................106 20.4 Dépréciation..........................................................................................................................108 20.5 Ecoulement des biens..........................................................................................................108 5 20.6 Usage et gestion des véhicules..........................................................................................109 21.0 DEMANDES DE PAIEMENT.................................................................................................111 Table 16 Documentation pertinente requise pour les paiements ................................112 22.0 SYSTEMES DE DOCUMENTATION ET CLASSEMENT ...........................................................113 22.1 Pourquoi un bon système de documentation est important ?.....................................113 22.2 Que faut-il documenter ?....................................................................................................113 22.3 Comment garder et classer la documentation ?...........................................................113 22.4 Documentation supplémentaire pertinente aux appels d’offres.................................114 22.5 Qui est responsable des systèmes de documentation et de classement ? ...............114 23.0 SOUS-TRAITANCE..............................................................................................................116 23.1 Centrales d’Achats Humanitaires – à utiliser pour des subventions d’ECHO.............116 Table 17 Liste des CAH actuellement reconnues par ECHO.........................................117 23.2 Sous-traiter un approvisionnement financé par ECHO avec des entreprises qui ne sont pas des CAH .................................................................................................................118 23.3 Sous-traiter un approvisionnement qui n’est pas financé par ECHO avec des CAH118 23.4 Sous-traiter un approvisionnement qui n’est pas financé par ECHO avec des entreprises qui ne sont pas des CAH.................................................................................118 24.0 DEROGATIONS ET DISPENSES ...........................................................................................119 24.1 Principes de base .................................................................................................................119 24.2 Quand et comment utiliser une dérogation....................................................................119 24.3 Procédure de dérogations pour des projets financés par des bailleurs de fonds institutionnels..........................................................................................................................120 24.4 Procédure de dérogation pour des projets financés par CAFOD ...............................120 24.5 Comment documenter une dérogation ..........................................................................120 Table 18 Exemple d’un processus complet de dérogation...........................................121 24.6 Exemples de dérogations et résultats................................................................................122 25.0 CONDITIONS CONTRACTUELLES ......................................................................................124 25.1 Introduction ...........................................................................................................................124 25.2 Conditions contractuelles ...................................................................................................124 25.3 Documentation de l’annexe 11.........................................................................................125 25.4 Titres des paragraphes de l’annexe 11a : Conditions contractuelles standard ........126 25.5 Titres des paragraphes de l’annexe 11c : Contrat d’achat .........................................128 25.6 Titres des paragraphes de l’annexe 11d : Conditions contractuelles pour les approvisionnements de services (seulement) .................................................................130 26.0 CODE DE BONNE CONDUITE DES FOURNISSEURS ...........................................................132 26.1 Code minimum de bonne conduite .................................................................................132 26.2 Code complet de bonne conduite ..................................................................................134 27.0 CODE DE BONNE CONDUITE DU PERSONNEL..................................................................137 28.0 QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES.................................................................................139 29.0 Section importante du manuel des procédures d’approvisionnement de CAFOD: ce qui est obligatoire et ce qui est recommandé .............................................................142 29.1 Niveaux d’autorisation des procédures............................................................................142 6 29.2 Questionnaires à l’intention des fournisseurs....................................................................142 29.3 Système pondéré d’évaluation de devis/prix et offres ..................................................142 29.4 Conditions contractuelles ...................................................................................................142 30.0 RESSOURCES SUPPLEMENTAIRES.......................................................................................144 LISTE DES ANNEXES Annexe 1: Niveaux d’autorisation des procédures Annexe 2: Organigramme de procédures négociées, d’appels d’offres ouverts et d’appels d’offres restreints Annexe 3: Evaluation des risques des procédures d’approvisionnement et des partenaires Annexe 4: Déclaration d’impartialité Annexe 5: Modèles de procédures négociées • Organigramme de la procédure négociée • Fichier de cartes de la procédure d’approvisionnement négociée • Formulaire de réquisition d’achat • Demande de devis • Tableau comparatif des offres Annexe 6: Modèles de procédures d’appels d’offres ouverts • Organigramme de la procédure d’appel d’offres ouvert • Fichier de cartes de la procédure d’approvisionnement d’appel d’offres ouvert • Formulaire de réquisition d’achat • Rapport de la réunion d’ouverture des offres • Tableau comparatif des offres • Rapport du comité d’analyse des offres • Rapport du comité d’analyse des offres – avec une pondération des catégories • Réponse aux soumissionnaires non retenus Annexe 7: Modèles de procédures d’appels d’offres restreints • Organigramme de la procédure d’appel d’offres restreint • Liste récapitulative de la procédure d’approvisionnement d’appel d’offres restreint • Formulaire de réquisition d’achat • Modèle pour l’ouverture des manifestations d’intérêt et la rédaction d’une longue liste • Modèles pour l’évaluation des manifestations d’intérêt et la rédaction de la liste des candidats retenus • Réponse aux manifestations d’intérêt des soumissionnaires non retenus • Rapport de la réunion d’ouverture des offres • Tableau comparatif des offres • Rapport du comité d’analyse des offres • Rapport du comité d’analyse des offres – avec une pondération des catégories • Réponse aux soumissionnaires non retenus Annexe 8: Lettre résumé de la procédure d’appel d’offres Annexe 9: Lettre résumé des manifestations d’intérêt Annexe 10: Questionnaire à l’intention des fournisseurs 8 • Annexe 10a: version courte • Annexe 10b: version longue Annexe 11: Conditions contractuelles • Annexe 11a: Conditions contractuelles pour les approvisionnements en articles/vivres et/ou services • Annexe 11b: Commandes d’achat • Annexe 11c: Contrats d’achat d’articles/vivres et/ou services • Annexe 11d: Conditions uploads/Management/ supply-chain-manual-v1-0-issued-french.pdf