Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

1 Total Cost of Ownership - TCO Adapté au secteur des « Meetings » (réunions et

1 Total Cost of Ownership - TCO Adapté au secteur des « Meetings » (réunions et évènements) Auteurs : Fabien Martre, Severine Meimoun, Carole Poillerat, Christine Estrabeau, Vera Strezyk, Muriel Hernandez, Ronan Morice, Brigitte Jakubowski, Isabelle Salau, Agathe Fabron, Simon Lebel Juin 2015 2 INTRODUCTION ................................................................................................................... 3 GROUPE DE TRAVAIL ET MÉTHODOLOGIE ..................................................................... 4 DÉFINITON ET CONCEPTS GÉNÉRAUX DU TCO ............................................................. 5 LE TCO DÉCLINÉ AUX ACTIVITÉS MEETINGS ................................................................. 6 CONTRAINTES .................................................................................................................... 9 IDENTIFICATION DES COÛTS .......................................................................................... 11 CAS CONCRET ................................................................................................................. 14 CONCLUSION .................................................................................................................... 15 LEXIQUE ............................................................................................................................ 16 RÉFÉRENCES .................................................................................................................... 17 ANNEXES ........................................................................................................................... 18 ANALYSE DU QUESTIONNAIRE .......................................................................................................18 CAS CONCRET .....................................................................................................................................30 RÉSUMES D’ARTICLES INTÉRESSANTS ..........................................................................................35 TABLE DES MATIERES 3 INTRODUCTION Face à une conjoncture économique difficile, nombreuses sont les entreprises qui requalifient leurs besoins, restructurent leurs budgets, et définissent de nouvelles politiques de dépenses. Toutes les dépenses doivent être repensées, réévaluées et optimisées, ce qui implique une connaissance détaillée de la décomposition des coûts. Présente au cœur de toutes les entreprises, cette préoccupation économique a nécessité la mise au point de méthodologies de calcul des coûts. Ces modélisations financières ont pour objectifs d’apprécier l’impact budgétaire global découlant de ces dépenses (à court, moyen et long terme) et d’accompagner les acheteurs/financiers dans le pilotage de celles-ci. La modélisation financière considérée comme étant la plus objective est le « Total Cost of Ownership » dit TCO ou Coût Global d’acquisition. Nombreuses études et sources documentaires sur le sujet ont permis d’élaborer des modèles de TCO parfaitement adaptés aux achats qualifiés de « directs » ou « industriels ». Pour les achats qualifiés de « indirects » ou les activités de services, les modèles de TCO restent encore peu aboutis et peu documentés. Il existe évidemment quelques exceptions, dont la plus connue est le « TCO Scope »1 utilisable pour l’acquisition de véhicules professionnels. Ainsi, il n’existe pas d’outil de modélisation financière (ou TCO) pour les « Meetings2». C’est dans ce cadre qu’un groupe de travail a été formé par GBTA France, pour initier une première réflexion sur le sujet. L’objectif de ce groupe de travail est de proposer un outil novateur et concret : - permettant l’identification et l’évaluation des coûts inhérents à la gestion de cette famille d’achat. - facilitant la prise de décision pour les acheteurs Les différentes expériences des membres du groupe de travail ont pu aboutir à une liste de coûts que l’on qualifiera de « référents ». Celle-ci est à la fois constituée de coûts directs et indirects (principe fondamental du TCO). Cette liste a ensuite été soumise sous forme de questionnaire à un panel représentatif d’acheteurs. Les résultats ainsi obtenus permettent de dresser une liste des coûts au plus près des réalités du terrain. 1 Le TCO Scope, désormais outil statistique de référence, permet aux décideurs d'entreprises de s'informer, de comparer, de suivre, de simuler les coûts de leur flotte automobile. http://www.observatoire-vehicule-entreprise.com/tco-scope-2014 2 Plus spécifiquement aux besoins des activités de Réunions et d’Evénements dit « propriétaires », c’est-à-dire organisés et financés par les entreprises à destination de leurs clients ou de leurs collaborateurs. 4 GROUPE DE TRAVAIL ET MÉTHODOLOGIE Le groupe de travail constitué par GBTA France est composé de tous les interlocuteurs de la chaine de valeur : acheteurs, agences, conseils et hôteliers. En faisant le choix de diversifier les profils du groupe de travail, GBTA France cherche à intégrer toutes les spécificités et les caractéristiques pouvant être retrouvées dans cette catégorie d’achat, permettant ainsi d’intégrer une vision transverse du marché des Meetings. La complémentarité des profils permet d’anticiper les principales problématiques auxquelles le groupe sera amené à répondre. L’objectif est de mettre à jour et de définir de nouveaux axes de réflexion. Pour mener à bien ce projet, le groupe de travail s’appuie sur l’expérience et la réflexion de chacun. L’ensemble des suggestions sont réfléchies collectivement ou individuellement, sont soumises au groupe afin d’être débattues, validées puis utilisées dans la réalisation du futur modèle de calcul. Les personnes ayant participé au groupe de travail : Rapporteur : Fabien Martre Acheteurs Severine Meimoun, Acheteur Mobilité et Evènementiel, Société Générale Vera Strezyk, Direction des Achats, Siemens et Présidente de GBTA France Muriel Hernandez, Global Lead Buyer - Events, Sanofi Ronan Morice, Responsable Achats Adjoint, Société Générale Agences Fabien Martre, Directeur General, Ideal Gourmet Meetings & Events Carole Poillerat, International Business Development Director, HRS (Ex Présidente, GBTA France) Christine Estrabeau, Directrice Générale, Banks Sadler Simon Lebel, Contrôleur de gestion, Ideal Gourmet Meetings & Events Conseil Brigitte Jakubowski, Directrice, JK Associates Consulting Hôteliers (fournisseurs) Isabelle Salau, Director Global Sales France, Marriott International Agathe Fabron, Director of Sales M&E, Accor Hotels DÉMARCHE  Constitution d’un groupe de travail regroupant l’ensemble de la chaine de valeur  Analyse des coûts par typologie  Analyse chronologique des coûts  Validation des coûts identifiés par sondage auprès des professionnels  Création d’un schéma récapitulatif des coûts qui font consensus 5 DÉFINITION ET CONCEPTS GÉNÉRAUX DU TCO DÉFINITION : Le TCO définit le coût global engendré par l’acquisition d’un bien/service sur l’ensemble de son cycle de vie, ce qui signifie de son élaboration, puis intégration dans l’entreprise jusqu’à sa mise au rebut. Autrement dit, le TCO intègre tous les éléments de coûts spécifiques (directs et/ou indirects) d’un produit ou d’un service sur son cycle de vie. L’objectif du TCO est d’avoir une vision globale de l’impact financier d’un produit/service, au-delà du seul coût d’acquisition. TCO = Coûts directs + Coûts indirects FINALITÉ DU TCO ? Dans le cadre de la construction d’un TCO, l’analyse des charges permet à l’entreprise de se doter d’une connaissance sur l’ensemble des coûts engendrés par l’utilisation et/ou acquisition d’un bien/service. Le TCO est ainsi un outil d’évaluation des coûts et des pratiques. Voici quelques-unes de ses finalités :  Employé dans des négociations, il permet une approche plus globale sur la dépense à venir,  Comme outil de pilotage, dans le but d’optimiser les coûts directs et indirects après l’acquisition et la mise en place du bien/service,  Employé comme comparateur, pour analyser le coût d’un autre produit/service,  Permet d’appuyer la prise de décision dans le cadre d’opération d’outsourcing, d’offshoring, d’internalisation, etc. COMMENT IDENTIFIER LES COÛTS À INTÉGRER DANS LE TCO ? Il existe un grand nombre de méthodes. A notre sens, voici les méthodes les plus simples :  Répertorier une liste de coûts exhaustive, en lien avec les ressources du projet,  Analyser les coûts engendrés par l’achat d’un même projet passé. Pour bien analyser et répertorier ces coûts, il est recommandé de les classifier en plusieurs catégories3, telles que les Achats, la Comptabilité/Finance, etc (analyse par typologie). Puis, il faut contextualiser le bien ou le service tout au long de son cycle de vie, étape par étape et y attacher les coûts afférents (analyse chronologique). 3 Catégories détaillées dans la Partie 3 : « LE TCO ADAPTÉ AUX ACTIVITÉS MEETINGS » du Total Cost of Ownership - Adapté au secteur des Meetings 6 LE TCO DÉCLINÉ AUX ACTIVITÉS MEETINGS Afin d’identifier les coûts à prendre en compte pour la famille d’achat Meetings, nous avons analysé cette famille d’achat en suivant 2 analyses.  Analyse chronologique des coûts  Analyse par typologie de coût Ce sont les allers-retours entre ces 2 analyses qui nous ont permis une étude exhaustive des coûts à prendre en compte pour le TCO de cette famille d’achat. ANALYSE CHRONOLOGIQUE Dans le cadre du TCO pour le secteur des Meetings, le cycle de vie du service est divisé en trois temps : - « Pré» Meetings - « Pendant » Meetings - « Post» Meetings La liste des coûts ainsi présentée est générique. Elle doit être adaptée à chaque cas/entreprise. Pour ce faire, l’acheteur doit, par une étude adaptée, répertorier le plus d’informations possibles pour identifier les différents éléments de coûts constituant son achat. A noter que si les meetings sont internalisés, ce sont des coûts indirects. Si c’est outsourcer, ce sont des coûts directs. - Coût logiciel - Coût facture - Coût du RFI - Coût du reporting - Coût référencement FRS - Coût contrôle compliance/sécurité - Coût acompte - Coût maintenance FRS - Coût recherche lieu - Coût négociation CGV - Coût trésorerie - Coût repérage - Coût marketing/com - Coût annulation (pénalités) - Coût interne passé à l’organisation - Coût assurances Coûts directs - Coût honoraire agences - Coût du personnel du site - Pré night/post night - Coût du lieu (hôtel, salle, hébergement…) - Coût transport (taxi…) - Coût des intervenants - Coût gestion participants TCO Pendant Post Pré 7 ANALYSE PAR TYPOLOGIE ACHATS :  Coût de l’appel d’offre : Temps homme4 à créer et gérer l’appel d’offre (rédaction du cahier des charges, dépouillement des offres, entretiens, négociation, contractualisation)  Coût référencement FRS5 : Temps homme à l’enregistrement du fournisseur dans le système d’information et au recueil des documents obligatoires (solvabilité, RSE6, données sociales…)  Coût maintenance FRS : Temps homme (ou externalisé) à gérer la relation contractuelle avec un fournisseur (négociation, récupération informations obligatoires…)  Coût négociation CGV7 : Temps homme à négocier les CGV uploads/Management/ 151110-gbta-methode-de-calcul-tco-secteur-meeting.pdf