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MANUEL DES ACHATS Révision 6.1 1er avril 2019 Groupe des achats © 2019 Tous dro

MANUEL DES ACHATS Révision 6.1 1er avril 2019 Groupe des achats © 2019 Tous droits réservés. La reproduction de tout matériel de cette publication doit être accompagnée d’une référence au titre et de l’adresse Internet de ce rapport. Cette publication peut être reproduite pour un usage personnel, mais ne peut à toute autre fin être reproduite, stockée dans un système de récupération ou transmise, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, électroniquement, par photocopie, enregistrement ou autre, sans l’autorisation écrite préalable de l’UNOPS. Le Manuel des achats en anglais, disponible sur le site intranet de l’UNOPS, prévaut en cas de différence entre ledit manuel et sa traduction en français. Préface Le Manuel des achats définit les instructions et procédures d’achat de l’UNOPS et fournit des conseils supplémentaires pour mener efficacement des activités d’achat conformément au Règlement financier et aux règles de gestion financière (Financial Regulations and Rules, FRR) et à tout autre document normatif applicable. Ce document est disponible en ligne sur www.unops.org et sur l’intranet de l’UNOPS, intra.unops.org. Il a été publié en format électronique pour limiter l’utilisation du papier, de l’encre et les émissions dues au transport afin de renforcer le rôle de chef de file de l’UNOPS dans la promotion des pratiques durables. Toute version téléchargée ou imprimée de ce document ne constitue plus une source valide et ne doit être utilisée qu’à titre de référence. La seule version valide du document relatif à la politique sera toujours celle consultable sur le site intra.unops.org. Commentaires et questions Ce Manuel des achats sera actualisé afin d’assurer qu’il demeure pertinent et à jour au regard des meilleures pratiques en matière d’achats publics. Si vous avez des commentaires ou des suggestions d’amélioration, veuillez contacter le Groupe des achats (Procurement Group, PG), au siège de l’UNOPS, par courrier électronique à l’adresse procurement@unops.org. Table des matières Préface .......................................................................................................................................................................................... 3 Les mises à jour de la Révision 6.1 ............................................................................................................................................. 9 1 Introduction ...................................................................................................................................................................... 13 1.1 Objectif, application et structure ........................................................................................................................................ 13 Objectif ......................................................................................................................................................................... 13 Application ................................................................................................................................................................... 13 La structure du Manuel des achats ........................................................................................................................... 13 1.2 Mise à jour et maintenance ................................................................................................................................................. 14 1.3 Le cadre législatif .................................................................................................................................................................. 14 Substitution ................................................................................................................................................................. 14 1.4 Les principes des achats publics ......................................................................................................................................... 14 Le meilleur rapport qualité-prix ................................................................................................................................ 15 L’équité, l’intégrité et la transparence ...................................................................................................................... 16 Une concurrence réelle .............................................................................................................................................. 16 Le meilleur intérêt de l’UNOPS et de ses partenaires ............................................................................................. 17 Les conflits possibles entre les principes ................................................................................................................. 17 1.5 Les normes déontologiques ................................................................................................................................................ 18 Normes générales de conduite ................................................................................................................................. 18 1.5.1.1 La déontologie et les règles ............................................................................................................................. 18 1.5.1.2 L’indépendance ................................................................................................................................................. 19 1.5.1.3 La responsabilité ............................................................................................................................................... 19 1.5.1.4 L’obligation de signaler des actes répréhensibles présumés/La protection des lanceurs d’alerte .......... 19 1.5.1.5 Les restrictions après la cessation de service ................................................................................................ 19 1.5.1.6 Le Bureau de la déontologie ............................................................................................................................ 20 La déontologie dans les relations avec les fournisseurs ........................................................................................ 20 Les conflits d’intérêts .................................................................................................................................................. 21 1.5.3.1 Les dons et marques d’hospitalité .................................................................................................................. 21 1.5.3.2 Les activités et emplois externes .................................................................................................................... 21 1.5.3.3 L’obligation de divulguer tout conflit d’intérêts ............................................................................................. 21 Les normes déontologiques s’appliquant aux fournisseurs .................................................................................. 22 1.5.4.1 Le programme DRiVE ....................................................................................................................................... 22 1.5.4.2 Les pratiques interdites et les sanctions appliquées aux fournisseurs ...................................................... 23 1.5.4.3 Le conflit d’intérêts avec les fournisseurs ...................................................................................................... 24 2 L’organisation des achats ................................................................................................................................................ 27 2.1 Vue d’ensemble du processus d’achats .............................................................................................................................. 27 Définition des achats .................................................................................................................................................. 27 Aperçu du processus d’achats ................................................................................................................................... 28 2.2 Responsabilités des unités organisationnelles et leurs rôles clés dans les processus d’achats .................................. 28 2.3 Le responsable de projets/demandeur .............................................................................................................................. 29 2.4 Le fonctionnaire chargé des achats .................................................................................................................................... 30 2.5 L’autorité responsable des achats ...................................................................................................................................... 30 Responsabilités de l’autorité responsable des achats ............................................................................................ 30 La délégation de pouvoirs .......................................................................................................................................... 31 2.5.2.1 Les montants cumulés ..................................................................................................................................... 33 2.5.2.2 Les accords à long terme et la délégation de pouvoirs ................................................................................ 33 2.6 L’examinateur des processus d’achats ............................................................................................................................... 33 2.7 La responsabilité................................................................................................................................................................... 34 2.8 La séparation des tâches ..................................................................................................................................................... 35 3 L’enregistrement et la gestion des fournisseurs .......................................................................................................... 38 3.1 L’enregistrement des fournisseurs ..................................................................................................................................... 38 3.2 La gestion des fournisseurs ................................................................................................................................................. 39 3.3 L’inadmissibilité des fournisseurs ....................................................................................................................................... 39 4 La stratégie, la planification et la définition des besoins en matière d’achats ........................................................ 42 4.1 La stratégie en matière d’achats ......................................................................................................................................... 42 4.2 La planification des achats .................................................................................................................................................. 42 4.3 La définition des besoins ..................................................................................................................................................... 44 L’objectif de la définition des besoins ....................................................................................................................... 44 Les caractéristiques des besoins bien définis .......................................................................................................... 45 La définition des besoins en biens et services ......................................................................................................... 46 4.3.3.1 Les spécifications techniques .......................................................................................................................... 46 4.3.3.2 Les termes de référence .................................................................................................................................. 46 4.3.3.3 Le cahier des charges ....................................................................................................................................... 47 La définition des besoins pour les travaux .............................................................................................................. 47 4.3.4.1 Les termes de référence pour la conception et autres services de conseil techniques pour les travaux…….. ............................................................................................................................................................................ 48 4.3.4.2 Les documents de conception pour la réalisation de travaux ..................................................................... 48 4.3.4.3 Les besoins de l’employeur pour les contrats de conception-réalisation ................................................... 48 4.4 Les demandes d’achats ........................................................................................................................................................ 48 4.5 L’harmonisation .................................................................................................................................................................... 49 5 L’identification des fournisseurs ................................................................................................................................... 51 5.1 L’identification ....................................................................................................................................................................... 51 5.2 L’étude de marché ................................................................................................................................................................ 51 Les sources externes .................................................................................................................................................. 51 Les sources internes ................................................................................................................................................... 52 5.3 La publication des possibilités commerciales ................................................................................................................... 52 5.4 La demande d’information .................................................................................................................................................. 53 5.5 La demande d’expression d’intérêt .................................................................................................................................... 53 5.6 La préqualification des fournisseurs .................................................................................................................................. 53 5.7 La création des listes restreintes de fournisseurs ............................................................................................................ 54 La sélection des fournisseurs pour la liste restreinte ............................................................................................. 54 L’approbation de la liste restreinte ........................................................................................................................... 56 6 La sollicitation .................................................................................................................................................................. 58 6.1 Présentation générale .......................................................................................................................................................... 58 6.2 Les types de concurrence .................................................................................................................................................... 58 La concurrence internationale ouverte et la concurrence nationale/régionale ouverte .................................... 58 La concurrence internationale limitée et la concurrence nationale/régionale limitée ........................................ 59 L’identification de fournisseur unique ou le marché de gré à gré ......................................................................... 60 6.3 Les méthodes de sollicitation .............................................................................................................................................. 60 L’achat (moins de 5000 USD) ..................................................................................................................................... 61 La demande de cotations........................................................................................................................................... 61 L’appel d’offres ............................................................................................................................................................ 61 La demande de propositions ..................................................................................................................................... 62 Le choix de la procédure de sollicitation pour les biens et services ..................................................................... 62 Autres procédures pour l’achat de biens et services innovants ............................................................................ 64 6.4 Les documents d’appel à la concurrence ........................................................................................................................... 66 6.5 Les éléments contenus dans les documents d’appel à la concurrence .......................................................................... 66 La lettre d’invitation .................................................................................................................................................... 66 Les détails de la sollicitation et instructions aux soumissionnaires ...................................................................... 66 Les critères d’évaluation............................................................................................................................................. 75 6.5.3.1 Les critères formels de conformité ................................................................................................................. 75 6.5.3.2 Les critères techniques et de qualification ..................................................................................................... 76 6.5.3.3 Les critères financiers ....................................................................................................................................... 77 6.5.3.4 Les critères d’évaluation pour les coentreprises ........................................................................................... 79 La définition des besoins ........................................................................................................................................... 80 Les formulaires et annexes ........................................................................................................................................ 80 Les informations contractuelles ................................................................................................................................ 81 6.6 L’invitation des fournisseurs................................................................................................................................................ 82 L’approbation des documents d’appel à la concurrence ........................................................................................ 82 La distribution des documents d’appel à la concurrence ....................................................................................... 82 Le caractère confidentiel des listes restreintes ....................................................................................................... 82 Les avenants aux documents d’appel à la concurrence ......................................................................................... 82 L’annulation du processus de sollicitation ............................................................................................................... 83 La sollicitation d’offres dans les situations de marché de gré à gré à source unique ......................................... 83 La sollicitation d’offres dans le cadre d’accords à long terme ............................................................................... 83 6.7 La communication avec les fournisseurs ........................................................................................................................... 84 6.8 Les dérogations au processus d’appel à la concurrence ou aux méthodes formelles de sollicitation ........................ 85 Les dérogations ........................................................................................................................................................... 85 La présélection ............................................................................................................................................................ 89 6.9 Les urgences ......................................................................................................................................................................... 90 6.10 Les soumissions électroniques ........................................................................................................................................... 90 7 La gestion des soumissions ............................................................................................................................................. 95 7.1 La réception et la sauvegarde des soumissions ................................................................................................................ 95 7.2 La modification et le retrait des soumissions .................................................................................................................... 95 La modification des soumissions .............................................................................................................................. 95 Le retrait des soumissions ......................................................................................................................................... 95 7.3 Les soumissions tardives et non sollicitées ....................................................................................................................... 96 Les soumissions tardives ........................................................................................................................................... 96 Les soumissions non sollicitées ................................................................................................................................ 96 7.4 L’ouverture et l’enregistrement des soumissions ............................................................................................................. 97 Le comité d’ouverture des plis .................................................................................................................................. 97 L’ouverture des cotations (demandes de cotations) ............................................................................................... 98 L’ouverture des offres (appels d’offres) .................................................................................................................... 98 L’ouverture des propositions (demande de propositions) ..................................................................................... 99 7.5 Le rejet des soumissions ...................................................................................................................................................... 99 7.6 La procédure après ouverture .......................................................................................................................................... 100 8 L’évaluation des soumissions ....................................................................................................................................... 102 8.1 Présentation générale ........................................................................................................................................................ 102 8.2 L’équipe d’évaluation .......................................................................................................................................................... 102 8.3 Les critères d’évaluation .................................................................................................................................................... 103 8.4 La méthode d’évaluation ................................................................................................................................................... 104 Offre la moins disante, techniquement la plus conforme .................................................................................... 104 L’offre la moins disante conforme pour l’essentiel ............................................................................................... 104 L’analyse cumulative ................................................................................................................................................. 104 8.5 L’examen préalable ............................................................................................................................................................ 105 8.6 L’évaluation technique ....................................................................................................................................................... 106 8.7 L’évaluation financière ....................................................................................................................................................... 107 La justification du caractère raisonnable du prix .................................................................................................. 107 8.8 Autres aspects de l’évaluation ........................................................................................................................................... 108 Les écarts ................................................................................................................................................................... 108 8.8.1.1 Les écarts significatifs ..................................................................................................................................... 108 8.8.1.2 Les erreurs formelles ou irrégularités mineures dans les offres ............................................................... 108 8.8.1.3 Les erreurs d’écriture manifestes ................................................................................................................. 109 8.8.1.4 Les erreurs manifestes de prix ...................................................................................................................... 109 8.8.1.5 Les prix anormalement bas ........................................................................................................................... 109 8.8.1.6 Les documents manquants ........................................................................................................................... 110 Les clarifications de la part des fournisseurs......................................................................................................... 110 L’évaluation de lots ................................................................................................................................................... 110 L’examen des offres dans une situation de marché de gré à gré ou à source uploads/Management/ unops-procurement-manual-2019-fr-pdf.pdf