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WEDDING PLANNER Techniques événementielles de particuliers : le mariage/ weddin

WEDDING PLANNER Techniques événementielles de particuliers : le mariage/ wedding Le mariage est un événement d’une telle envergure qu’il s’apparente à un événement d’entreprise. Le métier de wedding planner est arrivé des États-Unis où ce type d’événement nécessite une réelle organisation. C’est en France un marché en plein essor ! Si on doit organiser un mariage, on est en capacité d’organiser à peu près tout type d’événement tant il emprunte tous les codes de l’événementiel : planning, budget, cahier des charges, communication, gestion de prestataires, etc. Le temps du cahier des charges est fondamental et le plus structurant. Il va permettre de définir avec les clients : - La date - Le budget - Le nombre d’invités - Le lieu (ville ou région) - Le thème retenu - Les souhaits spécifiques de clients Il faut minimum 12 mois pour organiser un mariage traditionnel. Si les clients souhaitent une date inférieure à 12 mois, cela est possible mais leurs désidératas devront être revus à la baisse. J-12mois La date du mariage, son style et sa formule ont été retenus. - Réserver la salle de réception - Choisir son maître de cérémonie (si besoin en est) - Choisir son officiant pour la cérémonie laïque ou religieuse : prêtre, rabbin, … - Réserver le lieu où se déroulera la cérémonie religieuse/laïque - Création d’un « Save the Date » afin de vous assurer que les invités bloquent leurs agendas. Exemple de points à checker sur la salle : 1. La date de notre mariage est-elle dispo ? 2. Combien de personnes la salle peut-elle accueillir ? assis et debout/ 3. Combien coûte la location ? 4. Qu’est de qui est inclus et exclus de ce prix ? 5. De combien de places de parking ? 6. Le lieu dispose t’il de mobilier (chaises, tables, mange-debout, etc ?) 7. Y a-t-il une facturation différenciée au-delà d’une certaine heure ? 8. Y a-t-il des restrictions concernant le bruit ? 9. Y a-t-il une liste de prestataires imposés ? 10. Quelle est la politique de remboursement en cas d’annulation ? 11. Le lieu sera-t-il exclusif pour l’événement ? 12. A partir de quelle heure la salle peut-elle être préparée ? J-8mois - La liste des prestataires a été faite et elle est validée par les clients – les réservations ont donc peu être faites - La robe de mariée a été choisie (costume du marié, dresscode des demoiselles, d’honneur aussi) - Vérifier si les témoins ont été choisis - Proposer et vérifier la lune de miel Exemple de check liste de prestataire : Traiteur, photographe, vidéaste, dj, robe de mariée, lune de miel, maître de cérémonie, chorale… 1. Sa disponibilité ? 2. La proposition d’une dégustation ? 3. Quel est le prix du déplacement et des heures supplémentaires ? 4. Quelles sont les conditions de remboursement en cas d’annulation de chaque côté ? 5. Y aura-t-il un maître d’hôtel pour piloter l’équipe ? 6. Y aura-t-il un droit de bouchon ? (= le droit de ramener notre alcool gratuitement ou non ?) Le budget doit être suivi scrupuleusement : Budget moyen 15 000€. J-6 mois C’est la mi-temps :on s’assure que tout est sous contrôle - Finaliser le choix du menu, ainsi que des vins appropriés - Finaliser la liste des invités - Commander les « faire-parts », les cratons de remerciements. - Créer et déposer le liste de mariage J-4 mois Keep calme ! - On s’assure que les clients finalisent des actions qui sont à leur main : contacter un notaire pour le contrat de mariage si nécessaire par exemple, vaccins pour lune de miel, passeport, choix de la 1ère danse, cours de danse, choix du porteur d’alliance - On expédie les faire-part - On conseille sur le choix des alliances et les gravures - On finalise les derniers achats : accessoires J-2mois Keep calme ! - Collecter et comptabiliser le nombre d’invités et réajuster les prestations en fonction des retours - Réserver une baby-sitter - Prévoir un livre d’or J-1mois La pression monte chez les clients ! - Imprimer les menus, les carnets pour la cérémonie ; religieuse, laïque,… - Organiser les derniers essayages de la robe de mariée et essai coiffure/maquillage - On conseille sur les derniers achats : bouquet de la marié, boutonnière etc. - Valider le chemin de fer du jour J : déroulement et la répartition des rôles - Conseiller les clients pour des moments de détente avant mariage. J Keep calm, they do it ! On s’assure les jours précédents que tout est prêt, surtout la veille (déco, traiteur, fleuriste etc …) Et surtout on assiste les clients soit physiquement soit à distance fonction de son choix pour que tout soit parfait et qu’ils coient le plus tranquille possible. On conseille sur les remerciements à envoyer (idéalement dans les 3 mois après la date du mariage, max 6 mois après) On assure le service après-vente négocié avec le client. LA PROMOTION DE SES EVENEMENTS Indépendamment de l’organisation sans faille de votre événement, une autre clé de succès c’est la promotion que vous allez en faire : - La promotion de votre événement connaît 3 temporalités : avant, pendant, après - Elle peut utiliser de nombreux supports de communication : pub, affichage, sport, réseaux sociaux, TV. - Un autre facteur de buzz : la presse Il est donc important dans votre cahier des charges et dans votre planning de prévoir un chapitre dédié à la promotion. Une stratégie de communication événementielle repose sur le choix d’une cible, d’un message et d’une stratégie de promotion pour son événement : à qui s’adresse l’événement, quel message veut-on faire passer, comment faire en sorte que notre cible accède au message ? Pour annoncer un événement à son audience et s’assurer de son succès, il est nécessaire de miser sur une stratégie de communication sur plusieurs canaux : mix média. Une fois le triptyque (cible/message/canal) élaboré et quel soit le canal de communication sélectionné, il est important de choisir une identité visuelle de notre événement (mémoire, notoriété, collection). Remarque : 60% des personnes ont un profit visuel (utilisation de la vue). 35% sont auditifs (utilisation de l’ouïe) et 5% kinesthésiques (utilisation du toucher, de l’odorat, le goût). REPRISE DE NOTRE ETUDE DE CAS Reprenez l’événement que vous avez imaginé pour votre entreprise et trouvez un visuel adapté (image de marque, code couleur etc …) Ne reprenez pas le logo (trop facile). Trouvez une image qui symbolise le message que vous souhaitez faire passer et motiver votre choix. Visuel et explications à envoyer sur ppt. 17h25 Une fois le concept trouvé, la seconde étape est souvent la création d’un support physique ou virtuel : invitation ou d’un flyer. Il s’agit de promouvoir votre événement auprès de votre public en lui expliquant pourquoi il doit s’y rendre. Le design de l’invitation ou du flyer doit être le plus créatif possible pour que celui-ci se démarque des autres. Cela peut être aussi une campagne de communication interactive, attractive, dévoilant les informations au fur et à masure que l’événement approche. Communication sur les réseaux sociaux et/ou communication traditionnelle : radio, presse, publicité etc. Ou/+ Communication directe sans intermédiaire et/ou communication indirecte avec intermédiaire. AVANT - Identifiez un community manager pour l’événement. - Créez des bannières spécifiques pour l’événement. - Préparez une vidéo promotionnelle. - Commencez à être actif sur les réseaux sociaux. PENDANT - Créez un jeu-concours sur les réseaux sociaux. - Utilisez intelligemment les hashtags. - Interagissez sur les réseaux sociaux. APRES - Maintenez la relation avec vos prospects. Sur quels réseaux sociaux miser pour un événement professionnel ? Linkedin est LE réseau dédié au monde professionnel. Le réseau revendique 16 millions d’inscrits en France pour 3,7 millions d’utilisateurs mensuels actifs. Vous y mettez en avant des informations plus professionnelles et sectorielles que sur les réseaux « grand public ». Publiez une mise à jour de statut en incluant des éléments visuels accrocheurs : expliquez-y-en quoi la participation à votre événement apportera une valeur ajoutée à votre réseau. Après l’événement, la plateforme reste idéale pour booster votre networking et continuer de surfer sur l’événement. Facebook est le réseau social le plus populaire. Il rassemble 38 millions d’utilisateurs actifs mensuels en France. Il n’est pas le meilleur canal pour des mises à jour constantes – vous risqueriez d’inonder les timelines de vos abonnés. Sur Facebook, privilégiez plutôt les publications assez longues – sans être ennuyeux. Vous pouvez réaliser de rapides mises à jour quotidiennes, des publications de photos ou de téléchargements d’albums photo en masse à la fin de chaque journée de l’événement. Faites vivre le salon à votre communauté grâce aux lives, partagez des démonstrations de produits en vidéo et des photos de votre événement. Utilisez vos storys. Si vous êtes l’organisateur de l’événement d’entreprise, pensez à créer une page événement pour inviter aisément vos fans. Twitter, qui rassemble 10,3 millions d’utilisateurs actifs mensuels en France, est le média de l’instantané. Les flux sont incessamment mis à jour. C’est le lieu privilégié pour partager des informations uploads/Management/ wedding-planner.pdf