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Insediamento di CONGO BRANCH 387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire Doc.N. 250-SZV

Insediamento di CONGO BRANCH 387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire Doc.N. 250-SZV-007 250-SZV-007 Pagina 1 LAW COMPLIANCE PROCEDURE Procédure de conformité a la loi F. Giustozzi A.Iammarino 0 Prima Emissione 28/11/2013 REV. DESCRIZIONE Description DATA Date RENCO CONGO BRANCH MANAGER RENCO CONGO HSE MANAGER Insediamento di CONGO BRANCH 387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire Doc.N. 250-SZV-007 250-SZV-007 Pagina 2 TABLE OF CONTENTS 1 SCOPE AND PURPOSE 3 2 FIELD OF APPLICATION 3 3 RESPONSIBILITIES 3 4 LAW NOTIFICATION MANAGEMENT 4 5 COMPLIANCE WITH LAW 5 6 REGULATION REGISTER 6 7 AUDIT 6 SOMMAIRE 1 OBJECT................................................................. 2 CHAMP D’APPLICATION ..................................... 3 RESPONSABILITES ............................................. 4 NOTIFICATION DE LA GESTION DE LA LOI 4 5 CONFORMITÉ AVEC LOI ..................................... 6 REGISTRE DU REGLEMENT ............................... 7 AUDIT .................................................................... Insediamento di CONGO BRANCH 387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire Doc.N. 250-SZV-007 250-SZV-007 Pagina 3 1 SCOPE AND PURPOSE The scope of this document is to outline the procedure for management of laws and regulations notices and changes, the informations and communications to personnel and the compliance with operative conditions with Law. 2 FIELD OF APPLICATION Present procedure covers the management of laws and regulation within the organisation of Renco Congo 3 RESPONSIBILITIES BRANCH MANAGER He is the Director of the Renco Branch  He is responsible for providing adequate resources and means to allow that compliance with law is accomplished  He has the responsibility of keep informed of relevant legislative changes, the subsequent operative requirements and put in place necessary actions in accordance BRANCH JURISTE He is the responsible of Renco Congo Branch legal affairs  He is first person in charge to have information of law and regulation changes  He has the responsibility of checking the applicability of law to the operation  He is in charge of ensuring the updating means and instruments  He is in charge to communicate to Branch Manager HSE Manager all the notifications 1 OBJECT Le but de ce document est de décrire la procédure de gestion des lois et des règlements d’avis et des modifications, les informations et communications du personnel et le respect des conditions de fonctionnement avec la loi. 2 CHAMP D’APPLICATION Présente procédure couvre la gestion des lois et de la réglementation au sein de l'organisation de Renco Congo 3 RESPONSABILITES DIRECTEUR GENERAL Il est le directeur de la succursale Renco  Il est responsable de fournir les ressources adéquates et des moyens pour permettre l’accomplissement du respect de la loi  Il a la responsabilité d’informer des modifications legislatives pertinentes, des exigences opérationnelles faites et de metre en place des mesures nécessaires conformes. JURISTE Il est responsable des affaires légales de la succursale Renco CONGO  C’est la première personne chargée d’avoir des informations sur le changement de la loi et du règlement  Il a la responsabilité de vérifier l’applicabilité du fonctionnement de la loi  Il est chargé d’assurer la mise à jour des moyens et Insediamento di CONGO BRANCH 387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire Doc.N. 250-SZV-007 250-SZV-007 Pagina 4 which can be relevant to Renco Congo projects, Operations or Organisations  He has the responsibility of holding and keeping update the Regulation Register HSE BRANCH MANAGER He is the responsible of HSE Management within Renco Congo Branch  He is responsible of the evaluation of the new law or law modification under the aspect of Health, Safety and Environment which could affect or create impact on Renco Congo Activities  He is responsible to support the Branch Manager in the identification and implementation of all necessary actions PM(s) He is the executive manager of a specific Project  He has the responsibility of ensuring that the project activities are carried out in compliance with all local laws and regulations. 4 LAW NOTIFICATION MANAGEMENT The law and regulation change is notificated to Renco Congo by means of official bulletin provided by CONGO public authorities. The bulletin is received by Renco Juriste, who is the person responsible to manage legal affairs within Renco Congo Organisation. Juriste has the responsibility of receiving the official bulletin, verifying the requirements of authenticity. The bulletin, le Journal Officel de la repubblique du Congo, is delivered everyweek directly to Renco Congo Headquarter. An example of the the Bulletin is des instruments  Il est chargé de communiquer au Manager HSE toutes les notifications pertinentes aux projets, operations ou organisations de Renco CONGO  Il est responsable d’organiser et de mettre à jour le registre règlement MANAGER HSE Il est responsable de la gestion HSE de la succursale Renco CONGO  Il est responsable de l’évaluation d’une nouvelle loi ou de la modification d’une loi sur la Santé, Sécurité et Environnement qui pourrait avoir un impact sur les activités de Renco CONGO  Il a la responsabilité de soutenir le Directeur de la succursale dans l’identification et la mise en oeuvre de toutes les mesures nécessaires PM(s) Il est Directeur exécutif d’un projet spécifique  Il a la responsabilité de veiller à ce que les activités du projet soient réalisées en conformité avec toutes les lois et réglementations locales. 4 NOTIFICATION DE LA GESTION DE LA LOI La loi et le changement de réglementation sont notifiés a Renco CONGO par le moyen d’un bulletin officiel fourni par les autorités publiques du CONGO. Le bulletin est reçu par le Juriste de RENCO qui est la personne responsable de la gestion des affaires juridiques au sein de la succursale Renco CONGO. Le Juriste a la responsabilité de recevoir le bulletin officiel, la verification des exigences d’authencité. Le bulletin, le Journal Officiel de la République du Congo, est livré chaque semaine directement au Quartier général Insediamento di CONGO BRANCH 387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire Doc.N. 250-SZV-007 250-SZV-007 Pagina 5 provided as Annex 2 The bulletin contains all notifications regarding Laws and regulations, notification of public autorithies and other notices and information necessary to accomplish the requirements necessary to perform Renco Activities in the Country. This information are related to different matter, such as administrative requirements, fiscal requirements, operative requirements, HSE requirements According to the notification of the official bulletin, Renco Juriste is responsible to collected the related law and regulation documents at the Industrial Association. Juriste is responsible of carefully consider the information and notices included in the Bulletin and verify if any is applicable to Renco Congo Organisation and Activities. He is also responsible to consider the relevance of the change and impact which it could create. According to the notifications included into the bulletin, Juriste is responsible to communicate to the the Renco Congo Branch Manager and to HSE Manager which is the modification of the law and perform a first assessment of the impact of the modification on the organisation, on the personnel working for Renco and on the prosecution of activities. All regulations regarding HSE matter must be assessed and considered in their applicability and relevance. 5 COMPLIANCE WITH LAW All Renco Congo activities must be carried out in compliance with Repubblique du Congo applicable Regulation regarding the protection of health, safety and Environment de Renco Congo. Un exemple de bulletin est fourni en Annex 2 Le bulletin contient toutes les notifications concernant les lois et les réglements, la notification des autorités publiques et autres avis et les informations nécessaires pour accomplir les exigences nécessaires pour effectuer les activités de Renco dans le pays. Ces informations sont liées aux différents aspects comme, aux exigences administratives, exigencies fiscales, exigences opérationnelles et exigences HSE. Selon la notification du bulletin officiel, Renco Juriste est responsable de collecter les documents relatives a la loi et la réglementation à l'Association industrielle. Le Juriste est responsable de considérer attentivement les renseignements et avis inclus dans le bulletin et de vérifier si tout est applicable aux activités de Renco CONGO. Il est aussi responsable d’examiner la pertinence de la modification et l’impact qu’elle peut créer. Selon les notifications incluses dans le bulletin, le Juriste est responsable de communiquer au Directeur de la succursale Renco CONGO et au HSE Manager ce qu’est de la modification de la loi et d’effectuer une première évaluation de l’impact de cette dernière sur l’organisation, sur le personnel et sur la poursuite des activités. Tous les règlements HSE doivent être évalués et considérés dans leur applicabilité et pertinence. 5 CONFORMITÉ AVEC LOI Toutes les activités Renco CONGO doivent etre effectuées en conformité avec la république du CONGO règlement apllicable concernant la protection de la Santé, Sécurité et de l’Environnement. Cette conformité doit assure à deux niveaux:  Organisation de l’ensemble de la succursale. Insediamento di CONGO BRANCH 387 Avenue Loango 5933 Pointe Noire Doc.N. 250-SZV-007 250-SZV-007 Pagina 6 This compliance must be ensured on two levels  Branch Overall organisation  Specific Projects Activities Is responsibilities of Branch manager and PM, supported by HSE Manager, ensure that requirements imposed by local authorities are fulfilled. Procedures, design, working methods, personnel, means. Branch Manager, PM and HSE Manager will be informed by the Juriste of any relevant law modification or change in order to implement the necessary actions uploads/Management/250-szv-07-law-management-procedure-rev00.pdf