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Direction générale de la planification, de la performance et de la qualité Guid

Direction générale de la planification, de la performance et de la qualité Guide de sélection et d’élaboration des indicateurs aux fins de l’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux Décembre 2012 Entériné par le Comité de direction le 11 septembre 2012 REMERCIEMENTS Le Guide de sélection et d’élaboration des indicateurs aux fins de l’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux été préparé en collaboration avec toutes les directions générales du ministère par l’entremise du Comité ministériel sur la performance et l’environnement informationnel et a fait l’objet de discussions avec la Table de concertation sur la performance et le Réseau de répondants régionaux en évaluation de la performance. Des remerciements sont transmis à toutes les personnes ayant contribué à son élaboration. AVANT-PROPOS Dans son plan stratégique 2010-2015, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) s’est engagé à « évaluer la performance du système de santé et de services sociaux et assurer une rétroaction sur les résultats » (objectif 6.1.3). Le mandat de coordonner les travaux nécessaires à l’atteinte de cet objectif a été confié à la Direction générale de la planification, de la performance et de la qualité (DGPPQ). Pour répondre à ce mandat, la DGPPQ a d’abord élaboré le Cadre de référence ministériel d’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux à des fins de gestion1 (ci-après Cadre de référence ministériel), lequel a reçu l’approbation du comité de direction du ministère le 31 janvier dernier et a été mis à jour en novembre 2012. Cet outil précise le rôle de l’évaluation de la performance en lien avec la gestion du système public de santé et de services sociaux. Il définit le cadre théorique et les concepts nécessaires à l’évaluation de la performance dont il explicite la stratégie. Il explique en quoi consiste le système de suivi de la performance escompté. Enfin, il esquisse les grandes lignes de la stratégie d’implantation de la fonction d’évaluation de la performance au sein du ministère et du réseau. Puis, la DGPPQ a défini un plan d’action qui couvre la période 2012-2015. Le Plan d’action ministériel 2012-2015 en matière d’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux à des fins de gestion2 (ci-après Plan d’action ministériel 2012-2015) est surtout consacré au développement de la fonction d’évaluation de la performance et prévoit le développement d’un guide méthodologique de sélection et d’élaboration des indicateurs en application du Cadre de référence ministériel. Le présent document constitue le guide de sélection et d’élaboration des indicateurs. Il s’adresse en premier lieu aux groupes de travail formés pour identifier les indicateurs aux fins de l’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux. Il est également destiné à toute personne intéressée par la démarche de développement d’indicateurs. 1. Ministère de la Santé et des Services sociaux. Cadre de référence ministériel d’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux à des fins de gestion, novembre 2012, 26 p. 2. Ministère de la Santé et des Services sociaux. Plan d’action ministériel 2012-2015 en matière d’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux à des fins de gestion, novembre 2012, 12 p. Table des matières INTRODUCTION ........................................................................................................... 1 1. Le système de suivi de la performance ............................................................ 2 1.1. Les indicateurs .......................................................................................... 2 1.2. Les indicateurs de performance .............................................................. 3 1.3. Les cibles de performance ....................................................................... 3 1.4. Les tableaux de bord ................................................................................ 3 2. La démarche de sélection et d’élaboration des indicateurs............................ 4 2.1. La constitution des groupes de travail .................................................... 6 2.2. L’appropriation du mandat et des outils de référence ........................... 7 2.3. L’appropriation de l’objet d’évaluation de la performance .................... 7 2.4. L’appropriation des principales sources de données pertinentes ........ 8 2.5. L’identification des indicateurs ................................................................ 9 2.6. La production des fiches-indicateurs et le calcul des indicateurs ...... 10 2.7. La détermination des cibles de performance ........................................ 11 2.8. Les recommandations ............................................................................ 11 CONCLUSION ............................................................................................................ 11 ANNEXE 1 : La schématisation du système de santé et de bien-être .................. 12 ANNEXE 2 : Quelques repères pour la sélection et l’élaboration des indicateurs de performance ................................................................................... 14 ANNEXE 3 : Le prototype de fiche-indicateur ....................................................... 22 1 INTRODUCTION L’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux a comme objet de produire des informations essentielles sur son fonctionnement et ses résultats afin d’en soutenir la gestion. Par la sélection et l’élaboration d’indicateurs et la production de tableaux de bord selon un cadre théorique approprié, l’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux devrait faciliter l’identification des forces et des faiblesses de celui-ci. Un tel éclairage devrait faciliter la gestion en guidant la planification, l’élaboration des politiques et des programmes, et l’allocation des ressources. De plus, les indicateurs de performance devraient fournir des balises à la mise en œuvre des actions et à leur contrôle. Du reste, ils devraient alimenter la reddition de comptes visant à faire état des résultats. En somme, l’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux constitue une fonction de gestion qui soutient l’exercice des autres sans s’y substituer. Il ne faut pas y voir un fardeau supplémentaire venant accroître la masse d’informations à traiter mais plutôt une opportunité de rationnaliser et de donner un sens à toutes ces informations, et ce, dans le but ultime de faciliter la gestion en vue d’améliorer la performance du système public de santé et de services sociaux. Le présent guide de sélection et d’élaboration des indicateurs aux fins de l’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux comporte deux sections. La première section décrit le système de suivi de la performance. La deuxième section constitue le cœur du guide en ce qu’elle explicite les étapes de la démarche à suivre par les groupes de travail pour la sélection et l’élaboration des indicateurs. 2 1. Le système de suivi de la performance Conformément au Cadre de référence ministériel d’évaluation de la performance du système de santé et de services sociaux à des fins de gestion, le système de suivi de la performance est constitué d’indicateurs organisés sous forme de tableaux de bord. Les indicateurs doivent couvrir les quatre composantes du système de santé et de bien- être, soit l’état de santé et de bien-être de la population, les déterminants autres que le système public de santé et de services sociaux, le système public de santé et de services sociaux et enfin, les conditions structurelles du système public de santé et de services sociaux. Les indicateurs de performance sont associés à des cibles. La présente section décrit chacun des éléments du système de suivi de la performance. 1.1. Les indicateurs Il existe plusieurs définitions du terme indicateur. Dans ce guide, nous avons retenu celle du Secrétariat du Conseil du Trésor qui, dans un contexte de gestion axée sur les résultats, définit un indicateur comme : « toute mesure significative, relative ou non, utilisée pour apprécier les résultats obtenus, l’utilisation des ressources, l’état d’avancement des travaux ou le contexte externe »3. Le choix d’un bon indicateur repose sur le respect d’un certain nombre de critères de sélection. Les critères choisis pour l’élaboration des indicateurs aux fins de l’évaluation de la performance du système public de santé et de services sociaux, et leur définition, sont ceux du Secrétariat du Conseil du Trésor, soit :  la pertinence – Un indicateur est pertinent lorsqu’il correspond à une préoccupation, une attente, un engagement en lien avec l’objectif dont il contribue à mesurer l’atteinte ; il illustre concrètement, en tout ou en partie, le résultat, le phénomène ou l’objet qu’on veut mesurer; il renseigne bien sur les effets des activités et est utile pour apprécier les résultats obtenus;  la validité – Un indicateur est valide s’il mesure réellement ce qu’il doit mesurer en fonction de ce qui est visé ; il permet de faire état de la situation de la façon la plus juste possible;  la fiabilité – Un indicateur est fiable si les résultats de sa mesure sont constants chaque fois qu’une mesure est prise dans des conditions identiques. Cela implique que le résultat est conforme à la réalité, ne comporte pas d’erreur et est intégral. La notion de fiabilité comprend aussi les notions de sensibilité et de robustesse de l’indicateur, c’est-à-dire qu’il doit faire ressortir les variations significatives tout en demeurant assez stable pour assurer une mesure constante 3 Secrétariat du Conseil du Trésor (2003). Guide sur les indicateurs, Gouvernement du Québec, 47 p., [http://www.tresor.gouv.qc.ca/fr/publications/modernisation/guide_indicateur.pdf]. 3 dans le temps. La fiabilité globale de l’indicateur est par ailleurs largement tributaire de la fiabilité des données;  la faisabilité – Un indicateur est faisable s’il est relativement facile à obtenir ou à produire. Les données sont accessibles au moment opportun et les opérations nécessaires pour les collecter et les traiter présentent un rapport coût-avantage raisonnable;  la convivialité – uploads/Management/guide-de-selection-et-delaboration-des-indicateurs-sante.pdf