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© Blog Gestion de Projet Guide pratique 25 conseils d’experts en Management de

© Blog Gestion de Projet Guide pratique 25 conseils d’experts en Management de projet Management de projet 9 BIENVENUE PHASE 5 - CLÔTURE PHASE 4 - CONTRÔLE LES NOTIONS DE BASE PHASE 3 - EXÉCUTION PHASE 1 - INITIALISATION PHASE 2 - PLANIFICATION CYCLE DE VIE D'UN PROJET QUALITÉS ET COMPÉTENCES D'UN CHEF DE PROJET 6 4 3 27 12 16 19 24 Sommaire L'AVANT-PROJET 21 Vous débutez en gestion de projet, on vous a confié un projet à gérer, ou pratiquez-vous déjà la gestion de projet et vous souhaitez rafraîchir vos connaissances ? Vous trouvez rarement une documentation succincte, précise, et pratique en gestion de projet ? Ce guide a été spécialement conçu pour vous ! Dans ce guide, je vous présente un aperçu général, synthétique et pratique, des différentes phases de gestion de projet. Vous y trouverez également 25 conseils pratiques en gestion de projet : fruits de plusieurs années d’expérience. Bonne lecture. Mohammed AIT ABDELLAH CEO et fondateur de Brainit Consulting Ltd Cabinet spécialisé en Management de Projet © https://blog-gestion-de-projet.com/ Bienvenue Définition Qu’est-ce qu’un projet ? Le projet est l’un des leviers d’action adoptés par les organisations, pour la création et la pérennisation de la valeur. Ceci dit, un projet est différent d'une opération ou d'un processus récurrent. Un projet est une initiative limitée dans le temps, entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique. Les opérations sont des activités continues et répétitives pour fournir des produits ou services. © https://blog-gestion-de-projet.com/ Les notions de base Qu’est-ce la gestion de projet ? Qu'est-ce qu'on gagne en mettant en place la gestion de projet ? Augmenter les chances de réussite Atteindre les résultats escomptés Satisfaire les attentes des parties prenantes Développer une proactivité et réactivité face aux risques Fournir le bon livrable, au moment opportun Optimiser l'utilisation des ressources organisationnelles Mieux gérer les changements Non-respect des délais Dépassement des budgets alloués Mauvaise qualité Reprise Expansion incontrôlée du projet Atteinte à la réputation de l'organisation Parties prenantes non satisfaites Objectifs non atteints La gestion de projet est une application des connaissances, des compétences, d’outils et de techniques, aux activités d’un projet, afin de satisfaire ses exigences et réaliser les bénéfices attendus. Use bullets to summarize information. MANAGEMENT DE PROJET ABSENCE PRÉSENCE © https://blog-gestion-de-projet.com/ Les notions de base Opportunité que l’entreprise veut saisir Problème qu’elle veut résoudre Contrat apporté par un commercial Les projets ont des origines multiples. II peut s’agir par exemple d’un(e) : Un projet est caractérisé par une durée de vie limitée. Le cycle de vie de projet est composé de 5 phases, en plus de la phase d'avant-projet. Chaque phase du cycle de vie d’un projet est caractérisée par un ou plusieurs livrables de projet (produits ou services) et/ou de gestion de projet (cadrage, documentation …). Exécution Cycle de vie du projet Clôture Contrôle Avant projet Planification Initialisation © https://blog-gestion-de-projet.com/ Le cycle de vie d'un projet Livrables conformes Demande de changement CLÔTURE BILAN PROJET OUI ETUDE D'OPPORTUNITÉ AVANT PROJET CONTRÔLE REPORTING NON INITIALISATION CHARTE DE PROJET EXÉCUTION LIVRABLES PLAN PROJET PLANIFICATION Atteinte des objectifs et bilan projet Décision de lancer un projet Conformité avec le plan projet Définition des attentes du projet Implémentation du plan projet Plan avec planning, tâches, ressources, et budget Les livrables majeurs 06 01 05 02 04 03 © https://blog-gestion-de-projet.com/ Le cycle de vie d'un projet Examinons maintenant en détail le cycle de vie d'un projet, phase par phase. Les livrables clés par phase © https://blog-gestion-de-projet.com/ Le cycle de vie d'un projet Avant de démarrer un projet, il faut qu’il soit validé. Cette validation intervient en amont, en phase d’avant-projet. Lors de cette phase, il est important de collecter les informations nécessaires et pertinentes, pour éclairer la décision de « démarrer ou non » le projet. Ces informations sont de l'ordre : Economique : Elles permettent de faire une étude de marché et de préciser l'apport économique du projet (notamment le retour sur investissement) Technique : Elles permettent de savoir si les compétences et les moyens techniques de l'organisation permettent d’atteindre les objectifs du projet Le livrable principal de l'avant-projet est l'étude d'opportunité (Business Case). Définition L'avant projet © https://blog-gestion-de-projet.com/ Recommandations Sommaire exécutif Analyse des options Objectifs et bénéfices Etat du problème ou de l'opportunité Livrables Critères de réussite et indicateurs de mesure Impact en cas de refus du projet Evaluation du risque du projet Besoins en ressources à court moyen terme (coût total...) 04 05 03 02 01 10 08 06 09 07 Tout projet naît d'une étude d'opportunité. Réalisée en phase d'avant projet, l'étude d’opportunité doit comporter les éléments suivants : Accéder à un modèle d'étude d'opportunité © https://blog-gestion-de-projet.com/ L'avant projet Appuyez cette recommandation par des études sommaires de faisabilité et de rentabilité. Mettez en valeur les avantages du projet qui touchent vos décideurs Il est obligatoire de fixer des objectifs mesurables. Néanmoins, vous pouvez aussi les lier à des bénéfices, comme : le boost du moral des employés, l'amélioration de l'image de marque, l'augmentation de l'efficience, etc. Mes recommandations Ressortir les avantages du projet Définir et fixer des objectifs mesurables Lier votre recommandation aux objectifs stratégiques L'avant projet © https://blog-gestion-de-projet.com/ Cadrer les objectifs du projet Préciser les livrables attendus du projet, les délais souhaités et le budget alloué au projet Identifier les parties prenantes du projet, leurs intérêts dans le projet et leurs pouvoirs dans l’organisation Effectuer une première analyse des risques Mettre en place une gouvernance du projet (instances, qui prend quelle décision…) Une fois l’étude d’opportunité approuvée et le projet autorisé, le cycle de vie du projet peut commencer. La première phase est l’initialisation. Lors de cette phase, qui marque le démarrage du projet, il est essentiel de : Phase 1 : Initialisation Définition © https://blog-gestion-de-projet.com/ ETUDE D'OPPORTUNITÉ AVANT PROJET INITIALISATION CHARTE DE PROJET La phase d’initialisation prend l’étude d’opportunité en input, et à son terme, une charte de projet est délivrée. La charte de projet est généralement rédigée par le Sponsor du projet. Elle peut également être corédigée par le sponsor et le chef de projet. Décision de lancer un projet Définition des attentes du projet Phase 1 : Initialisation 01 02 © https://blog-gestion-de-projet.com/ Périmètre / Hors périmètre Présentation et motivation du projet Principaux avantages Objectifs et indicateurs de performance Hypothèses et contraintes Echéancier Approbation Risques majeurs Parties prenantes Livrables et réception Estimation des ressources financières Voici une proposition de sommaire d'une charte de projet : 04 05 03 02 01 10 08 06 09 07 11 Phase 1 : Initialisation © https://blog-gestion-de-projet.com/ Accéder à un modèle de charte de projet Pensez à définir des objectifs SMART (Stratégique, Mesurable, Acceptable, Réalisable, Temporel ou délimité dans le temps) Terminez la phase d'initialisation avec une réunion de lancement du projet (kick-off meeting), en réunissant les différentes parties prenantes. En tant que chef de projet, faites en sorte que la charte de projet soit préparée et approuvée, avant de s'engager sur les activités du projet La charte de projet est considérée comme un contrat. Toute modification ultérieure du projet, doit être considérée comme un avenant à ce contrat Définir des objectifs SMART Terminer la phase avec un kick-off meeting Préparer et faire approuver la charte de projet Toute modification est considérée comme avenant au contrat Mes recommandations Phase 1 : Initialisation © https://blog-gestion-de-projet.com/ La deuxième phase du cycle de vie de projet est la planification. L'objectif de cette phase est de définir comment le projet sera exécuté, surveillé et contrôlé, puis clôturé. Le livrable principal de cette phase, est le plan de projet. C’est le document qui servira de référence pour la suite du déroulement du projet. Phase 2 : Planification ETUDE D'OPPORTUNITÉ AVANT PROJET INITIALISATION CHARTE DE PROJET PLAN PROJET PLANIFICATION Décision de lancer un projet Définition des attentes du projet Plan avec planning, tâches, ressources, et budget Définition 01 02 03 © https://blog-gestion-de-projet.com/ Le plan de projet doit répondre aux questions suivantes : Pourquoi ? Quel est le principal problème que le projet doit résoudre ? Ou quelle est l’opportunité qu’on voudrait saisir en lançant le projet ? Quoi ? Quels sont les livrables du projet ? Quelles sont les activités à effectuer pour réaliser chacun de ces livrables ? Qu’est-ce qui ne fait pas partie du périmètre du projet ? Qui ? Quelles sont les ressources humaines du projet (internes et externes), leurs compétences et leurs rôles dans le projet ? Quelles sont les ressources matérielles et immatérielles dont le projet a besoin ? Quand ? Quel est le planning prévisionnel détaillé du projet ? Quels sont les jalons principaux ? Qu'est ce que le plan projet ? Phase 2 : Planification © https://blog-gestion-de-projet.com/ Mes recommandations Ordonnancer les tâches avec Gantt Clarifier les rôles avec la Matrice RACI Maitriser les délais avec la technique PERT Allouer les ressources avec la Matrice de Compétences Utilisez la matrice de compétences pour attribuer les activités et les tâches aux membres de l'équipe projet, tout en tenant compte de leurs compétences et de leurs aspirations Utilisez le Diagramme de Pert et le chemin critique, pour uploads/Management/guide-management-de-projet-blog-gestion-de-projet 1 .pdf