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Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université M

Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 1 Département du patrimoine et des Marchés publics Elaboré par: BACHISSE Mohamed Sous la direction de : Cherrabi Rachida Université Mohammed V - Souissi جامعة محمد الخامس- اكدال Octobre 2013 UNIVERSITE MOHAMMED V SOUISSI RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE GESTION ET AUDIT DES IMMOBILISATIONS Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 2 Sommaire Avant-Propos Résumé/Abstract Introduction générale I) Objectifs et apports de la gestion des immobilisations 1) L’utilisation rationnelle des biens 2) la définition des responsabilités II) Modalités et mise en œuvre de l’Evaluation de la CF 1) Agences de notation 2) Evaluation de la gouvernance 3) Evaluation du risque 4) Evaluation du rendement III) La réhabilitation de l’Evaluation de la CF IV) Etude de cas (Maroc) Conclusion Bibliographie Annexe : Glossaire Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 3 Avant-propos Le présent manuel de procédures formalise les principales procédures opérationnelles et de gestion des immobilisations consistant à mettre en place une série de procédures visant à mieux gérer le patrimoine immobilisé des établissements de l‟Université Mohammed V Souissi. Il pour objet d‟établir un cadre de référence pour la gestion et le contrôle des immobilisations de l‟Université. En effet, la gestion des immobilisations consiste à une harmonisation des fichiers immobilisations de manière qu‟on puisse savoir en tout moment, la valeur patrimoniale et la destination géographique de chaque immobilisation dont dispose l‟université. La mise en place et le suivi des procédures de gestion des immobilisations sont des atouts essentiels pour permettre de :  Permettre le suivi physique des immobilisations et en particulier les entrées et sorties d‟actif ;  Permettre d‟avoir une vision comptable fidèle de l‟actif de l„entreprise (son patrimoine) ;  Mettre en place un inventaire permanent ;  Etablir une cohérence permanente entre les données comptables et les données techniques ;  Affiner les règles standard de découpage et de regroupement des immobilisations ;  Diminuer les disparitions inexpliquées des biens ;  La définition des responsabilités précises à l'égard des décisions d'investissement. Au-delà de l‟effet de l‟optimisation, un audit rigoureux des immobilisations permet de fiabiliser la gestion, de rationaliser tous les coûts directs et indirects liés aux immobilisations et de justifier la politique de maintenance et de remplacement des immobilisations. Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 4 Résumé/Abstract Ce document présente les procédures que les universités sont conseillées de suivre dans le cadre de la comptabilisation et de la gestion des inventaires de leur Patrimoine. Il a pour objectif de mettre à la disposition des responsables, un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique. Il fournit un cadre formel d‟exécution de l‟ensemble des opérations tout en garantissant un contrôle interne fiable et l‟accroissement de la productivité du personnel. Le présent document ne vise pas à fournir des indications définitives que toutes ces universités pourront appliquer dans toutes les circonstances; ou remplacer les manuels de procédures; ou servir de source faisant autorité en matière de pratiques ou de normes usuelles. Il est probable que chaque institution sera confrontée à des problèmes qui lui sont propres, découlant par exemple de l‟accessibilité de l‟information, de la nature de ses activités et de sa taille. Mots clefs : Immobilisation, Inventaire physique, patrimoine, procédures de gestion, audit des immobilisation This document describes procedures that universities are advised to follow in accounting and inventory management of their heritage. Put at the disposal of officials, a reference to both operational and pedagogical It aims. It provides a formal execution of all operations framework while ensuring a reliable internal control and increased productivity. This document is not intended to provide definitive evidence that these universities will apply in all circumstances, or replace manual procedures, or serve as an authoritative source for practice or accepted standards. It is likely that each institution will face problems of its own, for example resulting accessibility of information, the nature of its activities and its size. Keywords: Immobilization, physical inventory, assets, management procedures, audit of capital Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 5 Introduction générale Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 6 I) Objectifs et apports de la gestion des immobilisations : 1) Objectifs de la gestion des immobilisations  L’utilisation rationnelle des biens Chaque entité doit, au préalable, se doter et mettre en oeuvre un ensemble de moyens et d’outils pour atteindre cet objectif ambitieux d’utilisation rationnelle des biens. Des outils qui vont tout d’abord lui permettre de suivre les entrées et les sorties de ses immobilisations dans son Patrimoine ainsi que leurs valorisations tout au long du cycle de vie de l’actif immobilisé. 2) Apports de la gestion des immobilisations Les apports d’un suivi physique des immobilisations sont multiples et variés notamment d’ordres : Comptable, analytique, technique, budgétaire mais aussi de gestion :  Les apports d’ordre Comptable L’inventaire physique des immobilisations permet de confirmer et de vérifier la vérité la régularité et la sincérité des comptes, d’observer le respect de l’obligation d’inventaire annuel, de vérifier le respect des procédures internes, et d’assurer le suivi et la régularisation des désinvestissements. Il permet de plus, un suivi et une appréhension des aspects liés à la gestion des immobilisations (dépréciations anormales, mouvements entre différents sites….).  Les apports d’ordre Technique Sur le plan technique, les apports d’une bonne gestion des immobilisations, ou du patrimoine, permettent de répondre aux exigences de la normalisation ISO. De plus, ils permettent la mise en concordance du fichier comptable avec la gestion physique des Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 7 biens, la préparation à la mise en place d’une gestion de parc, le découpage et regroupement des immobilisations selon des principes techniques, et l’harmonisation du suivi des biens avec d’autres applicatifs.  Les apports d’ordre Budgétaire A ce niveau, le suivi physique des immobilisations constitue un observatoire permettant d’identifier, de prévoir et d’anticiper le renouvellement de matériel par constat de son état.  Les apports en termes de Gestion : Le déploiement d’une bonne gestion des immobilisations permet d’apporter des solutions au niveau de l’élaboration des procédures d’enregistrement, d’immatriculation et de suivi des biens communs aux différents services. Ajoutons à cela qu’une gestion des immobilisations permet un suivi de l’échange d’informations entre les services, de l’immatriculation commune des immobilisations aux services techniques et comptables, de la gestion des localisations et suivi des mouvements géographiques et de l’optimisation des coûts d’assurance (valorisation, actualisation permanente). 3) Le cycle des immobilisations  Acquisition ou amélioration des immobilisations Le montant des dépenses d'investissement envisagées ou envisageables est le plus souvent bien supérieur aux fonds disponibles dans l’entreprise ou susceptibles d'être mis à sa disposition. Dès lors, il est nécessaire que l‟ensemble des dépenses projetées fasse l‟objet d'un examen général permettant une sélection raisonnable des dépenses à consentir. Cet examen comprend: -l'établissement d'une liste des investissements possibles; Rapport sur les procédures de gestion et audit des immobilisations Université Mohammed V Souissi Page 8 -la détermination d'une enveloppe destinée à l'investissement; -l'analyse de la rentabilité ou de l’utilité des investissements prévus: ainsi un projet apparemment moins rentable qu'un autre peut toutefois être retenu au vu de considérations à long terme; -la sélection des projets dans le cadre d’un budget d‘investissement; -l‟autorisation de la dépense en fonction du budget préalablement défini: cette autorisation peut être déléguée à des niveaux de responsabilités différents. Ainsi le budget d„investissement du service  Maintenance et protection des immobilisations Les immobilisations constituent généralement une grande partie du patrimoine de l'entreprise. Il est donc important que l'entreprise se prémunisse contre les risques qui peuvent menacer leur existence physique le plus souvent, les mesures qui devraient être prises dans ce domaine sont: -la mise en ouvre d'inventaires physiques périodiques, qui permettent d'identifier les pertes ou vols, les destructions, etc., et de prendre éventuellement les mesures de protection nécessaires. Des inventaires physiques périodiques constituent l'un des éléments les plus importants du contrôle interne; -l'existence d'un service chargé de 1a maintenance des immobilisations. Cette mesure concernée particulièrement les entreprises de production qui utilisent tout un parc de machines dont le fonctionnement et l'entretien doivent être assurés. A cet égard, Un système d'ordre de travail de production ou d'entretien peut être mis en place; -une assurance suffisante des immobilisations contre les principes sinistres (vol, incendie, etc.) qui peuvent frapper les immobilisations ;  Opérations de désinvestissement et de mise au rebut : Au même titre que l'acquis1tion ou l'amélioration d'une immobilisation, les opérations de cession, de mise au rebut et de destruction doivent faire l'objet d'un processus de décision qui se fonde sur des considérations à caractère opérationnel. D'une part, il convient que toute sortie d'actif soit contrôlée, afin d'éviter soit des cessions dans des mauvaises conditions, soit la destruction ou la Rapport sur les procédures de gestion et audit des uploads/Management/l-x27-evaluation-de-la-politique-de-communication-financiere.pdf