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Archives de Tag: méthode CYGMA MAR 162012 Les méthodes de capitalisation du Knowledge Management L’avènement des technologies de l’information ouvre de nouvelles perspectives de partage d’informations et d’expériences entre les différents acteurs d’une entreprise. L’expertise forme un capital important dans une organisation. La perte de ce type de connaissances a poussé les entreprises à chercher un moyen de les capitaliser en vue d’une réutilisation ultérieure. Plusieurs méthodes ont été définies ou adaptées de l’ingénierie des connaissances à cet effet. On va donc se demander quels sont les différentes méthodes de capitalisation de connaissances existantes et comment fonctionnent-elles au sein des entreprises ? Ainsi, nous étudierons successivement les méthodes REX, Merex, CYGMA, Componential Framework et CommonKADS. Puis, nous réaliserons un récapitulatif synthétique de ces méthodes. Les différentes méthodes de capitalisation Ces méthodes ont été classifiées par Jean-Yves Prax dans Le manuel du Knowledge Management. Les méthodes de capitalisation sont identifiées comme telles par Jean-Yves Prax car elles partent du terrain pour tendre vers une abstraction de la connaissance. 1) la méthode REX a) introduction La méthode REX (Retour d’EXpérience) a été définie au départ dans le but de capitaliser les expériences de conception de réacteurs nucléaires au sein du Commissariat à l’Énergie Atomique. Cette méthode est utilisée aujourd’hui dans les domaines de conception aéronautique, de lutte sous marine ou encore pour la signalisation SNCF. Le principe de base de la méthode consiste à constituer des «éléments d’expériences», extraits d’une activité quelconque. Les éléments d’expérience ainsi définis sont stockés dans une mémoire d’expérience appelée CEMem avant d’être restitués à un utilisateur pour qu’il puisse les valoriser. La méthode REX est donc basée sur un cycle de constitution « d’éléments d’expériences » à partir de l’expérience acquise pendant la réalisation des activités dans une entreprise. Puis, la seconde partie de la méthode consiste en l’extraction de ces éléments dans une optique de valorisation de l’expérience en un savoir-faire qui sera utile dans la réalisation des activités. b) qu’est-ce qu’un élément d’expérience ? La notion « d’éléments d’expériences » est donc l’idée fondamentale de la méthode REX. Les éléments d’expérience sont construits principalement à l’issue des entretiens auprès d’experts et à partir des documents relatant une activité (comme des documents de synthèse ou des bases de données). Trois entretiens d’une demie journée chacun sont recommandés :  Le premier entretien est mené d’une manière libre et vise à identifier les personnes concernées par un thème particulier et à collecter leur avis. Le texte recueilli à l’issue de cet entretien sert à identifier plusieurs éléments d’expérience correspondant aux différents faits cités.  Au cours du deuxième entretien, un ensemble provisoire d’éléments d’expérience est présenté à l’expert qui peut modifier leur contenu et les enrichir.  L’objectif du troisième entretien est de vérifier si toutes les modifications apportées aux éléments d’expérience ont été prises en compte. D’éventuelles corrections sont alors introduites. Les éléments d’expérience peuvent être également extraits des documents techniques ou des procédures. Par exemple, chaque paragraphe dans un document peut être considéré comme étant un élément d’expérience de la même façon qu’une partie d’un entretien. Les éléments d’expérience ainsi constitués sont ensuite organisés de façon à être facilement réutilisables. La transcription d’un élément d’expérience se réalise au sein d’un document type établi selon une construction codifiée qui comprend:  un entête  un corps  une liste de références Le corps est décomposé lui même en trois parties:  une description neutre d’un fait (= observation)  une opinion propre et des commentaires  des recommandations c) la mémoire d’expérience Mais, dans une entreprise, il existe une diversité de vocabulaire et des points de vue divers. Ainsi, dans le but de créer une mémoire d’expérience, il est aussi nécessaire d’établir un modèle descriptif, pour les points de vue, et un réseau terminologique, pour le vocabulaire. Ces éléments sont ensuite rattachés à un élément d’expérience. Cette opération est basée sur une reconnaissance lexicale des termes qui sont identifiés dans le texte de l’élément d’expérience. Ce type d’association permet une vue descriptive du domaine. On y associe enfin des documents en lien avec cet élément d’expérience. 1) Le réseau terminologique, nommé aussi lexique, est construit pour permettre des requêtes proches de la langue naturelle. Ce réseau est constitué d’objets qui peuvent être des mots ou des phrases nominales, appartenant au vocabulaire du domaine auquel il est rattaché. Par exemple, un outil informatique, associé à la méthode REX, propose une interface d’accès aux éléments d’expérience de l’entreprise. L’interface de ce système est conçue de manière à permettre des requêtes en langage naturel. La requête ainsi formulée sera analysée par le système, qui en réponse va proposer un ensemble d’objets correspondant aux termes identifiés dans le lexique. L’utilisateur pourra alors sélectionner l’objet qui l’intéresse, il aura ensuite accès à la description de l’objet choisi, ainsi que les éléments d’expérience qui y sont rattachés. 2) Le modèle descriptif permet de représenter les différents points de vue identifiés dans une entreprise. Par exemple, dans une activité de conception, on peut distinguer les points de vue géographique, écologique, topologique, etc. Chaque point de vue est représenté sous forme de concepts. Ils sont reliés entre eux en suivant un réseau sémantique. Le modèle descriptif sera enrichi au fur et à mesure. 2) la méthode MEREX a) l’objectif et l’origine de la démarche Merex (Mise en Règle de l’Expérience) est une démarche de capitalisation des connaissances issues des meilleures solutions produit et des process de l’entreprise Renault dans le domaine de la conception automobile. Cette méthode a été créée car il est apparu que la cause principale des dysfonctionnements au cours des projets était un problème de savoir-faire des acteurs métiers. L’origine de ce problème n’était pas liée aux acteurs mêmes, qui étaient généralement hautement compétents, mais à la circulation et au transfert de ces savoir-faire entre les acteurs : c’était donc une question d’accès à l’information. Ces problèmes entraînaient par la suite des augmentations de délais, et par conséquent des augmentations de coût. Il était donc nécessaire pour Renault d’améliorer le processus de conception et de proposer des solutions préventives et concrètes quant à l’exploitation des connaissances existantes. Merex se présente ainsi comme un système basé sur le principe du retour d’expérience (REX) et qui facilite l’accès aux connaissances des acteurs métier. La méthode permet de regrouper les savoir-faire collectifs puis de les diffuser, les partager et les réexploiter par de nouveaux projets. b) description détaillée des composants de la méthode Merex consiste à parcourir une liste de questions afin de vérifier si toutes les étapes d’un processus, ou les résultats attendus, ont été obtenues. Dans le cas contraire, des plans d’action sont proposés. La méthode repose sur des fiches et des check-lists. La check-list regroupe l’ensemble des titres de fiches, et sert à faire le tour du problème avant de prendre une décision. Elle est utilisée pour le pilotage des processus. Les fiches Merex contiennent des propositions complètes, avec des informations de différents types qui fournissent le contexte nécessaire. La démarche de capitalisation pour créer une fiche Merex s’articule en trois temps : création, partage, et exploitation :  l’étape de la création s’effectue à l’aide d’un modèle de document sous Word. Une fiche Merex, décrivant par définition une solution métier, est envoyée à l’animateur Merex du métier correspondant qui se charge de la publier.  le partage est assuré par l’animateur Merex qui publie la fiche via Lotus Notes sur l’intranet.  la consultation, et par conséquent, l’exploitation d’une fiche Merex sont possibles via un navigateur Web. On peut naviguer librement dans la base, ou bien lancer une recherche. Ainsi, une fiche Merex est construite obligatoirement selon un modèle établi sur une page dont la présentation graphique a été élaborée de façon à assurer la clarté de l’information et faciliter son exploitation. Une fiche Merex comprend alors :  N° d’ordre : numéro de référence de la fiche  Créé le : date de création de la fiche ou de sa modification.  ECR (Effets Clients Regroupés) se rapportant au problème décrit, à choisir dans la liste d’ECR.  Titre : synthèse du problème décrit dans la fiche. La check-list récupère donc ces titres pour faire un tour du problème, il est donc recommandé qu’un titre soit suffisamment explicite pour illustrer clairement le problème décrit.  GFE (Groupe Fonction Élémentaire) se rapportant au problème décrit, à choisir dans la liste de GFE.  Énoncé/Croquis : explication du problème et de la solution ou la règle précise à respecter. Cet énoncé doit être précis, il ne doit décrire qu’un seul problème par fiche, et il doit correspondre à une solution ayant effectivement fonctionné.  Conséquences d’un non-respect : elles indiquent l’effet client, le délai, la qualité, le coût, la sécurité, ou l’environnement susceptible de subir un impact si on ne respecte pas la règle énoncée.  Support pour vérifier la règle : tous les éléments sur lesquels on va s’appuyer pour valider le respect de la règle : plans, notes de calcul, maquettes, prototypes, résultats d’essais, etc.  Jalons : les uploads/Philosophie/ n7tajha-siad.pdf