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Chapitre 3 : La veille informationnelle Fiche ressource 1 : Préparer une veille

Chapitre 3 : La veille informationnelle Fiche ressource 1 : Préparer une veille informationnelle I Pourquoi faire de la veille ? Faire de la veille consiste à se tenir au courant des informations pertinentes dans un domaine défini. Dans un monde en mutation constante, faire de la veille permet aux entreprises d’anticiper l’évolution du marché et facilite la prise de décision. Pour une entreprise, on parle souvent de veille « stratégique », mais en réalité derrière ce terme on trouve plusieurs types de veilles spécifiques en fonction des objectifs de l’entreprise : Type de veille Objectifs Concurrentielle Suivre l’évolution des concurrents en termes de politiques tarifaires, de stratégies de communication ou encore de choix de leurs fournisseurs afin de maintenir un avantage concurrentiel. Commerciale Surveiller les clients, les prospects et les fournisseurs afin de collecter des renseignements sur l’environnement commercial de l’entreprise. Réduire les risques en identifiant des prospects solvables ou en mettant en concurrence de nouveaux fournisseurs. Technologique Améliorer la compétitivité en surveillant l’évolution des technologies de l’information et de communication afin d’utiliser des produits optimisés ou différenciés (choix d’un PGI par exemple). Financière Mieux gérer son patrimoine en surveillant l’actualité fiscale et celles des aides financières apportées par l’État. Marketing Compléter la veille commerciale en analysant l’environnement de l’entreprise afin d’identifier de nouveaux marchés et ainsi proposer de nouveaux produits ou services. Juridique Se tenir au courant sur l’état et l’évolution du droit pour réduire les risques de nonconformité de l’organisation en évitant des comportements non conformes à la loi. ... Cette liste ne saurait être exhaustive tant les domaines de veille peuvent être divers et variés (opinions, environnement, médias, politique, social, sociétal…). La veille a été révolutionnée par l’utilisation croissante des moteurs de recherche qu’il faut à présent maîtriser pour pouvoir faire de la veille convenablement. On notera toutefois qu’à la différence de la recherche d’informations, qui est une action ponctuelle, la veille est une activité continue et régulière. II Structurer sa veille On peut consacrer beaucoup de temps au travail de veille et ne pas avoir pour autant récupéré les informations voulues. Il s’agit donc d’être efficace en définissant un plan de veille structuré : 1. Identifier ses objectifs : est-ce une veille juridique (veille générale sur l’évolution des textes de loi) ou une veille réglementaire (veille sur les textes applicables à l’entreprise) ? Est-ce une veille fiscale ou sociale ? 2. Délimiter son périmètre : quels sont les thèmes et mots-clés qui m’intéressent ? Combien de temps vais-je consacrer à cela ? 3. Constituer une base de sources d’informations : quelles sont les sources de référence ? Quels contenus me semblent pertinents et variés ? 4. Collecter des données : quels moteurs de recherche utiliser ? Quels médias sociaux impliquer ? 5. Évaluer l’information : le site est-il fiable ? L’information est-elle intéressante ? Est-ce bien ce que je cherchais ? 6. Extraire l’information : que dois-je relever d’intéressant ? La rédaction d’un commentaire est-elle utile ? 7. Diffuser l’information : qui en a besoin ? Quel moyen de diffusion utiliser ? III Les risques de ne pas structurer sa veille Une veille défaillante peut conduire à produire des documents comptables erronés. Exemples Dans le cas d’erreurs de taux ou d’assiettes de cotisations, cela peut conduire à des redressements financiers de la part de l’Urssaf. Dans le cas d’erreurs de coefficients sur des bulletins, cela peut se finir devant le tribunal des Prud’hommes. Il existe deux grands types de risques avec une structuration de veille défaillante : La sous-information La surinformation La sous-information désigne le manque d’éléments d’information reçus par une personne, l’empêchant ainsi de soutenir une prise de décision, ou plus globalement, l’empêchant de faire correctement son travail. Également appelé « infobésité », ce mot-valise désigne par analogie l’excès d’information reçue par une personne et la plaçant dans une situation où elle n’est pas en capacité de traiter cette surabondance. Cette situation est souvent le résultat d’une veille inexistante ou d’un manque de Cette situation peut résulter d’une mauvaise délimitation du périmètre de veille. Elle peut aussi être le fait d’individus qui formation qui se traduit par l’incapacité pour un comptable d’utiliser des informations fiables et à jour. veulent à tout prix tout savoir, tout le temps, paradoxalement par crainte de sous-information... Ils passent alors plus de temps à s’informer qu’à produire, ce qui peut devenir un facteur de désorganisation important (retards, confusions, incohérences…). IV Les sources autorisées et intéressantes pour la veille comptable 1. Les experts Dans certaines entreprises, il est courant d’avoir recours à des cabinets spécialisés dans la communication des nouveautés réglementaires. Ces experts reconnus et indépendants s’occupent de produire une documentation sur les évolutions du domaine à surveiller et réalisent des mises à jour en temps réel. 2. Les revues spécialisées Beaucoup d’entreprises font également le choix de s’abonner à des revues. Ici c’est sur la rédaction de la revue que l’on se repose pour faire de la veille. Les questions importantes sont traitées par des spécialistes et permettent ainsi d’avoir une information fiable et actualisée sans trop d’efforts. 3. Les sources en ligne Les experts et les éditeurs de revues spécialisées disposent également de sites Internet où sont publiées des informations intéressantes. De nombreux autres sites pertinents sont également à consulter : les sites d’organismes de formation, les sites gouvernementaux, les pages professionnelles sur les réseaux sociaux… Fiche ressource 2 : La collecte d’information sur Internet : les moteurs de recherche I La notion de moteur de recherche Un moteur de recherche est une application qui permet d’effectuer des recherches dans une base de données contenant l’ensemble des sites que le moteur a indexé, c’est-à-dire les sites qui ont été analysés et dont les pages ont été mémorisées. Il est important d’apprendre à se servir correctement des moteurs de recherche car en fonction de leurs orientations commerciales ou politiques, les résultats proposés pourraient présenter davantage d’intérêt pour le moteur de recherche lui-même que pour nous (publicités, partenaires privilégiés, liens sponsorisés…). Il existe de nombreux moteurs de recherches, les plus connus étant Google, Bing et Yahoo!. En 2013 est également apparu Qwant, un moteur de recherche français dont la philosophie est de ne pas tracer ses utilisateurs afin de garantir la protection de leur vie privée. Contrairement à Google qui personnalise les résultats en fonction de l’historique de recherche des utilisateurs, Qwant les affiche de façon neutre en s’appuyant uniquement sur les tendances du moment. II L’utilisation du moteur de recherche Google 1. La recherche simplifiée La plupart des internautes (94 %) utilisent la recherche simplifiée de Google (Google Search), comme sur la page ci-dessous. Google nous propose alors une liste de sites, qui selon lui, devraient nous convenir. Exemple Pour la requête « veille comptable », Google trouve plus de 500 000 résultats : cela signifie que Google dispose d’autant de liens vers autant de pages ayant ce contenu (répartis en réalité ici sur un peu plus de 350 sites différents). Si l’on se contente de cliquer sur le premier résultat proposé, cela revient à utiliser le bouton « J’ai de la chance », qui signifie en réalité « J’ai de la chance si le premier résultat correspond parfaitement à ce que je recherchais… ». Donc avant de commencer à parcourir l’ensemble des résultats proposés, le mieux est de se poser la question du filtrage de ces résultats : est-ce que la requête est suffisamment précise ? 2. Les filtres de recherche Les résultats proposés sont par défaut multisupports, c’est-à-dire que le moteur de recherche est allé chercher l’information sous toutes ses formes (actualités, images, vidéos…). Dans certains cas, on peut donc se poser la question du type de contenu recherché en ne cliquant que sur le type de résultat désiré. 3. Les outils de recherche Les outils de recherche vont nous permettre de restreindre la liste des résultats aux sites hébergés uniquement en France (à la place de la sélection par défaut « Tous les pays »), ou uniquement rédigés en français (à la place de « Toutes les langues »), ou uniquement publiés dans un intervalle de temps précisé (par exemple moins d’un mois à la place de la sélection par défaut « Date indifférente »). 4. La recherche avancée Enfin, pour une recherche encore plus précise, on dispose de l’outil « Recherche avancée », disponible depuis le menu « Paramètres ». Il est également possible d’obtenir la même précision avec la recherche simplifiée, en ajoutant des mots-clés. Paramètres → Recherche avancée → Trouvez des pages avec… Mots-clés correspondants dans la recherche simplifiée « Ce mot ou cette expression exact(e) » permet d’effectuer une recherche précise où seuls les résultats contenant le mot ou l’expression seront retournés. Cela revient à utiliser les guillemets. Exemple : « “veille comptable” » permet de restreindre la recherche uniquement aux pages où figure exactement cette expression. « L’un des mots suivants » permet d’effectuer une recherche où les résultats contiendront les sources d’information avec au moins un des mots. Cela revient à utiliser le mot-clé « OR ». Exemple : « uploads/Science et Technologie/ chapitre-3-la-veille-informationnelle.pdf