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Dossier correspondance DOSSIER CORRESPONDANCE I ?? QUELQUES RÈGLES GÉNÉRALES DE PRÉSENTATION ET DE LANGUE Rédiger et mettre en forme une lettre professionn Il existe di ?érentes catégories de lettres professionnelles adaptées à di ?érentes situations stan

DOSSIER CORRESPONDANCE I ?? QUELQUES RÈGLES GÉNÉRALES DE PRÉSENTATION ET DE LANGUE Rédiger et mettre en forme une lettre professionn Il existe di ?érentes catégories de lettres professionnelles adaptées à di ?érentes situations standard ? de communication externe Nous retiendrons principalement trois grandes catégories de lettres La lettre commerciale B to C Business to Consumer Elle s ? adresse à des particuliers prospects clients actuels ou passés de l ? entreprise soit avec une intention marketing ? promotion relance ? soit avec un objectif d ? information ou de gestion information sur un délai de livraison relance pour paiement etc ? Ce genre de lettre dont la ?nalité est commerciale marketing fait généralement partie d ? un mailing ou publipostage établi à partir du ?chier client qui permet de personnaliser la lettre Elle comporte souvent une phrase d ? accroche séduisante parfois même écrite à la main en gros caractères en haut de la lettre Elle vise à interpeller le lecteur et à l ? inciter à lire la suite L ? accroche est formulée en termes précis La lettre commerciale à un prospect est argumentée et débute par une description de la problématique du prospect Une solution est ensuite annoncée mettant en scène le produit Le style est direct les tournures sont positives le langage simple et précis Ce type de lettre vise à créer une relation avec le destinataire Elle se termine par des précisions sur les modalités pratiques d ? achat d ? adhésion etc ? La lettre commerciale de ?délisation d ? un client actuel de l ? entreprise mentionne généralement les relations précédentes rappelle au destinataire les produits qu ? il a achetés par le passé et lui montre que l ? on suit son dossier La lettre commerciale de relance s ? adresse à des anciens clients et vise à renouer le contact avec eux Comme la lettre de ?délisation elle est personnalisée Le terme de lettre commerciale s ? étend aussi à bien d ? autres types de courriers des relances client après facturation pour paiement des informations sur la disponibilité ou l ? indisponibilité de produits des informations complémentaires sur les services sur les délais ? L ? usage du courrier postal est beaucoup moins fréquent en B to B Business to Business qui concerne les échanges entre entreprises Les entreprises entretiennent des relations régulières avec leurs entreprises clientes leurs fournisseurs leurs sous-traitants Ces échanges se font plus souvent par messagerie électronique téléphone ou fax Les documents échangés sont accompagnés de bordereaux de transmission plutôt que de lettres La lettre commerciale est utilisée quand il est nécessaire de disposer de traces lors de di ?érends ou de litiges de relances pour paiements d ? accords à valider sur des conditions de vente des délais ? La lettre administrative est utilisée lors d ? échanges entre administrations ou lors d ? échanges entre un individu ou une entreprise et l ? administration Elle est régie par des normes di ?érentes de la lettre