Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Comment gerer ses archives au quotidien

ARCHIVES DEPARTEMENTALES DE LA MANCHE Fiche pratique n Novembre Comment gérer ses archives papier au quotidien Vous êtes responsable des dossiers que vous produisez et recevez Voici conseils pour une gestion optimale de vos archives Conseil n ?? S ? occuper régulièrement de ses archives Gérer au quotidien vos archives vous permet non seulement de retrouver facilement l ? information dont vous avez besoin mais aussi de gagner du temps lors de vos demandes de versement ou d ? éliminations Conseil n ?? Ouvrir un dossier pour chaque a ?aire traitée Vous le savez le dossier est l ? instrument de base de votre action administrative Il rassemble tous les documents relatifs à une même a ?aire Il vous su ?t donc de regrouper vos dossiers par thèmes budget élections voirie etc Conseil n ?? Identi ?er clairement vos dossiers Indiquez sur la couverture de chaque dossier son intitulé précis sa date d ? ouverture année de début et ?? le moment venu ?? sa date de clôture année de ?n Ces informations vous permettront de remplir facilement et rapidement les di ?érents bordereaux soumis à l ? approbation des Archives départementales Conseil n ?? Classer vos dossiers et organiser leur ordre intérieur Au cours de la constitution d ? un dossier adoptez un classement interne au dossier en utilisant notamment des sous-chemises Si possible adoptez le même classement interne pour chaque dossier de même nature et faire en sorte que ce classement interne soit appliqué par toutes les personnes qui traitent les a ?aires de même nature Rassemblez les documents qui vont ensemble une pièce isolée est un document perdu Bref regroupez vos documents de manière logique exemple une lettre et sa réponse Pour chaque catégorie de document choisir un mode de classement alphabétique dossiers de personnel ? alphanumérique numérique chronologique budget listes électorales ? thématique etc Ce processus permet la mise en place d ? un classement intelligible de tous En votre absence vos collègues pourront ainsi gérer aisément les a ?aires urgentes ARCHIVES DEPARTEMENTALES DE LA MANCHE rue Maréchal JUIN ?? BP SAINT-LÔ Cedex Tel ?? Fax ?? Courriel archives manche fr CARCHIVES DEPARTEMENTALES DE LA MANCHE Fiche pratique n Novembre Conseil n ?? Gérer vos dossiers volumineux Les dossiers doivent se ranger dans une bo? te d ? une largueur de à centimètres maximum Le cas échéant n ? hésitez pas à scinder un dossier très volumineux en plusieurs conditionnements et en leur attribuant un numéro d'ordre Si l'a ?aire est complexe constituer des sous-dossiers portant chacun un sous-titre Conseil n ?? Adopter les bons ré exes Usez de chemises et sous-chemises si possible de couleur neutre proscrire pochettes plasti ?ées élastiques et trombones ? Conseil n ?? Éliminer documentation et documents sans intérêt Toute la documentation non produite par votre service est éliminable Tout au long de l ? instruction du dossier ou à sa clôture pensez à éliminer les documents inutiles bordereaux d'envoi doubles brouillons formulaires vierges documents reçus pour information Ces éliminations ne