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Communication administrative

La professionnalisation des cadres La communication des cadres Outils pour agir LES RÈGLES GÉNÉRALES DE LA COMMUNICATION ÉCRITE Catherine VALLÉE Attachée principale d'administration scolaire et universitaire APASU à l'Université de Poitiers Janvier IMPORTANT Ces règles ne sont pas spéci ?ques à la communication administrative mais à toute communication écrite I ?? Généralités Ne pas multiplier les objets Sauf rares exceptions un même courrier ne devra traiter qu ? une seule a ?aire mais une même a ?aire pourra nécessiter de rapporter plusieurs faits Faire un plan Faire un plan pour aider à choisir et hiérarchiser les informations ordre chronologique du particulier au général des faits aux opinions des observations au diagnostic de l'essentiel au détail L'introduction rappelle l'objet de la correspondance courrier précédent ou a ?aire concernée - le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation - la conclusion fait appara? tre la décision prise la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement Tenir compte du destinataire Il n'a pas forcément connaissance de l'a ?aire il conviendra de resituer le contexte de la correspondance Par ailleurs tout document administratif pouvant avoir valeur d ? acte administratif opposable aux tiers contestable etc il faudra toujours veiller à ce qu ? il contienne tous les éléments de justi ?cation internes et que le signataire ait bien la compétence pour agir délégation de signature Reformuler sa demande Reformuler sa demande dans le cas d'une réponse Replacer les informations dans leur contexte Page sur www esen education fr CLa professionnalisation des cadres La communication des cadres Outils pour agir Choisir les arguments Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez développer C'est un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides Choisir ses mots En fonction de votre récepteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage Vous éviterez en général les termes techniques ainsi que les sigles non développés sauf s ? ils entrent dans le champ professionnel direct de l ? interlocuteur Respecter les règles de lisibilité Bannir le jargon de spécialiste et les mots savants - donner la signi ?cation d'un sigle dès la première utilisation - faire des phrases courtes et développer une idée par phrase - alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées - veiller à l'équilibre des paragraphes - si la correspondance comporte plusieurs pages veiller à le faire appara? tre clairement pagination Choisir le ton juste Évitez le ton a ?ectif ou le ton péremptoire Vous pouvez utiliser le conditionnel des adverbes D ? une manière générale il conviendra de respecter d ? une part les règles générales de rédaction de l ? administration de l ? État charte graphique et d ? autre part le ton voulu par l ? autorité hiérarchique au nom de laquelle vous agissez Aller à l'essentiel Dans un écrit professionnel