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Definitions et normes 1 Dé ?nitionsCadrage du projet Dématérialisation passage d ? une procédure sous forme papier à une procédure sous forme numérique Numérisation opération technique de production d ? une copie numérique à partir d ? un original papier

Dé ?nitionsCadrage du projet Dématérialisation passage d ? une procédure sous forme papier à une procédure sous forme numérique Numérisation opération technique de production d ? une copie numérique à partir d ? un original papier Flux stock termes utilisés dans le cadre d ? une opération de numérisation pour di ?érencier les nouveaux dossiers ux des dossiers déjà existants stock Stockage opération visant à déposer des données sur un support informatique en vue d ? une consultation future Le stockage à lui seul ne permet pas d ? assurer la valeur probante des documents qui ne peut être garantie que par l ? archivage Archivage électronique opération consistant à conserver et à décrire des documents ou des données numérique en assurant leur valeur probante à des ?ns juridiques ou historiques Bordereau d ? élimination document décrivant les documents soumis au visa d ? élimination réglementaire du directeur des Archives départementales Visa d ? élimination accord du directeur des Archives départementales déchargeant le producteur de sa responsabilité juridique sur les documents et permettant leur destruction Organisation du projet Gestion électronique des documents GED application visant à organiser et gérer des informations et des documents numériques Une GED dispose de fonctionnalités majeures l ? intégration le classement le stockage et la consultation des documents La mise en ?uvre de cet outil doit faire l ? objet d ? une ré exion préalable visant à déterminer les objectifs de son utilisation le public utilisateur et son organisation interne dont la dé ?nition d ? un plan de classement Plan de classement système qui ?xe l'organisation des dossiers en usage dans les bureaux Dans l ? univers numérique il correspond à l ? arborescence Valeur probante capacité d ? un document ou d ? une donnée à être utilisé comme preuve L ? archivage électronique garantit la valeur probante dé ?nie par quatre critères essentiels l ? authenticité l ? intégrité la traçabilité et la pérennité Intégrité qualité d ? un document ou d ? une donnée qui n ? a pas été altéré Dans le monde numérique un document ou une donnée est réputé intègre si son empreinte à un temps t est identique à l ? empreinte prise à un temps t Authenticité qualité d ? un document ou d ? une donnée dont l ? origine la réalité et l ? auteur sont certi ?és et incontestables Traçabilité faculté de pouvoir présenter l ? historique des traitements opérés sur un document durant tout son cycle de vie Pérennité lisibilité et intelligibilité de document et de données dans le temps Contrôle dans le cadre d ? une opération de numérisation il s ? agit des opérations visant à véri ?er la conformité des ?chiers numérisés avec les originaux papier Ce contrôle est qualitatif et quantitatif C Processus de numérisation Métadonnées informations de description étroitement associées à un document ou à une donnée qui portent sur le contenu la gestion et le format Accès physique modalités d ? accès et de contrôle