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section i 3 systemes d x27 administration de projets 1

Guide de Gestion de Projets de Supervision de Contrats de Construction Internationaux Systèmes d ? Administration de Projet I- I- SYSTEMES D ? ADMINISTRATION DE PROJET Ce chapitre fournit les directives pour l ? instauration mise en place de systèmes d ? administration de projet pour une gestion e ?cace du Projet en ce qui concerne o Les communications o ?cielles et o ?cieuses avec le Client les Agences de Financement les sous- consultants et les entrepreneurs o La gestion de la correspondance et un système de classement e ?cace o Les procès-verbaux des réunions et la préparation des Rapports du Projet o La gestion des sous- consultants o Les systèmes informatiques o Les données pour les cas d ? urgence o La con ?dentialité o Les ressources techniques Communications o ?cielles Généralités Cette Section et les Sections I- I- I- traitent des communications o ?cielles du CDM pour la gestion du Contrat de Service des Accords de Sous-consultance et du des Contrat s de Travaux qui doivent être par écrit c ? est à dire par lettre Les communications o ?cieuses par email sont traitées dans la Section I- Les communications o ?cielles devraient sauf dans des circonstances exceptionnelles se faire entre les représentants désignés des parties respectives de contrats Toutes les communications de LB devraient porter L ? adresse complète du destinataire Le nom du représentant du destinataire et son titre dans le Projet ??Attention Mr Ms ? ? Titre ? Le titre du Contrat et l ? objet de la lettre Exemple ??Référence Contrat de Service No ? et titre ? Objet s ? ? ? ? ? ? ? voir ci-dessous Exemple ??Référence Contrat de Travaux No ? et titre ? Objet s ? ? ? ? ? ? ? voir ci-dessous La date de la lettre Un numéro de dossier unique pour la lettre Voir la Section I- ? Identi ?cation de la Correspondance ? Les parties à qui cette lettre et les pièces jointes éventuelles ont été copiées Exemple ??cc A Dupont Délégation Européenne ??cc B Martin LB Paris avec pièces jointes ? The Louis Berger Group Inc - CGuide de Gestion de Projets de Supervision de Contrats de Construction Internationaux Systèmes d ? Administration de Projet Il est souhaitable de se limiter dans chaque lettre à un objet unique Dans le cas o? la lettre traite de plusieurs sujets ceux-ci devraient être tous cités dans le titre de la lettre Objets ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Cette pratique facilitera les recherches dans les Registres de la Correspondance voir la Section I- Le texte de la lettre devrait être subdivisé par rubrique pour chaque sujet Il ne faut pas aller et revenir d ? un sujet à un autre Les lettres doivent comprendre Un paragraphe d ? introduction donnant la raison de la lettre Le coeur du sujet de la lettre Les paragraphes ?naux formulant selon les cas la conclusion