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La correspondance administrative 1

La correspondance administrative LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE Lorsque vous écrivez veillez à Ne pas multiplier les objets Faire un plan le plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations Pour le lecteur le plan aide à comprendre rapidement la démarche et la logique du texte L ? introduction rappelle l ? objet de la correspondance Le développement expose les arguments ou la réglementation La conclusion fait appara? tre la décision prise ou la solution adoptée Tenir compte du destinataire qui n ? a pas forcément connaissance de l ? a ?aire Reformuler sa demande dans le cas d ? une réponse Replacer les choses dans leur contexte Hiérarchiser les informations Il y a toujours une hiérarchie des informations ordre chronologique du particulier au général des faits aux opinions des observations au diagnostic de l ? essentiel au détail Choisir les arguments Quand vous écrivez pour convaincre ou pour ordonner commencez par lister les arguments que vous allez développer C ? est un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan pour vous apercevoir que certains d ? entre eux sont hors sujet ou peu valides Choisir ses mots En fonction de votre public vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage Vous éviterez en général les termes techniques Respecter les règles de lisibilité c ? est-à-dire - bannir le jargon de spécialiste et les mots savants - éviter le franglais - donner la signi ?cation d ? un sigle dès la première utilisation - faire des phrases courtes et développer une idée par phrase - alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées - veiller à l ? équilibre des paragraphes - si la correspondance comporte plusieurs pages veiller à le faire appara? tre clairement pagination Choisir le ton juste Dans la plupart des écrits professionnels vous devez éviter le ton a ?ectif Il vous faudra à l ? inverse éviter le ton péremptoire Vous pourrez inclure dans vos phrases des incidentes utiliser le conditionnel des adverbes ou la forme interrogative Aller à l ? essentiel N ? oubliez pas que dan un écrit professionnel l ? objectif visé est l ? e ?cacité qui exige que l ? on aille rapidement à l ? essentiel Citer les faits Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu ? ils vous ont été rapportés Donnez des chi ?res des dates des statistiques chaque fois que possible Utiliser des formules positives A la relecture e ?orcez-vous de retraduire vos formulations négatives en formulations positives Ne dites pas notre établissement n ? a eu que d ? échecs au bac mais dites notre établissement a eu de réussite au bac Limiter la redondance La répétition ? des informations peut parfois être utile et délibérée La plupart du temps elle est involontaire et dénote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les répétitions ou les redondances CLA SPECIFICITE DU STYLE ADMINISTRATIF Le