Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Manuel gestion administrative

O ECCA-BENIN GESTION DU SECRETARIAT Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l ? OECCA CO ECCA-BENIN SOMMAIRE GESTION DU COURRIER DEPART APPLICATION DE LA PROCEDURE REGLES DE GESTION RÉSUMÉ DE LA PROCÉDURE GESTION DU COURRIER ARRIVE APPLICATION DE LA PROCEDURE REGLES DE GESTION DES COURRIERS ORDINAIRES NON CONFIDENTIELS REGLES DE GESTION DES COURRIERS CONFIDENTIELS RESUME DES PROCEDURES GESTION DU COURRIER ELECTRONIQUE Courrier ? ? Reçu ? ? Courrier ? ? Envoyé ? ? Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l ? OECCA CO ECCA-BENIN GESTION DU COURRIER DEPART L ? objectif de cette procédure est de décrire le traitement du courrier départ APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique à tout courrier lettre fax email devant quitter le CABINET pour un destinataire extérieur REGLES DE GESTION Tout courrier o ?ciel du CABINET doit être signé par le Directeur gérant ou une personne autorisée et porter le cachet du CABINET Un numéro ou une référence est également attribué au courrier Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre courrier départ ou fax départ s'il s'agit d'un fax avant sa transmission par le Secrétaire Il inscrit - Le numéro attribué au courrier la date de départ - Le destinataire - L ? objet - Les observations éventuelles Une copie de chaque courrier doit être conservée au Secrétariat du Cabinet qui tiendra un chrono courrier départ et un chrono fax départ à cet e ?et Le courrier fax sera archivé avec le rapport de transmission délivré par le télécopieur Gestion du Courrier ? ? Départ ? ? Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l ? OECCA CO ECCA-BENIN Résumé de la procédure Collecte Tout courrier du CABINET destiné à l ? extérieur est soumis à la signature du DG du gérant ou d ? une personne autorisée quel que soit le rédacteur Les documents à expédier sont préparés par le Secrétariat et placés dans le parapheur pour soumission à la signature du DG Les références à porter sur le courrier ?? départ ? comprennent les mentions suivantes ? Le code du signataire DG ? Le code du rédacteur par exemple DAF ? L ? année d ? émission du courrier par exemple ? Le numéro d ? ordre chronologique Exemple DG DAF - Le numéro peut être porté au moyen d ? un tampon numéroteur ou saisi directement sur l ? ordinateur après renseignement auprès du secrétariat pour éviter les duplications de références Les parapheurs sont récupérés par le le Secrétaire après signature il véri ?e qu ? il n ? y a pas d ? omission Enregistrement Le la Secrétaire enregistre le courrier dans le registre ?? départ ? porte éventuellement le numéro d ? ordre s ? il n ? est pas porté par informatique Il ventile chaque document comme suit ? copie pour le chrono de classement ? exemplaire est retourné dans le parapheur pour l ? émetteur pour classement par ce dernier ? L ? original pour le